Stap over zonder gegevens te verliezen of de agenda te sluiten

Migratie is gratis bij elk betaald pakket. We rekenen niet per aantal dossiers en we rekenen niet meer voor een lastig bronsysteem.

Ons team voert het uit:

1. export vanuit het vorige systeem
2. import in ZenMed
3. validatie van elke tabel
4. training voor de receptie en voor de artsen
5. de laatste overstap

Jouw deel komt neer op twee dingen: ons de export van het oude systeem bezorgen, en de persoon aanwijzen die achteraf bevestigt dat de gegevens kloppen. De rest gebeurt aan onze kant.

De enige kost die je echt draagt is de tijd van je team: de trainingsdag en een week in twee systemen tegelijk werken. Het loont om dat buiten je drukste weken te plannen.

We hebben al gegevens gehaald uit elke vorm van bronsysteem die een praktijk vandaag gebruikt:

• Booking portal
• Desktop practice software
• Spreadsheets
• Paper records
• In-house tool
• Another cloud system
• Hospital module

Als jouw leverancier een systeem is dat we nog niet eerder gezien hebben, verandert dat niets. Op grond van artikel 20 van de AVG (GDPR) heb je het recht om je gegevens te ontvangen in een gestructureerd, gangbaar en machineleesbaar formaat, en dat recht hangt niet af van de goodwill van je leverancier. We spreken het formaat af tijdens de audit.

In de praktijk betekent dit dat een leverancier niet kan weigeren om je gegevens over te dragen, of de overdracht afhankelijk kan maken van een extra kost. Als je te horen krijgt dat de export onmogelijk is of apart kost, is dat een gesprek dat je met hen moet voeren, geen obstakel om over te stappen.

Vraag je huidige leverancier om een voorbeeldexport voordat je ergens iets ondertekent. Het formaat dat je terugkrijgt, zegt meer over de echte kost van vertrekken dan welke clausule in het contract dan ook.

Nee. We verhuizen de hele database:

• patiënten: identificatiegegevens en contactgegevens
• consulten en documenten: recepten, verwijzingen, beeldvorming
• facturen, commissies en dienstencatalogi
• historische dossiers, voor de volledige periode die je land verplicht

Elke tabel wordt na de import gevalideerd, zodat er niets verloren gaat.

De historische dossiers wegen het zwaarst, want de verplichting om medische documentatie jarenlang te bewaren maakt niet uit in welk systeem je werkt. Van leverancier wisselen zet die klok niet terug, dus de gegevens moeten volledig overkomen, niet alleen het deel dat makkelijk te importeren was.

Je krijgt een validatierapport: hoeveel dossiers er in de bron zaten, hoeveel er in ZenMed zijn beland, en wat niet klopt. Tot je dat accepteert, blijft het oude systeem aan staan.

Gemiddeld vijf tot vijftien werkdagen: een kliniek met 3 artsen 8 tot 12 dagen, een praktijk met 16 artsen 12 tot 18.

De eerste week werk je in beide systemen tegelijk: nieuwe consulten in ZenMed, het oude systeem als back-up. Geen onderbreking van de patiëntenzorg en geen verloren afspraken.

De spreiding in die termijnen komt door het bronformaat, niet door het aantal dossiers. Een schone databaseexport gaat er in enkele dagen doorheen; PDF-exports en spreadsheets vragen handmatig mappen en rekken het geheel op.

De eerste stap die de moeite waard is, nog voor je een beslissing neemt, is je huidige leverancier vragen naar het exportformaat en de doorlooptijd. De echte planning hangt af van dat antwoord, niet van ons deel van het proces.

Training wordt apart gepland voor twee groepen:

• receptie: één dag training plus toegang tot video-opnames
• artsen: één dag plus een individueel gesprek na een week

De eerste drie maanden reageert een vaste accountmanager binnen het uur, zodat de eerste weken samen met je team worden doorlopen in plaats van eraan overgedragen.

We splitsen die sessies omdat receptie en artsen compleet verschillende delen van het systeem gebruiken. Een gezamenlijke sessie eindigt ermee dat elke groep de helft van de tijd luistert naar functies die ze nooit zullen gebruiken.

Het grootste risico is niet de moeilijkheidsgraad van het systeem. Het is de persoon die toevallig met verlof was op de trainingsdag en zonder introductie voor een nieuw hulpmiddel terugkomt. Zorg dat de deelnemerslijst klopt voordat de datum vaststaat, en voeg iedereen die ontbreekt toe aan het individuele gesprek.

Twee routes. We kunnen je helpen bij de opzegging, of je maakt de huidige looptijd af en stapt over zodra die eindigt. ZenMed is maandelijks opzegbaar zonder opzegvergoeding, dus hier bind je jezelf op jouw beurt nergens aan.

Controleer twee dingen in dat contract voordat je opzegt: de lengte van de opzegtermijn, en of de leverancier zich ertoe verbindt je gegevens vrij te geven zodra het contract eindigt. Het eerste bepaalt de datum; het tweede bepaalt of er straks nog iets te verhuizen valt.

Is de opzegtermijn lang, dan is er geen reden om te wachten. De gegevens kunnen eerder overkomen en je kunt al in ZenMed werken terwijl je de laatste maanden van een ongebruikt contract uitbetaalt, in plaats van het nog een jaar te laten doorlopen.