Changez de système sans perdre vos données ni fermer l’agenda

La migration est gratuite dans chaque offre payante. Nous ne facturons pas au nombre d’enregistrements, et nous ne facturons pas plus pour un système source difficile.

Notre équipe s’en charge :

1. export depuis l’ancien système
2. import dans ZenMed
3. validation de chaque table
4. formation du secrétariat et des médecins
5. la bascule finale

Votre part se résume à deux choses : nous transmettre l’export de l’ancien système, et désigner la personne qui confirmera ensuite que les données sont correctes. Le reste se passe de notre côté.

Le seul coût que vous supportez réellement est le temps de votre équipe : la journée de formation et une semaine de travail sur les deux systèmes en parallèle. Mieux vaut la planifier en dehors de vos semaines les plus chargées.

Nous avons déjà repris des données depuis tous les types de systèmes qu’un cabinet peut utiliser aujourd’hui :

• Booking portal
• Desktop practice software
• Spreadsheets
• Paper records
• In-house tool
• Another cloud system
• Hospital module

Si votre prestataire n’est pas un système que nous connaissons déjà, cela ne change rien. Au titre de l’article 20 du RGPD, vous avez le droit de recevoir vos données dans un format structuré, couramment utilisé et lisible par machine, et ce droit ne dépend pas de la bonne volonté de votre prestataire. Nous convenons du format pendant l’audit.

En pratique, cela signifie qu’un prestataire ne peut ni refuser de vous transmettre vos données, ni conditionner cette transmission à des frais supplémentaires. Si l’on vous dit que l’export est impossible ou facturé séparément, c’est une discussion à avoir avec lui, pas un obstacle à votre migration.

Avant de signer quoi que ce soit, demandez à votre prestataire actuel un échantillon d’export. Le format que vous obtenez en retour en dit plus long sur le coût réel du départ que n’importe quelle clause du contrat.

Non. Nous transférons toute la base :

• les patients : identifiants et coordonnées
• les consultations et documents : prescriptions, adressages, imagerie
• les factures, commissions et catalogues de prestations
• l’historique, pour toute la durée de conservation exigée dans votre pays

Chaque table est validée après l’import, pour que rien ne se perde.

L’historique compte le plus, car l’obligation de conserver la documentation médicale pendant plusieurs années ne dépend pas du système que vous utilisez. Changer de prestataire ne la remet pas à zéro : les données doivent donc être transférées intégralement, pas seulement dans la partie qu’il était pratique d’importer.

Vous recevez un rapport de validation : combien d’enregistrements étaient dans la source, combien sont arrivés dans ZenMed, et ce qui ne correspond pas. Tant que vous ne l’avez pas validé, l’ancien système reste actif.

Cinq à quinze jours ouvrés en moyenne : 8 à 12 jours pour un cabinet de 3 médecins, 12 à 18 jours pour un cabinet de 16 médecins.

Pendant la première semaine, vous travaillez sur les deux systèmes en parallèle : les nouvelles consultations dans ZenMed, l’ancien système en secours. Aucune interruption dans la prise en charge des patients, aucun rendez-vous perdu.

L’écart entre ces durées vient du format source, pas du nombre d’enregistrements. Un export de base de données propre passe en quelques jours. Des exports PDF ou des tableurs demandent un mappage manuel et allongent l’ensemble.

La première étape utile, avant même de vous décider, est donc de demander à votre prestataire actuel quel est le format d’export et le délai d’obtention. Le calendrier réel dépend de cette réponse, pas de notre côté du processus.

La formation est organisée séparément pour deux groupes :

• secrétariat : une journée de formation, plus l’accès à des enregistrements vidéo
• médecins : une journée, plus un point individuel après une semaine

Pendant les trois premiers mois, un interlocuteur dédié répond en moins d’une heure, si bien que les premières semaines se déroulent aux côtés de votre équipe plutôt qu’à sa seule charge.

Nous séparons ces sessions parce que le secrétariat et les médecins utilisent des parties complètement différentes du système. Une session commune finit avec chaque groupe passant la moitié du temps à entendre parler de fonctionnalités qu’il ne touchera jamais.

Le plus grand risque n’est pas la difficulté du système. C’est la personne qui était en congé le jour de la formation et qui revient face à un nouvel outil sans avoir été initiée. Vérifiez la liste des participants avant la date, et ajoutez toute personne manquante au point de suivi.

Deux voies possibles. Nous pouvons vous accompagner dans la résiliation, ou vous pouvez terminer la période en cours et basculer à son échéance. ZenMed fonctionne sans engagement, mois par mois, donc rien ici ne vous lie à votre tour.

Avant d’envoyer un préavis, vérifiez deux points dans ce contrat : la durée du préavis, et si le prestataire s’engage à vous restituer vos données une fois le contrat terminé. Le premier fixe la date, le second détermine s’il y aura quelque chose à transférer.

Si le préavis est long, rien ne sert de l’attendre jusqu’au bout. Les données peuvent être transférées plus tôt, et vous pouvez travailler dans ZenMed tout en réglant les derniers mois d’un contrat inutilisé, plutôt que de le reconduire pour une année de plus.