Schimbi sistemul fără să pierzi date sau să închizi agenda

Migrarea este gratuită în orice plan cu plată. Nu percepem taxe după numărul de înregistrări și nu cerem mai mult pentru un sistem sursă dificil.

Echipa noastră se ocupă de tot:

1. exportul din sistemul anterior
2. importul în ZenMed
3. validarea fiecărui tabel
4. instruirea recepției și a medicilor
5. trecerea finală

Partea ta se reduce la două lucruri: să ne aduci exportul din sistemul vechi și să numești persoana care va confirma ulterior că datele arată corect. Restul se întâmplă din partea noastră.

Singurul cost pe care îl porți cu adevărat este timpul echipei tale: ziua de instruire și o săptămână de lucru în paralel, în două sisteme. Merită programată în afara celor mai aglomerate săptămâni.

Am mutat date din orice formă de sistem sursă folosit azi de o clinică:

• Booking portal
• Desktop practice software
• Spreadsheets
• Paper records
• In-house tool
• Another cloud system
• Hospital module

Dacă furnizorul tău nu este un sistem pe care l-am mai văzut, asta nu schimbă nimic. Conform articolului 20 din GDPR, ai dreptul să primești datele tale într-un format structurat, utilizat în mod curent și care poate fi citit automat, iar acest drept nu depinde de bunăvoința furnizorului tău. Stabilim formatul în timpul auditului.

În practică, asta înseamnă că un furnizor nu poate refuza să îți predea datele și nici condiționa predarea de o taxă suplimentară. Dacă ți se spune că exportul e imposibil sau costă separat, asta e o discuție de purtat cu ei, nu un obstacol în calea mutării.

Înainte să semnezi ceva, oriunde, cere-i furnizorului actual un export de probă. Formatul pe care îl primești înapoi îți spune mai multe despre costul real al plecării decât orice clauză din contract.

Nu. Mutăm toată baza:

• pacienți: identificatori și date de contact
• vizite și documente: rețete, trimiteri, imagistică
• facturi, comisioane și cataloage de servicii
• istoricul medical, pentru toată perioada în care legea din țara ta impune păstrarea lui

Fiecare tabel este validat după import, ca nimic să nu se piardă.

Istoricul medical contează cel mai mult, pentru că obligația de a păstra documentația medicală ani de zile nu ține cont de sistemul cu care lucrezi. Schimbarea furnizorului nu o resetează, deci datele trebuie să treacă în întregime, nu doar partea care a fost convenabil de importat.

Primești un raport de validare: câte înregistrări erau în sursă, câte au ajuns în ZenMed, și ce nu se potrivește. Până nu îl accepți, sistemul vechi rămâne pornit.

În medie, cinci până la cincisprezece zile lucrătoare: o clinică cu 3 medici, 8 până la 12 zile, un cabinet cu 16 medici, 12 până la 18.

În prima săptămână lucrezi în ambele sisteme, în paralel: vizitele noi în ZenMed, sistemul vechi ca rezervă. Fără întrerupere în îngrijirea pacienților și fără programări pierdute.

Diferența dintre aceste intervale vine din formatul sursă, nu din numărul de înregistrări. Un export curat din baza de date trece în câteva zile; fișierele PDF și foile de calcul necesită mapare manuală și lungesc tot procesul.

Așa că primul pas care merită făcut, chiar înainte să decizi, este să îl întrebi pe furnizorul tău actual despre formatul de export și despre timpul de livrare. Calendarul real depinde de acel răspuns, nu de partea noastră din proces.

Instruirea este planificată separat pentru două grupuri:

• recepție: o zi de instruire, plus acces la înregistrări video
• medici: o zi, plus o discuție individuală după o săptămână

În primele trei luni, un manager de cont dedicat răspunde în cel mult o oră, așa că primele săptămâni se desfășoară alături de echipa ta, nu lăsate pe cont propriu.

Separăm aceste sesiuni pentru că recepția și medicii folosesc părți complet diferite ale sistemului. O sesiune comună se termină cu fiecare grup petrecând jumătate din timp ascultând despre funcții pe care nu le va atinge niciodată.

Cel mai mare risc nu este dificultatea sistemului. Este persoana care s-a nimerit să fie în concediu în ziua instruirii și se întoarce la un instrument nou fără nicio introducere. Verifică lista participanților înainte de dată și adaugă la discuția individuală pe oricine lipsește.

Două variante. Te putem ajuta să treci prin reziliere, sau termini perioada actuală și te muți când se încheie. ZenMed funcționează cu abonament lunar, fără penalități de anulare, deci nimic aici nu te leagă la rândul tău.

Înainte să depui preavizul, verifică două lucruri în contractul acela: durata perioadei de preaviz, și dacă furnizorul se angajează să îți elibereze datele după încheiere. Primul stabilește data; al doilea decide dacă va mai fi ceva de mutat.

Dacă perioada de preaviz este lungă, nu ai niciun motiv să aștepți până la capăt. Datele pot veni mai devreme, și poți lucra în ZenMed în timp ce plătești ultimele luni ale unui contract nefolosit, în loc să îl prelungești încă un an.