Časté dotazy o ZenMed
Konkrétní odpovědi na provoz systému ve vaší zemi, na to, kde leží data pacientů a kdo se k nim dostane, dále na ceny, zavedení a každodenní práci v systému. Pro kliniku, polikliniku i samostatného lékaře.
Žádné otázky neodpovídají této frázi. Zeptejte se pomocí formuláře na konci stránky a odpověď se objeví v této databázi.
Provoz v zahraničí
Ano, s jedním rozdílem, který stojí za vysvětlení, než cokoli podepíšete.
Jádro systému je nezávislé na zemi: kalendář návštěv, zdravotnická dokumentace, role s neměnnou auditní stopou, online objednávání, připomínky, provozní přehledy i API fungují stejně bez ohledu na to, kde ordinace sídlí. Tuto část umíme zprovoznit ve dnech.
Na zemi závisí tři věci: elektronická preskripce, ověření pojištění pacienta a povinný formát elektronické fakturace. Každá z nich je napojením na národní službu. Všechny tři fungují v Polsku a napojení na obdobu ve vašem regionu je práce v rámci zavedení, ne vývoj produktu. Ještě než se k čemukoli zavážete, řekneme vám, která z těchto tří věcí ve vaší zemi existuje.
Data pacientů se ukládají v Evropské unii a neopouštějí ji, což pro ordinaci vázanou GDPR bývá nejkratší částí rozhovoru. Nabídku připravujeme ve vaší měně.
Ano, a je to kompletní překlad, ne částečný: každá obrazovka, popisek formuláře a validační hláška má anglický protějšek a jazyk se přepíná uvnitř aplikace, ne napevno při založení účtu.
Jazyk rozhraní nemění obsah, který píše váš tým. Záznam z vyšetření zůstává v jazyce, ve kterém byl napsán, protože jde o zdravotnickou dokumentaci a strojový překlad by byl klinickým rizikem, ne výhodou.
Web funguje stejně: produktové stránky existují v obou jazycích, zatímco obchodní podmínky jsou zveřejněny v angličtině jako zdvořilostní překlad, přičemž závazný zůstává polský text.
Pokud je váš tým jazykově smíšený, vyjasní se to nejlépe na ukázce. Otevřeme stejný účet v obou jazycích, abyste viděli přesně ty obrazovky, na kterých budou vaši lidé pracovat, místo abyste nám na slovo věřili rozsah pokrytí.
V Evropské unii, a neopouštějí ji. Databáze, soubory a zálohy se nacházejí v Polsku, zálohy jsou uloženy na dvou oddělených místech.
Přístup je oddělený už v samotné databázi, ne jen v kódu aplikace. Každá tabulka s daty pacientů má vlastní přístupovou politiku a role, pod kterou aplikace běží, nemá oprávnění ji obejít. Chyba v kódu vám proto nemůže ukázat záznamy jiné ordinace: dotaz jednoduše nic nevrátí.
Každé čtení, úprava a export se zapisují do neměnné auditní stopy s časem, uživatelem a IP adresou, a stopu zanechá i pouhé otevření karty. Po sobě jdoucí záznamy jsou svázány řetězcem hashů, takže odstranění jednoho zanechá viditelnou mezeru. Log si procházíte sami, aniž byste nás museli žádat o výpis.
Je zapojena jedna strana mimo EU a jmenujeme ji dřív, než se zeptáte: Cloudflare filtruje provoz před aplikací a neukládá žádná data.
ZenMed prodává společnost registrovaná v Polsku, takže firemnímu zákazníkovi v jiném členském státě EU je vystavena faktura bez polské DPH v režimu přenesené daňové povinnosti a daň si přiznává ve své vlastní zemi. K tomu je potřeba platné DIČ pro účely DPH - jediný dokument, který se vyplatí mít připravený ještě před první fakturou.
Mimo EU faktura také neobsahuje polskou DPH. Místní dovozní nebo srážkové daňové předpisy si řešíte sami, a váš účetní je bude znát lépe než my.
Zveřejněný ceník je ve zlotých a brutto. To je správné číslo pro zákazníka v Polsku a špatné pro kohokoli jiného, a proto anglické stránky místo pevné ceny nabízejí cenovou nabídku: měna, platební podmínky a fakturační cyklus se stanoví právě v ní.
Toto popisuje způsob fakturace, ne to, co dlužíte. Než s tím začnete počítat, ověřte si daňový režim u svého účetního.
Ano, v balíčku Enterprise, přes SAML a OIDC - protokoly, kterými mluví Okta, Entra ID, Google Workspace i Keycloak, takže otázkou málokdy je, jestli se to napojí, ale spíš jak se nastaví mapování.
Co se domlouvá ještě před smlouvou, v technickém přezkoumání s vaším IT týmem: který poskytovatel je autoritativní, které atributy nesou identitu, jak se skupiny z vašeho adresáře mapují na našich deset předdefinovaných rolí zaměstnanců, a co se stane se relací, když je někomu zrušen přístup. Váš tým dostane odpověď specifickou pro váš adresář, ne logo na slidu.
Pod úrovní Enterprise účty používají heslo s volitelným druhým faktorem, povinným pro každý účet, který má přístup k datům pacientů, a přístup lze omezit na síť ordinace.
Pokud je centrální ověřování tvrdým požadavkem vašeho bezpečnostního týmu, řekněte to hned v prvním rozhovoru. Mění to, o kterém balíčku se vlastně bavíme, a je levnější to vědět dopředu než až po pilotním provozu.
První otázka není technická. Je to otázka, jestli má vaše ordinace vůbec právo napojit se na národní systém elektronického zdravotnictví. Tyto systémy jsou uzavřené pro poskytovatele smluvně vázané s veřejným plátcem, takže soukromá ordinace obsluhující své vlastní pacienty do nich obvykle nemá přístup, a ani ho nepotřebuje.
Pro takovou ordinaci není tištěný recept náhradním řešením, ale správným místním nástrojem: lékař ho vystaví, pacient si ho v lékárně vyzvedne za plnou cenu. ZenMed uchovává recept jako strukturovaná data v kartě pacienta a vytváří dokument, takže klinická historie zůstává prohledávatelná místo ležení v hromadě papírů.
Tam, kde ordinace právo napojit se má, je taková integrace řešena pro danou zemi v rámci balíčku Enterprise. Evropský prostor pro data o zdraví (European Health Data Space) přinese od roku 2029 společnou cestu pro přeshraniční recepty, a přesně k tomu směřujeme, místo abychom stavěli samostatný konektor pro každou zemi.
Zdravotnický personál, který určíte, a nikdo jiný. Tohle je otázka, na které v závodní ordinaci záleží nejvíc a kterou je nejsnazší pokazit, takže stojí za to být přesný.
Přístup je oddělený podle role, a toto oddělení žije v databázi, ne v kódu aplikace. Recepce vidí kalendář a kontaktní údaje pacienta, ne klinický záznam. Předkonfigurováno je deset rolí; zaměstnavatel jako organizace mezi nimi není a systém mu neposkytuje žádnou klinickou dokumentaci.
Každé čtení, úprava a export se zapisují do neměnné auditní stopy s časem, uživatelem a adresou, odkud přišly. Stopu zanechá i pouhé otevření záznamu a tento log si procházíte sami. Pokud se zaměstnanec někdy zeptá, kdo nahlížel do jeho karty, odpověď je v systému, ne v něčí paměti.
Ano, v balíčku Enterprise: vyhrazený server, buď on-premise, nebo v soukromém cloudu pod vaší kontrolou. Jde o stejný zdrojový kód jako u sdílené služby, jen nasazený zvlášť, takže neběžíte na odštěpené verzi, která se od produktu postupně vzdaluje.
Co k tomuto balíčku patří a co je důležité pro bezpečnostní posouzení: SLA 99,99 % se smluvními pokutami, jednotné přihlašování, individuální vývojový plán pro úpravy specifické pro vaše nasazení a vyhrazený account manager místo sdílené fronty podpory.
U sdílené služby leží databáze, soubory i zálohy v Evropské unii a neopouštějí ji, což většině klinik tuto otázku vyřeší i bez samostatného nasazení.
Která z těchto dvou variant se hodí, je stejně tak otázka nákladů jako technická otázka, a raději bychom ji probrali před pilotním provozem než po něm.
Zavedení systému
Dokumenty, které firemní prověrka vyžaduje, a vyplatí se je vyžádat brzy, ne až na konci:
- zpracovatelská smlouva, podepsaná při zavedení do provozu
- posouzení vlivu na ochranu osobních údajů
- kde data fyzicky leží, a seznam subdodavatelů s jmenovanou jedinou stranou mimo EU
- registr zpracování podle čl. 30 GDPR, generovaný z databáze místo jednorázově napsaný v textovém editoru
- podmínky odchodu: kompletní export v JSON a CSV do 30 dnů od ukončení smlouvy, výmaz do 60 dnů po potvrzení přijetí
Jakákoli změna seznamu subdodavatelů je oznámena 30 dní předem a můžete proti ní vznést námitku. Registr zpracování je generovaný, což je důležitější, než to zní: nová funkce se nemůže objevit v systému a chybět v dokumentaci, kterou ukážete při kontrole.
Ano, a interní systém bývá často snazší případ. Přenášeli jsme data z rezervačních portálů, desktopového softwaru pro ordinace, tabulek i papíru; systém postavený vaším vlastním týmem je navíc takový, kde vám někdo umí skutečně odpovědět na otázky o datovém schématu.
Potřebujeme export v jakémkoli strukturovaném formátu: databázový dump, CSV, JSON, klidně i sadu tabulek. Namapujeme ho na náš model, importujeme a každou tabulku ověříme proti zdroji. Dostanete report, kolik záznamů bylo v exportu, kolik se jich přeneslo a co nesedí. Dokud tento report nepotvrdíte, váš starý systém zůstává zapnutý.
Převod dat je zdarma v každém placeném balíčku, provádí ho náš tým, a obvyklým úzkým hrdlem není naše strana procesu, ale to, jak rychle lze export připravit.
Převod dat z vašeho současného systému do ZenMed je zdarma a zajišťuje ho náš tým, s denním reportováním stavu. Přenášeli jsme data z rezervačních portálů, desktopového softwaru pro ordinace, interních nástrojů i tabulek.
Co přenášíme:
- pacienty: rodné číslo a kontaktní údaje
- návštěvy a dokumenty: elektronické recepty, žádanky, ultrazvukové snímky
- faktury, provize a kódy výkonů
- historickou dokumentaci, po celou dobu, kterou vaše země vyžaduje uchovávat
Jak dlouho to trvá: v průměru 5 až 15 pracovních dnů. Ordinace se 3 lékaři 8-12 dní, praxe se 16 lékaři 12-18 dní.
První týden pracujete souběžně v obou systémech: nové návštěvy v ZenMed, starý systém jako záloha. Žádné přerušení péče o pacienty.
Školení (v ceně každého placeného balíčku, spolu se zavedením a importem dat):
- recepce: 1 den školení plus videozáznamy
- lékaři: 1 den plus individuální konzultace po týdnu
Prvních 3 měsíce vám vyhrazený account manager odpoví do hodiny, poté do 2-4 hodin.
Každodenní práce
Ano. Průměrný záznam z vyšetření v ZenMed zabere 5-8 kliknutí od otevření karty pacienta až po vystavení elektronického receptu přes napojení na národní systém elektronického zdravotnictví ve vaší zemi. Právě tento počet kliknutí je nejlepším ukazatelem toho, jak jednoduchý je systém v praxi.
Co to znamená v každodenní práci:
- šablony záznamu z vyšetření jsou přizpůsobené odbornosti (gynekologie, pediatrie, stomatologie, psychiatrie, kardiologie), takže lékař nevyplňuje obecný formulář
- chytré vyhledávání najde pacienta, návštěvu i dokument v jednom poli (přibližná shoda podle rodného čísla, jména nebo telefonu) - bez přepínání záložek
První týden sedíme s lékařem přímo během jeho směny a případné potíže řešíme rovnou na místě. Od balíčku Standard výše pak navíc odpovídá vyhrazený account manager do hodiny, a to po dobu prvních 3 měsíců provozu.
Ceny a balíčky
Jedna sazba za aktivního specialistu měsíčně, plus volitelné balíčky SMS. Máme čtyři úrovně a sazba za specialistu s rostoucím týmem klesá.
Nabídku připravujeme ve vaší měně, jakmile známe dvě věci: kolik specialistů bude účet používat a ve které zemi působíte. Na zemi záleží kvůli daním a národním integracím, ne kvůli softwaru samotnému.
V ceně každého placeného balíčku: integrace, online konzultace, API, podpora, školení celého týmu a převod dat ze stávajícího systému, který dnes používáte. Žádné dodatky, žádný zvláštní poplatek za přístup k API.
Zvlášť podle nabídky: SMS, účtované za ordinaci. Platíte jen za to, co skutečně využijete.
ZenMed funguje měsíčně bez závazků, bez sankcí za zrušení.
Podpora
Podporu zajišťuje polský tým se sídlem ve Varšavě (ZenMed App Sp. z o.o., KRS 0001239438), dostupný v provozní době ordinací: 8:00-20:00 v pracovní dny, 9:00-15:00 v sobotu.
Kanály: chat v aplikaci, e-mail ([email protected]) a telefon. První technická pomoc obvykle týž den, průměrná doba první odpovědi v pilotním provozu: 47 minut.
Co dostanete v jednotlivých balíčcích:
- Standard a vyšší: vyhrazený account manager - jedna osoba, která zná vaši ordinaci a odpovídá do hodiny po dobu prvních 3 měsíců, poté do 2-4 hodin
- Pro: prioritní SLA podpory s garantovanou dobou odezvy (4 hodiny v pracovní době)
- Enterprise: vyhrazený account manager pro vaši organizaci, SLA 99,99 % se smluvními pokutami, písemné SLA a vyhrazený kanál na Slacku nebo Teams
Všechny kanály podpory jsou součástí balíčku, včetně Free.
Produkt
Přes API a webhooky, v ceně každého placeného balíčku, ne jako placený doplněk. Obvyklá napojení jsou CRM, účetní software, laboratoř nebo nástroj pro marketingovou automatizaci.
Jednotné přihlašování (SSO) je funkcí balíčku Enterprise: SAML, OIDC a Azure AD. Pokud vaše organizace ověřuje zaměstnance centrálně a nepřijme samostatné heslo, na to se ptejte právě u tohoto balíčku, a vyplatí se to zmínit už v prvním rozhovoru, ne až po zahájení pilotního provozu.
Co vám neslíbíme na prezentaci, je napojení na systém, který jsme nikdy neviděli. Poctivý postup je opačný: řeknete nám, co si musí vyměňovat data, my se podíváme, co daný systém skutečně nabízí, a pak řekneme, jestli jde o konfiguraci, konektor, který postavíme, nebo o něco, co nefunguje. Pojmenovaná integrace ve smlouvě má větší hodnotu než nepojmenovaná v brožuře.
Kalendář ordinace v ZenMed je jediným zdrojem pravdy: obsahuje návštěvy, absence, blokace místností a vybavení, a právě v něm se v reálném čase zachytávají konflikty. Všechno ostatní je jen jeho kopie.
Obousměrná synchronizace s externím kalendářem, jako je Google Workspace nebo Microsoft 365, se dodává v rámci integrační linky balíčku Enterprise, řešená pro vaše konkrétní nasazení. Důvod, proč to není jen přepínač: zajímavá část nikdy není samotné propojení, ale to, co vyhraje, když se stejný slot změní na obou místech, a kolik toho smí osobní kalendář vědět o pacientovi. Obojí jsou rozhodnutí o vaší ordinaci, ne výchozí nastavení, které bychom měli volit za vás.
Pod úrovní Enterprise jsou API a webhooky součástí každého placeného balíčku a jsou obvyklou cestou: události tam jsou, a co je čte, je na vaší volbě.
Ano. ZenMed se konfiguruje podle vaší odbornosti a typu ordinace.
Co si nastavíte sami:
- šablony záznamu z vyšetření a anamnestické formuláře
- přehledy a zobrazení kalendáře
- role zaměstnanců: 10 předdefinovaných RBAC rolí (lékař, sestra, recepce, manažer, účetní, administrátor) plus 4 vlastní
Každá ze 6 odborností (gynekologie, pediatrie, stomatologie, psychiatrie, kardiologie plus další moduly v plánu) má vlastní kalkulačky, diagnostické škály (Apgar, BMI, eGFR, BSA) a šablony v souladu s doporučenými postupy odborných společností.
Konfiguraci definujeme společně s vaším vyhrazeným account managerem během zavedení do provozu (1-2 dny). Konfigurace nevyžaduje vývojáře: vizuální editor ovládá personál recepce už první den školení a změny za provozu se projeví okamžitě.
Škálovatelnost: od samostatného lékaře na balíčku zdarma po síť klinik (20 a více specialistů, individuální integrace, více pracovišť v jednom účtu). Enterprise přidává server on-premise nebo soukromý cloud, SLA 99,99 % a SSO přes SAML, OIDC nebo Azure AD.
Ano. Widget pro online objednávání je součástí každého balíčku, včetně balíčku zdarma.
Jak to funguje: vložíte ho na web ordinace pomocí iframe (jeden řádek kódu), poté nastavíte dostupné služby, specialisty, provozní dny a časové sloty. Pacient si objedná návštěvu 24 hodin denně, 7 dní v týdnu a dostane automatickou SMS připomínku (SMS je samostatný doplněk účtovaný za ordinaci, cena je součástí nabídky pro váš balíček).
Co dalšího widget umí:
- volitelnou online platbu předem: Stripe, PayU, Przelewy24 nebo klasický bankovní převod
- online konzultace přes vestavěný videokanál v souladu s GDPR
- opakující se návštěvy
- rozhraní navržené především pro mobil
Z pilotního provozu: 65-75 % pacientů se po zavedení widgetu objednává online a recepce ušetří 10-15 hodin týdně.
Ano. ZenMed po návštěvě automaticky odešle SMS s odkazem na váš profil Google Business, s nastavitelným zpožděním 2 až 24 hodin. Funkce je dostupná od balíčku Start, pro každou odbornost v našem portfoliu (gynekologie, pediatrie, stomatologie, psychiatrie, kardiologie).
Postup je v souladu se zásadami Google Business Profile: o recenzi žádáme, nevynucujeme pozitivní hodnocení a negativní nefiltrujeme.
Co si můžete nastavit:
- jiný obsah SMS podle odbornosti nebo podle lékaře
- vyloučení opakovaných pacientů (například recepty na chronická onemocnění)
Tyto zprávy se čerpají z vašeho balíčku SMS pro ordinaci, který se nabízí zvlášť. K dispozici je i vyhrazené odesílatelské číslo pro ordinaci.
Systém neslibuje žádné konkrétní zvýšení pozice ve vyhledávání ani počtu pacientů. Dává vám postup, který zvyšuje šanci na viditelnost v Google Maps a lokálním vyhledávání. V praxi pilotní kliniky vidí růst z 18 na více než 60 recenzí během 3 měsíců.
ZenMed se od praktických systémů, které dnes ordinace používají, odlišuje ve čtyřech konkrétních věcech:
- Moduly pro jednotlivé odbornosti. 5 specializovaných modulů (gynekologie, pediatrie, stomatologie, psychiatrie, kardiologie) s vlastními kalkulačkami (Apgar skóre, BMI, eGFR, BSA, škála WHO) a protokoly. Konkurence přistupuje ke všem lékařům stejně.
- Globální vyhledávání. Pacient, návštěva i dokument v jednom vyhledávacím poli (přibližná shoda podle rodného čísla, telefonu nebo e-mailu). Konkurence má v každém modulu samostatné vyhledávání.
- Označování pojišťoven. Každá pojišťovna, se kterou spolupracujete, s automatickou fakturací podle plátce. Konkurence buď plátce vůbec neoznačuje, nebo to dělá ručně v tabulce.
- Ceny, které vidíte dřív, než s námi promluvíte, bez příplatků za online konzultace, elektronickou fakturaci nebo API, a se SMS jako samostatnou, otevřeně zpoplatněnou položkou. Většina dodavatelů na tomto trhu nezveřejňuje ceny vůbec.
Žádný dodavatel na tomto trhu nemá všechny čtyři věci najednou.
Ano, na úrovni správy ordinace. Jádro ZenMed je nezávislé na odbornosti a funguje stejně v zubní ordinaci, klinice estetické medicíny i kosmetickém studiu:
- kalendář pro více specialistů a více místností
- widget pro online objednávání na váš web
- profil pacienta s dokumenty a souhlasy
- SMS připomínky
- fakturace a elektronické faktury
- přehledy a automatické sbírání recenzí na Google
Dvě věci se do tohoto prostředí hodí obzvlášť dobře: podepisování souhlasů a dokumentů na tabletu (balíček Standard) pro zákroky, kde je podepsaný souhlas povinný, a připomínky na kontrolní návštěvy a opakované ošetření.
Na rovinu: vyhrazený stomatologický modul (zubní diagram FDI, léčebný plán s odhadem nákladů) je zatím ve vývoji. Dnes získáte kompletní vrstvu pro správu ordinace, ne specializovanou zubní kartu.
Začít můžete zdarma na balíčku Free.
Od jednoho lékaře po síť s více odbornostmi. Čím větší tým, tím nižší sazba za specialistu.
- Samostatný lékař: balíček zdarma, 90 návštěv měsíčně a až 120 karet pacientů
- Malá ordinace, 1-3 specialisté: Start, s kompletní elektronickou fakturací, přehledy, výplatami specialistům a bez limitů
- Středně velká klinika, 5-16 specialistů: Standard - nejoblíbenější, s klinickými nástroji, vykazováním pojišťovnám a čekací listinou
- Síť s více odbornostmi, 20 a více specialistů: Pro, s více pracovišti v jednom účtu, evidencí zásob, individuálními integracemi a prioritním SLA
- Velké sítě, nemocnice, instituce: Enterprise - server on-premise, SSO přes SAML, OIDC nebo Azure AD, SLA 99,99 %, vyhrazený account manager
Spolupracujeme s estetickou medicínou, fyzioterapií, stomatologií, psychiatrií, gynekologií, pediatrií, kardiologií, dermatologií, ortopedií a dalšími odbornostmi. Pilotní provoz v klinice Medicus Center ukazuje účinnost systému v reálném provozu.
ZenMed není určen pro veřejné nemocnice na zastaralých státních systémech. Je určen pro soukromý trh, s vykazováním pojišťovnám a automatickou elektronickou fakturací.
Tato databáze odpovídá na otázky platné kdekoli. Otázky závislé na polském právu a polském veřejném plátci jsou zodpovězeny na polské verzi webu. Pokud se ta vaše týká vaší vlastní země, zeptejte se ve formuláři níže a my odpovíme přímo, místo abychom veřejně hádali. Na to, co systém skutečně umí, se podívejte do katalogu funkcí; na to, kolik stojí, se podívejte na způsob tvorby cen a nabídek.
Domluvte si krátkou online ukázku.
Ukážeme vám systém na příkladech z vaší odbornosti a zodpovíme dotazy vašeho týmu.
- Ukázka na míru vaší odbornosti
- Bez závazků. O dalším postupu rozhodujete vy
- Účet zakládáme na vyžádání, i ten bezplatný
Preferujete e-mail? Napište na [email protected] Nebo nám zavolejte na +48 502 565 106
Děkujeme, že jste nám dali šanci!
Vaši žádost jsme přijali. Ozveme se vám, domluvíme ukázku nebo vám založíme účet.