Cambia de sistema sin perder datos ni cerrar la agenda

La migración es gratuita en todos los planes de pago. No cobramos por número de registros ni cobramos más por un sistema de origen complicado.

Nuestro equipo se encarga de:

1. la exportación desde el sistema anterior
2. la importación a ZenMed
3. la validación de cada tabla
4. la formación de recepción y de los médicos
5. el cambio final

Tu parte se reduce a dos cosas: conseguirnos la exportación del sistema antiguo y decirnos quién va a confirmar después que los datos son correctos. El resto ocurre de nuestro lado.

El único coste que realmente asumes es el tiempo de tu equipo: el día de formación y una semana trabajando en dos sistemas en paralelo. Conviene programarlo fuera de tus semanas de más trabajo.

Hemos migrado datos desde todo tipo de sistemas que usan hoy las clínicas:

• Booking portal
• Desktop practice software
• Spreadsheets
• Paper records
• In-house tool
• Another cloud system
• Hospital module

Si tu proveedor no es un sistema que hayamos visto antes, no cambia nada. En virtud del artículo 20 del RGPD tienes derecho a recibir tus datos en un formato estructurado, de uso común y lectura mecánica, y ese derecho no depende de la buena voluntad de tu proveedor. El formato lo acordamos durante la auditoría.

En la práctica, esto significa que un proveedor no puede negarse a entregarte tus datos ni condicionar la entrega a un coste adicional. Si te dicen que la exportación es imposible o que tiene un coste aparte, esa es una conversación que tienes que tener con ellos, no un obstáculo para cambiarte.

Antes de firmar nada con nadie, pídele a tu proveedor actual una exportación de muestra. El formato que te devuelvan te dirá más sobre el coste real de irte que cualquier cláusula del contrato.

No. Migramos toda la base:

• pacientes: identificadores y datos de contacto
• consultas y documentos: recetas, derivaciones, pruebas de imagen
• facturas, comisiones y catálogos de servicios
• historiales, durante todo el periodo que exija conservarlos la normativa de tu país

Cada tabla se valida después de la importación, para que no se pierda nada.

Los historiales son lo que más importa, porque la obligación de conservar la documentación médica durante años no depende de en qué sistema trabajes. Cambiar de proveedor no la reinicia, así que los datos tienen que pasar por completo, no solo en la parte que era cómoda de importar.

Recibes un informe de validación: cuántos registros había en el origen, cuántos llegaron a ZenMed y qué no cuadra. Hasta que lo aceptas, el sistema antiguo sigue encendido.

De cinco a quince días laborables de media: una clínica de 3 médicos, de 8 a 12 días; una de 16 médicos, de 12 a 18.

Durante la primera semana trabajas en los dos sistemas en paralelo: las citas nuevas en ZenMed, el sistema antiguo como respaldo. Sin interrupción en la atención a los pacientes y sin citas perdidas.

La horquilla de esos plazos depende del formato de origen, no del número de registros. Una exportación limpia de base de datos se procesa en días; los volcados en PDF y las hojas de cálculo necesitan un mapeo manual y alargan todo el proceso.

Así que el primer paso que merece la pena dar, incluso antes de decidirte, es preguntarle a tu proveedor actual por el formato de exportación y el plazo de entrega. El calendario real depende de esa respuesta, no de nuestra parte del proceso.

La formación se planifica por separado para dos grupos:

• recepción: un día de formación más acceso a grabaciones en vídeo
• médicos: un día más una sesión individual de seguimiento al cabo de una semana

Durante los tres primeros meses, un gestor de cuenta dedicado responde en menos de una hora, así que las primeras semanas se llevan junto a tu equipo, no se les entregan sin más.

Separamos esas sesiones porque recepción y los médicos usan partes completamente distintas del sistema. Una sesión conjunta acaba con cada grupo escuchando, la mitad del tiempo, funciones que nunca van a tocar.

El mayor riesgo no es la dificultad del sistema. Es la persona que justo ese día de formación estaba de baja o de vacaciones y vuelve a una herramienta nueva sin ninguna introducción. Revisa la lista de asistentes antes de la fecha y añade a la sesión de seguimiento a quien falte.

Dos caminos. Podemos ayudarte con la cancelación, o terminas el periodo actual y te cambias cuando acabe. ZenMed funciona sin permanencia y sin penalización por cancelar, así que aquí nada te ata a cambio.

Antes de dar el aviso, comprueba dos cosas en ese contrato: la duración del plazo de preaviso, y si el proveedor se compromete a entregarte los datos cuando termine. Lo primero marca la fecha; lo segundo decide si va a haber algo que migrar.

Si el plazo de preaviso es largo, no hay motivo para esperar hasta el final. Los datos pueden pasar antes, y puedes trabajar en ZenMed mientras pagas los últimos meses de un contrato que ya no usas, en lugar de renovarlo otro año más.