Αλλάξτε σύστημα χωρίς να χάσετε δεδομένα ή να κλείσετε το ημερολόγιο

Η μεταφορά δεδομένων είναι δωρεάν σε κάθε επί πληρωμή πλάνο. Δεν χρεώνουμε ανά αριθμό εγγραφών και δεν χρεώνουμε περισσότερο για ένα δύσκολο σύστημα προέλευσης.

Η δική μας ομάδα την εκτελεί:

1. εξαγωγή από το προηγούμενο σύστημα
2. εισαγωγή στο ZenMed
3. επικύρωση κάθε πίνακα
4. εκπαίδευση για τη γραμματεία και τους γιατρούς
5. η τελική μετάβαση

Το δικό σας μέρος περιορίζεται σε δύο πράγματα: να μας δώσετε την εξαγωγή από το παλιό σύστημα, και να ορίσετε το άτομο που θα επιβεβαιώσει ότι τα δεδομένα φαίνονται σωστά μετά. Τα υπόλοιπα γίνονται από τη δική μας πλευρά.

Το μόνο κόστος που πραγματικά επωμίζεστε είναι ο χρόνος της ομάδας σας: η ημέρα εκπαίδευσης και μια εβδομάδα δουλειάς παράλληλα σε δύο συστήματα. Αξίζει να το προγραμματίσετε εκτός των πιο φορτωμένων εβδομάδων σας.

Έχουμε μεταφέρει δεδομένα από κάθε μορφή συστήματος που χρησιμοποιεί σήμερα ένα ιατρείο:

• Booking portal
• Desktop practice software
• Spreadsheets
• Paper records
• In-house tool
• Another cloud system
• Hospital module

Αν ο πάροχός σας δεν είναι σύστημα που έχουμε ξαναδεί, αυτό δεν αλλάζει τίποτα. Βάσει του άρθρου 20 του GDPR έχετε το δικαίωμα να λάβετε τα δεδομένα σας σε δομημένη, ευρέως χρησιμοποιούμενη, αναγνώσιμη από μηχανή μορφή, και αυτό το δικαίωμα δεν εξαρτάται από την καλή θέληση του παρόχου σας. Συμφωνούμε τη μορφή κατά τη διάρκεια του ελέγχου.

Στην πράξη αυτό σημαίνει ότι ένας πάροχος δεν μπορεί να αρνηθεί να σας παραδώσει τα δεδομένα σας ούτε να θέσει την παράδοση υπό όρους με επιπλέον χρέωση. Αν σας πουν ότι η εξαγωγή είναι αδύνατη ή κοστίζει ξεχωριστά, αυτή είναι μια συζήτηση που πρέπει να κάνετε μαζί τους, όχι εμπόδιο στη μετάβαση.

Πριν υπογράψετε οτιδήποτε πουθενά, ζητήστε από τον σημερινό σας πάροχο ένα δείγμα εξαγωγής. Η μορφή που θα λάβετε σας λέει περισσότερα για το πραγματικό κόστος αποχώρησης από οποιαδήποτε ρήτρα στη σύμβαση.

Όχι. Μεταφέρουμε ολόκληρη τη βάση:

• ασθενείς: αναγνωριστικά και στοιχεία επικοινωνίας
• επισκέψεις και έγγραφα: συνταγές, παραπεμπτικά, απεικονιστικές εξετάσεις
• τιμολόγια, προμήθειες και καταλόγους υπηρεσιών
• ιστορικούς φακέλους, για όλο το διάστημα που απαιτεί η χώρα σας να διατηρούνται

Κάθε πίνακας επικυρώνεται μετά την εισαγωγή ώστε τίποτα να μη χαθεί.

Οι ιστορικοί φάκελοι έχουν τη μεγαλύτερη σημασία, επειδή η υποχρέωση διατήρησης ιατρικής τεκμηρίωσης για χρόνια δεν εξαρτάται από το ποιο σύστημα χρησιμοποιείτε. Η αλλαγή παρόχου δεν τη μηδενίζει, οπότε τα δεδομένα πρέπει να περάσουν πλήρως και όχι μόνο στο κομμάτι που ήταν βολικό να εισαχθεί.

Λαμβάνετε μια αναφορά επικύρωσης: πόσες εγγραφές υπήρχαν στην πηγή, πόσες κατέληξαν στο ZenMed, και τι δεν συμφωνεί. Μέχρι να την αποδεχτείτε, το παλιό σύστημα παραμένει ενεργό.

Πέντε έως δεκαπέντε εργάσιμες ημέρες κατά μέσο όρο: ένα ιατρείο με 3 γιατρούς 8 έως 12 ημέρες, ένα ιατρείο με 16 γιατρούς 12 έως 18.

Την πρώτη εβδομάδα δουλεύετε και στα δύο συστήματα παράλληλα: νέες επισκέψεις στο ZenMed, το παλιό σύστημα ως εφεδρικό. Καμία διακοπή στη φροντίδα ασθενών και κανένα χαμένο ραντεβού.

Η διακύμανση σε αυτές τις ημερομηνίες προέρχεται από τη μορφή της πηγής, όχι από τον αριθμό εγγραφών. Μια καθαρή εξαγωγή βάσης δεδομένων ολοκληρώνεται μέσα σε ημέρες. Τα PDF και τα υπολογιστικά φύλλα χρειάζονται χειροκίνητη αντιστοίχιση και επιμηκύνουν όλη τη διαδικασία.

Οπότε το πρώτο βήμα που αξίζει να κάνετε, πριν καν αποφασίσετε, είναι να ρωτήσετε τον σημερινό σας πάροχο για τη μορφή εξαγωγής και τον απαιτούμενο χρόνο. Το πραγματικό χρονοδιάγραμμα εξαρτάται από αυτή την απάντηση, όχι από τη δική μας πλευρά της διαδικασίας.

Η εκπαίδευση προγραμματίζεται ξεχωριστά για δύο ομάδες:

• γραμματεία: μία ημέρα εκπαίδευσης συν πρόσβαση σε βιντεοσκοπημένο υλικό
• γιατροί: μία ημέρα συν ατομική συνάντηση παρακολούθησης μετά από μία εβδομάδα

Τους πρώτους τρεις μήνες ένας αποκλειστικός υπεύθυνος λογαριασμού απαντά εντός μίας ώρας, ώστε οι πρώτες εβδομάδες να τρέχουν μαζί με την ομάδα σας και όχι απλώς να τους παραδίδονται.

Χωρίζουμε αυτές τις συνεδρίες επειδή η γραμματεία και οι γιατροί χρησιμοποιούν εντελώς διαφορετικά κομμάτια του συστήματος. Μια κοινή συνεδρία καταλήγει με κάθε ομάδα να περνά τον μισό χρόνο ακούγοντας για λειτουργίες που δεν θα αγγίξει ποτέ.

Ο μεγαλύτερος κίνδυνος δεν είναι η δυσκολία του συστήματος. Είναι το άτομο που έτυχε να είναι σε άδεια την ημέρα εκπαίδευσης και επιστρέφει σε ένα νέο εργαλείο χωρίς καμία εισαγωγή. Οριστικοποιήστε τη λίστα συμμετεχόντων πριν από την ημερομηνία και προσθέστε όποιον λείπει στη συνάντηση παρακολούθησης.

Δύο διαδρομές. Μπορούμε να σας βοηθήσουμε στη διαδικασία καταγγελίας, ή να ολοκληρώσετε την τρέχουσα περίοδο και να μεταβείτε όταν αυτή λήξει. Το ZenMed λειτουργεί με μηνιαία συνδρομή χωρίς ποινή ακύρωσης, οπότε τίποτα εδώ δεν σας δεσμεύει με τη σειρά του.

Πριν υποβάλετε καταγγελία, ελέγξτε δύο πράγματα σε εκείνη τη σύμβαση: τη διάρκεια της προειδοποιητικής περιόδου, και αν ο πάροχος δεσμεύεται να απελευθερώσει τα δεδομένα σας μετά τη λήξη της. Το πρώτο καθορίζει την ημερομηνία. Το δεύτερο αποφασίζει αν θα υπάρχει κάτι να μεταφερθεί.

Αν η προειδοποιητική περίοδος είναι μεγάλη, δεν υπάρχει λόγος να την περιμένετε μέχρι το τέλος. Τα δεδομένα μπορούν να μεταφερθούν νωρίτερα και μπορείτε να δουλεύετε στο ZenMed πληρώνοντας τους τελευταίους μήνες μιας σύμβασης που δεν χρησιμοποιείτε, αντί να την ανανεώνετε για άλλον έναν χρόνο.