Întrebări frecvente despre ZenMed
Răspunsuri concrete despre folosirea sistemului în regiunea ta, unde stau datele pacienților și cine poate ajunge la ele, apoi prețuri, implementare și activitatea zilnică în sistem. Pentru o clinică, un centru medical și un medic care lucrează singur.
Nicio întrebare nu se potrivește cu fraza asta. Pune-o prin formularul de la finalul paginii și răspunsul va ajunge în această bază.
Activitate internațională
Da, cu o singură distincție de făcut înainte să semnezi ceva.
Nucleul este independent de țară: calendarul de programări, fișele pacienților, rolurile cu jurnal de audit nemodificabil, programările online, reminderele, rapoartele operaționale și API-ul funcționează la fel, indiferent unde se află clinica. Partea asta o activăm în câteva zile.
Trei lucruri depind de țară: rețeta electronică, verificarea calității de asigurat și formatul de facturare electronică automată impus de lege. Fiecare dintre ele este o integrare cu un serviciu național. Toate trei funcționează live în Polonia, iar conectarea echivalentului din regiunea ta este muncă de configurare, nu de dezvoltare a produsului. Îți spunem care dintre cele trei există acolo unde activezi, înainte să te angajezi la ceva.
Datele pacienților sunt stocate în Uniunea Europeană și nu ies din ea, ceea ce pentru o clinică ținută de GDPR este de obicei cea mai scurtă parte a discuției. Îți facem ofertă în moneda ta.
Da, și este o traducere completă, nu una parțială: fiecare ecran, etichetă de formular și mesaj de validare are un echivalent în engleză, iar limba se schimbă din interiorul aplicației, nu se fixează la crearea contului.
Ce nu se schimbă odată cu limba interfeței este conținutul pe care îl scrie echipa ta. O notă de vizită rămâne în limba în care a fost scrisă, pentru că este documentație medicală, iar traducerea automată ar fi un risc clinic, nu o comoditate.
Site-ul funcționează la fel: paginile despre produs există în ambele limbi, în timp ce termenii și condițiile sunt publicați în engleză ca traducere de curtoazie, textul polonez rămânând cel obligatoriu din punct de vedere legal.
Dacă echipa ta este mixtă, demo-ul este locul unde lămurim asta. Deschidem același cont în ambele limbi, ca să vezi exact ecranele pe care va lucra echipa ta, nu doar cuvântul nostru despre acoperire.
În Uniunea Europeană, și nu ies din ea. Baza de date, fișierele și copiile de rezervă se află în Polonia, cu copii de rezervă păstrate în două locații separate.
Accesul este separat chiar în baza de date, nu doar în codul aplicației. Fiecare tabel care conține date de pacienți are propria politică de acces, iar rolul sub care rulează aplicația nu are permisiunea să o ocolească. De aceea, o eroare în cod nu îți poate arăta fișele altei clinici: interogarea pur și simplu nu returnează nimic.
Fiecare citire, editare și export este înregistrată într-un jurnal de audit nemodificabil, cu ora, utilizatorul și adresa IP, iar simpla deschidere a unei fișe lasă o urmă. Înregistrările consecutive sunt legate printr-un lanț de hash-uri, astfel încât eliminarea uneia lasă un gol vizibil. Parcurgi singur jurnalul, în loc să ne ceri nouă un extras.
O singură parte din afara UE este implicată și ți-o spunem înainte să întrebi: Cloudflare filtrează traficul în fața aplicației și nu stochează date.
ZenMed este vândut de o companie înregistrată în Polonia, așa că un client persoană juridică dintr-un alt stat membru UE este facturat fără TVA polonez, prin mecanismul taxării inverse, și declară taxa în propria țară. Asta necesită un cod valid de TVA UE, singurul document care merită pregătit înainte de prima factură.
În afara UE, factura nu conține TVA polonez nici acolo. Regulile locale de import sau de reținere la sursă rămân în sarcina ta, iar contabilul tău le va cunoaște mai bine decât noi.
Lista de prețuri publicată este în zloți polonezi și brută. Aceasta este cifra corectă pentru un client din Polonia și cea greșită pentru oricine altcineva, motiv pentru care paginile în engleză oferă o ofertă, nu un preț fix: moneda, termenele de plată și ciclul de facturare se stabilesc toate în ofertă.
Aici descriem cum facturăm, nu cât datorezi. Confirmă tratamentul fiscal cu propriul contabil înainte să îl incluzi în buget.
Da, în planul Enterprise, prin SAML și OIDC, protocoalele vorbite deopotrivă de Okta, Entra ID, Google Workspace și Keycloak, așa că întrebarea rareori este dacă se conectează, ci de obicei cum se stabilește maparea.
Ce se stabilește înainte de contract, într-o analiză tehnică cu echipa ta IT: care furnizor este autoritatea, ce atribute transportă identitatea, cum se mapează grupurile din directorul tău pe cele zece roluri predefinite ale noastre, și ce se întâmplă cu o sesiune când cineva este dezactivat. Echipa ta primește un răspuns specific directorului tău, nu doar un logo pe un slide.
Sub Enterprise, conturile folosesc o parolă cu un al doilea factor opțional, obligatoriu pentru orice cont care accesează datele pacienților, iar accesul poate fi limitat la rețeaua clinicii.
Dacă autentificarea centralizată este o cerință fermă din partea echipei tale de securitate, spune-ne din prima conversație. Asta schimbă despre ce plan vorbim, și e mai ieftin să știm asta din timp decât după un pilot.
Prima întrebare nu este tehnică. Este dacă clinica ta are deloc dreptul să se conecteze la serviciul național de e-sănătate. Aceste servicii sunt închise furnizorilor fără contract cu plătitorul public, așa că o clinică privată care își tratează proprii pacienți de obicei nu are cum să intre, și nici nevoie de asta.
Pentru acea clinică, rețeta tipărită nu este o soluție de compromis, ci instrumentul local corect: medicul o emite, pacientul o ridică la farmacie la preț întreg. ZenMed păstrează rețeta ca date structurate în fișă și generează documentul, astfel încât istoricul clinic rămâne căutabil, nu îngropat într-un teanc de hârtii.
Acolo unde o clinică are dreptul de a se conecta, acea integrare se stabilește per țară, în cadrul planului Enterprise. Spațiul European al Datelor de Sănătate aduce, din 2029, o rută comună pentru rețetele transfrontaliere, și acesta este drumul spre care construim, nu un conector separat pentru fiecare țară.
Personalul medical pe care îl numești tu, și nimeni altcineva. Este întrebarea care contează cel mai mult într-o clinică de întreprindere și cea mai ușor de greșit, așa că merită precizie.
Accesul este separat pe roluri, iar separarea există în baza de date, nu în codul aplicației. Recepția vede calendarul și datele de contact ale pacientului, nu fișa clinică. Zece roluri predefinite vin configurate; angajatorul, ca organizație, nu este unul dintre ele și nu primește nicio documentație clinică prin sistem.
Fiecare citire, editare și export este înregistrată într-un jurnal de audit nemodificabil, cu ora, utilizatorul și adresa de proveniență. Simpla deschidere a unei fișe lasă o urmă, iar tu parcurgi singur acel jurnal. Dacă un angajat întreabă vreodată cine i-a văzut fișa, răspunsul este în sistem, nu în memoria cuiva.
Da, în planul Enterprise: un server dedicat, fie on-premise, fie într-un cloud privat controlat de tine. Este aceeași bază de cod ca serviciul comun, doar implementată separat, deci nu rulezi un fork care se îndepărtează de produs.
Ce include acest plan și contează pentru o verificare de securitate: un SLA de 99,99% cu penalități contractuale, autentificare unică (SSO), o linie proprie de dezvoltare a produsului pentru modificări specifice implementării tale și un manager de cont dedicat, nu o coadă comună.
În serviciul comun, baza de date, fișierele și copiile de rezervă se află în Uniunea Europeană și nu ies din ea, ceea ce pentru majoritatea clinicilor rezolvă întrebarea fără o implementare separată.
Care dintre cele două variante ți se potrivește este o discuție la fel de mult despre cost pe cât este despre tehnologie, și preferăm să o avem înainte de un pilot, nu după.
Implementare
Documentele pe care le cere o analiză corporativă, și merită cerute din timp, nu la final:
- un acord de prelucrare a datelor, semnat la configurarea inițială
- o evaluare a impactului asupra protecției datelor
- unde se află fizic datele, și lista subprocesatorilor, cu singura parte din afara UE numită
- registrul de prelucrare conform articolului 30, generat din baza de date, nu scris o singură dată într-un procesor de text
- condițiile de ieșire: export complet în JSON și CSV, în 30 de zile de la încetarea contractului, șters în 60 de zile după ce confirmi primirea
Orice schimbare a listei de subprocesatori este anunțată cu 30 de zile înainte, iar tu poți să te opui. Faptul că registrul de prelucrare este generat contează mai mult decât pare: o funcție nouă nu poate să apară în sistem și, în același timp, să lipsească din documentația pe care o arăți la un control.
Da, și un sistem intern este adesea cazul mai simplu. Am mutat date din portaluri de programări, aplicații desktop pentru clinici, foi de calcul și hârtie; un sistem construit de propria ta echipă este unul în care cineva chiar poate răspunde la întrebări despre structura datelor.
Ce ne trebuie este un export în orice format structurat: un dump de bază de date, CSV, JSON, chiar și un set de foi de calcul. Îl mapăm pe modelul nostru, îl importăm și validăm fiecare tabel față de sursă. Primești un raport care arată câte înregistrări erau în export, câte au ajuns, și ce nu se potrivește. Până nu accepți acel raport, sistemul tău vechi rămâne pornit.
Migrarea este gratuită în orice plan cu plată, realizată de echipa noastră, iar blocajul obișnuit nu este partea noastră din proces: este cât de repede poate fi produs exportul.
Migrarea din sistemul tău actual în ZenMed este gratuită și este realizată de echipa noastră, cu actualizări zilnice de status. Am mutat date din portaluri de programări, aplicații desktop pentru clinici, instrumente interne și foi de calcul.
Ce mutăm:
- pacienți: număr de identificare național și date de contact
- vizite și documente: rețete electronice, trimiteri electronice, ecografii
- facturi, comisioane și coduri de servicii
- istoricul medical, atât timp cât legea din țara ta impune păstrarea lui
Cât durează: în medie 5-15 zile lucrătoare. O clinică cu 3 medici: 8-12 zile, un cabinet cu 16 medici: 12-18 zile.
În prima săptămână lucrezi în paralel în ambele sisteme: vizitele noi în ZenMed, sistemul vechi ca rezervă. Zero întrerupere în îngrijirea pacienților.
Instruirea (inclusă în orice plan cu plată, împreună cu implementarea și importul de date):
- recepție: 1 zi de instruire plus înregistrări video
- medici: 1 zi plus o discuție individuală după o săptămână
În primele 3 luni, un manager de cont dedicat răspunde în cel mult o oră, apoi în 2-4 ore.
Utilizare zilnică
Da. O fișă de consultație medie în ZenMed necesită 5-8 clicuri, de la deschiderea fișei pacientului până la emiterea unei rețete electronice prin integrarea națională de e-sănătate.
Ce înseamnă asta în activitatea zilnică:
- șabloanele fișei de consultație sunt adaptate specialității (ginecologie, pediatrie, stomatologie, psihiatrie, cardiologie), deci medicul nu completează un formular generic
- căutarea inteligentă găsește un pacient, o vizită și un document într-un singur câmp (potrivire aproximativă pe numărul de identificare, nume sau telefon), fără să schimbi file
În prima săptămână stăm alături de medic în timpul turei lui. În Standard și planurile superioare, un manager de cont dedicat răspunde în cel mult o oră, în primele 3 luni.
Prețuri și planuri
Un singur tarif per specialist activ pe lună, plus pachete SMS opționale. Sunt patru planuri, iar tariful per specialist scade pe măsură ce echipa crește.
Îți facem ofertă în moneda ta de îndată ce știm două lucruri: câți specialiști vor folosi contul și în ce țară activezi. Țara contează pentru că taxele și integrările naționale diferă, nu pentru că software-ul ar fi diferit.
Inclus în orice plan cu plată: integrări, telemedicină, API, suport, instruirea echipei și migrarea din sistemul tău actual. Fără clauze suplimentare și fără cost separat pentru API.
Cu ofertă separată: SMS-urile, facturate per cabinet. Plătești doar dacă le folosești.
ZenMed este cu abonament lunar, cu anulare oricând și fără penalități.
Suport
Suportul este asigurat de o echipă poloneză cu sediul în Varșovia (ZenMed App Sp. z o.o., KRS 0001239438), disponibilă în orele de program ale clinicilor: 8:00-20:00 în zilele lucrătoare, 9:00-15:00 sâmbăta.
Canale: chat în aplicație, e-mail ([email protected]) și telefon. Ajutorul tehnic de prima linie, de obicei în aceeași zi, cu timp mediu de primă reacție în pilot: 47 de minute.
Ce primești în fiecare plan:
- Standard și planurile superioare: un manager de cont dedicat, o singură persoană care îți cunoaște clinica și răspunde în cel mult o oră în primele 3 luni, apoi în 2-4 ore
- Pro: SLA de suport prioritar, cu timp de răspuns garantat (4 ore în timpul programului)
- Enterprise: manager de cont dedicat pentru organizația ta, SLA de 99,99% cu penalități contractuale, un SLA scris și un canal dedicat pe Slack sau Teams
Toate canalele de suport sunt incluse în plan, inclusiv în Free.
Produs
Prin API și webhooks, incluse în orice plan cu plată, nu vândute ca opțiune suplimentară. Conexiunile obișnuite sunt cu un CRM, un program de contabilitate, un laborator sau un instrument de automatizare a marketingului.
Autentificarea unică este o capacitate Enterprise: SAML, OIDC și Azure AD. Dacă organizația ta autentifică personalul centralizat și nu acceptă o parolă separată, acesta este planul despre care trebuie să întrebi, și merită adus în discuție din prima conversație, nu după ce a început deja un pilot.
Ce nu îți vom promite pe un slide este o integrare cu un sistem pe care nu l-am văzut. Ordinea corectă e inversă: tu ne spui ce date trebuie să circule, noi ne uităm la ce expune de fapt acel sistem, și apoi îți spunem dacă e vorba de configurare, de un conector pe care îl construim, sau de ceva ce nu funcționează. O integrare numită într-un contract valorează mai mult decât una nenumită într-o broșură.
Calendarul clinicii din ZenMed este sursa de adevăr: conține vizitele, concediile, blocajele de sală și echipament, și acolo sunt prinse conflictele în timp real. Orice altceva este o copie a lui.
Sincronizarea bidirecțională cu un calendar extern, precum Google Workspace sau Microsoft 365, se livrează în cadrul planului Enterprise, adaptată implementării tale. Motivul pentru care e adaptată, nu un simplu comutator: partea interesantă nu e niciodată conexiunea, ci ce câștigă atunci când același interval se schimbă în ambele locuri, și cât are voie să afle despre un pacient un calendar personal. Ambele sunt decizii despre clinica ta, nu valori implicite pe care ar trebui să le alegem noi pentru tine.
Sub Enterprise, API-ul și webhooks-urile sunt incluse în orice plan cu plată și reprezintă calea obișnuită: evenimentele există, iar alegerea celui care le citește îți aparține.
Da. ZenMed este configurat după specialitatea și tipul tău de clinică.
Ce configurezi tu:
- șabloanele fișei de consultație și formularele de istoric
- rapoartele și vizualizările calendarului
- rolurile personalului: 10 roluri RBAC predefinite (medic, asistent, recepționer, manager, contabilitate, administrator), plus 4 personalizate
Fiecare dintre cele 6 specialități (ginecologie, pediatrie, stomatologie, psihiatrie, cardiologie, plus module aflate în plan) are propriile calculatoare, scale de diagnostic (Apgar, IMC, RFGe, ASC) și șabloane aliniate ghidurilor clinice ale fiecărei specialități.
Definim configurația împreună cu managerul tău de cont dedicat, în timpul implementării (1-2 zile). Configurarea nu necesită un dezvoltator: constructorul vizual este folosit de personalul de recepție chiar din prima zi de instruire, iar modificările din timpul funcționării se aplică imediat.
Scară: de la un medic care lucrează singur, pe planul gratuit, până la o rețea de clinici (20+ specialiști, integrări personalizate, mai multe locații într-un singur cont). Enterprise adaugă un server on-premise sau cloud privat, SLA de 99,99% și SSO prin SAML, OIDC sau Azure AD.
Da. Widgetul de programări online este inclus în orice plan, inclusiv în cel gratuit.
Cum funcționează: îl integrezi pe site-ul clinicii printr-un iframe (o singură linie de cod), apoi configurezi serviciile disponibile, specialiștii, zilele lucrătoare și intervalele orare. Pacientul își programează o vizită 24/7 și primește remindere automate prin SMS (SMS-ul este un serviciu opțional separat per cabinet, cotat împreună cu planul tău).
Ce mai face widgetul:
- plată online opțională în avans: Stripe, PayU, Przelewy24 sau transfer bancar clasic
- telemedicină printr-un canal video integrat, conform GDPR
- vizite recurente
- interfață optimizată în primul rând pentru mobil
Din pilot: 65-75% dintre pacienți se programează online odată ce widgetul este activ, iar recepția economisește 10-15 ore pe săptămână.
Da. ZenMed trimite automat un SMS cu un link către profilul tău Google Business după vizită, cu o întârziere configurabilă de la 2 la 24 de ore. Funcția este disponibilă începând cu planul Start, pentru fiecare specialitate din portofoliul nostru (ginecologie, pediatrie, stomatologie, psihiatrie, cardiologie).
Fluxul respectă politica Google Business Profile: cerem o recenzie, nu impunem una pozitivă și nu filtrăm recenziile negative.
Ce poți configura:
- conținut diferit al SMS-ului per specialitate sau per medic
- excluderea pacienților recurenți (de exemplu, rețete pentru boli cronice)
Aceste mesaje se scad din pachetul de SMS-uri al clinicii tale, care se cotă separat. Este disponibil și un număr de expeditor dedicat pentru clinică.
Sistemul nu promite o creștere anume a poziției în căutări sau a numărului de pacienți. Îți oferă un proces care crește șansa de vizibilitate în Google Maps și în căutarea locală. În practică, clinicile din pilot au crescut de la 18 la peste 60 de recenzii în 3 luni.
ZenMed se diferențiază de sistemele pentru clinici folosite azi în patru moduri concrete:
- Module pe specialități. 5 module dedicate (ginecologie, pediatrie, stomatologie, psihiatrie, cardiologie) cu propriile calculatoare (Apgar, IMC, RFGe, ASC, scala OMS) și protocoale. Concurenții tratează fiecare medic la fel.
- Căutare globală. Pacient, vizită și document într-un singur câmp de căutare (potrivire aproximativă pe numărul de identificare național, telefon, e-mail). Concurenții au căutări separate în fiecare modul.
- Etichetarea asigurătorilor. Fiecare asigurător cu care lucrezi, cu facturare electronică automată per plătitor. Concurenții fie nu etichetează plătitorii, fie o fac manual, într-o foaie de calcul.
- Prețuri pe care le vezi înainte să vorbești cu noi, fără costuri suplimentare pentru telemedicină, facturare electronică sau API, iar SMS-ul este un serviciu separat, cu preț afișat deschis. Majoritatea furnizorilor de pe această piață nu publică niciun preț.
Niciun furnizor de pe această piață nu le are pe toate patru în același timp.
Da, pentru partea de gestiune a clinicii. Nucleul ZenMed este independent de specialitate și funcționează la fel într-un cabinet stomatologic, o clinică de medicină estetică și un salon de cosmetologie:
- programări pentru mai mulți specialiști și mai multe săli
- widget de programări online pentru site-ul tău
- profilul pacientului, cu documente și acorduri
- remindere prin SMS
- facturare și facturi electronice
- rapoarte și colectare automată a recenziilor Google
Două lucruri se potrivesc deosebit de bine acestor contexte: semnarea acordurilor și documentelor pe tabletă (planul Standard), pentru proceduri unde acordul semnat este obligatoriu, și reminderele pentru controale ulterioare și tratamente recurente.
Ca să fim sinceri: un modul stomatologic dedicat (schemă dentară FDI, plan de tratament cu estimare de cost) este încă în lucru. Astăzi primești tot stratul de gestiune a clinicii, nu o schemă de tratament specializată.
Poți începe gratuit, pe planul Free.
De la un singur medic până la o rețea multi-specialitate. Cu cât echipa e mai mare, cu atât tariful per specialist e mai mic.
- Un singur medic: planul Free, 90 de vizite pe lună și până la 120 de fișe de pacienți
- Cabinet mic, 1-3 specialiști: Start, cu facturare electronică completă, rapoarte, plăți către specialiști și fără limite
- Clinică medie, 5-16 specialiști: Standard - cel mai popular, cu instrumente clinice, decontare cu asigurătorii și listă de așteptare
- Rețea multi-specialitate, 20+ specialiști: Pro, cu mai multe locații într-un singur cont, inventar, integrări personalizate și SLA prioritar
- Rețele mari, spitale, instituții: Enterprise - server on-premise, SSO prin SAML, OIDC sau Azure AD, SLA de 99,99%, manager de cont dedicat
Lucrăm cu medicină estetică, fizioterapie, stomatologie, psihiatrie, ginecologie, pediatrie, cardiologie, dermatologie, ortopedie și alte specialități. Pilotul de la clinica Medicus Center arată eficiența într-un mediu de producție.
ZenMed nu este construit pentru spitale publice pe sisteme de stat vechi. Este pentru piața privată, cu decontare cu asigurătorii și facturare electronică automată.
Această bază răspunde la întrebările valabile oriunde. Întrebările care depind de legea poloneză și de plătitorul public polonez au răspuns pe versiunea în polonă a site-ului. Dacă a ta ține de propria țară, pune-o în formularul de mai jos și îți răspundem direct, în loc să ghicim în public. Pentru ce face de fapt sistemul, vezi catalogul de funcționalități; pentru cât costă, cum stabilim prețurile și ofertele.
Programează un demo scurt, online.
Îți arătăm sistemul cu exemple din specialitatea ta și răspundem la întrebările echipei tale.
- Demo adaptat specialității tale
- Fără obligații. Tu decizi dacă mergem mai departe
- Deschidem contul la cerere, inclusiv planul gratuit
Preferi e-mailul? Scrie la [email protected] Sau sună-ne la +48 502 565 106
Mulțumim pentru șansă!
Am primit solicitarea ta. Te vom contacta pentru a stabili demo-ul sau a-ți deschide contul.