Přejděte na nový systém bez ztráty dat a bez zavírání kalendáře

Převod dat je zdarma v každém placeném balíčku. Neúčtujeme si podle počtu záznamů ani si neúčtujeme víc za nepříjemný nebo zastaralý zdrojový systém - cena zůstává stejná bez ohledu na to, odkud data přicházejí.

Provádí ho náš tým:

1. export z předchozího systému
2. import do ZenMed
3. ověření každé tabulky
4. školení recepce a lékařů
5. finální přechod

Váš podíl se scvrkne na dvě věci: zajistit nám export ze starého systému a určit osobu, která pak potvrdí, že data vypadají správně. Zbytek se odehrává na naší straně.

Jediné náklady, které skutečně nesete, je čas vašeho týmu: školicí den a týden souběžné práce ve dvou systémech najednou. Vyplatí se to naplánovat mimo vaše nejnabitější týdny, aby recepce i lékaři měli na zaškolení dostatek prostoru.

Přenášeli jsme data ze všech podob zdrojových systémů, na kterých dnes ordinace běží:

• Booking portal
• Desktop practice software
• Spreadsheets
• Paper records
• In-house tool
• Another cloud system
• Hospital module

Pokud váš dodavatel není systém, který už známe, nic to nemění. Podle článku 20 GDPR máte právo získat svá data ve strukturovaném, běžně používaném a strojově čitelném formátu, a toto právo nezávisí na dobré vůli vašeho dodavatele. Formát domluvíme během auditu.

V praxi to znamená, že dodavatel nemůže odmítnout vydat vaše data ani podmínit jejich předání dodatečným poplatkem. Pokud vám řeknou, že export není možný nebo že stojí zvlášť, je to rozhovor, který musíte vést s nimi, ne překážka přechodu.

Než kdekoli cokoli podepíšete, požádejte svého současného dodavatele o ukázkový export. Formát, který dostanete zpět, vám o skutečných nákladech odchodu řekne víc než jakákoli klauzule ve smlouvě.

Ne. Přenášíme celou databázi:

• pacienty: identifikátory a kontaktní údaje
• návštěvy a dokumenty: recepty, žádanky, snímky
• faktury, provize a katalogy výkonů
• historickou dokumentaci, po celou dobu, kterou vaše země vyžaduje uchovávat

Každá tabulka se po importu ověřuje, aby nic nechybělo.

Na historické dokumentaci záleží nejvíc, protože povinnost uchovávat zdravotnickou dokumentaci po dobu let se neohlíží na to, v jakém systému pracujete. Změna dodavatele ji neresetuje, takže data musí přejít v plném rozsahu, ne jen v té části, kterou bylo pohodlné importovat.

Dostanete ověřovací report: kolik záznamů bylo ve zdroji, kolik jich dorazilo do ZenMed a co nesedí. Dokud ho nepotvrdíte, starý systém zůstává zapnutý.

V průměru pět až patnáct pracovních dní: ordinace se 3 lékaři 8 až 12 dní, praxe se 16 lékaři 12 až 18.

První týden pracujete souběžně v obou systémech: nové návštěvy v ZenMed, starý systém jako záloha. Žádné přerušení péče o pacienty a žádné ztracené termíny.

Rozptyl v těchto datech pochází ze zdrojového formátu, ne z počtu záznamů. Čistý export z databáze proběhne během dní; PDF výpisy a tabulky vyžadují ruční mapování a celý proces protahují.

Prvním krokem, který se vyplatí udělat ještě před rozhodnutím, je zeptat se svého současného dodavatele na formát exportu a dobu dodání. Skutečný harmonogram závisí na této odpovědi, ne na naší straně procesu.

Školení je naplánované zvlášť pro dvě skupiny:

• recepce: jeden den školení plus přístup k videozáznamům
• lékaři: jeden den plus individuální konzultace po týdnu

Prvních tři měsíce odpovídá vyhrazený account manager do hodiny, takže první týdny probíhají po boku vašeho týmu, ne že by mu byly jen předány.

Tato školení rozdělujeme, protože recepce a lékaři používají naprosto odlišné části systému. Společné školení by skončilo tak, že by každá skupina strávila polovinu času poslechem o funkcích, kterých se nikdy nedotkne.

Největším rizikem není náročnost systému. Je jím člověk, který byl náhodou v den školení na dovolené a vrátí se k novému nástroji bez jakéhokoli úvodu. Seznam účastníků si ujasněte ještě před termínem a každého chybějícího přidejte do individuální konzultace.

Dvě možné cesty. Můžeme vám pomoct s výpovědí, nebo dokončíte současné smluvní období a přejdete, až skončí. ZenMed funguje měsíčně bez dlouhodobých závazků a bez sankce za zrušení, takže vás na oplátku nic dalšího nesvazuje.

Než podáte výpověď, ověřte si ve smlouvě dvě věci: délku výpovědní lhůty a to, jestli se dodavatel zavazuje po jejím konci vydat vaše data. První určuje datum, druhá rozhoduje, jestli vůbec bude co přenášet.

Pokud je výpovědní lhůta dlouhá, není důvod ji čekat do konce. Data mohou přejít dřív a vy můžete začít pracovat v ZenMed už teď, zatímco souběžně doplácíte poslední měsíce nevyužívané smlouvy, místo abyste ji nechali automaticky prodloužit o další rok.