Migracja do ZenMed bez utraty danych i przestojów

Migracja jest bezpłatna w każdym płatnym pakiecie (Start, Standard, Pro). Nie doliczamy za liczbę rekordów ani za konkretny system źródłowy.

Wykonuje ją nasz zespół:

1. eksport z poprzedniego systemu
2. import do ZenMed
3. walidacja każdej tabeli
4. szkolenie rejestracji i lekarzy
5. finalne przełączenie

Twoja rola sprowadza się do dwóch rzeczy: udostępnienia eksportu ze starego systemu i wskazania osoby, która potwierdzi, że dane po imporcie się zgadzają. Reszta dzieje się po naszej stronie.

Jedyny koszt, jaki realnie ponosisz, to czas zespołu na szkolenie i na równoległą pracę w dwóch systemach przez pierwszy tydzień. Warto zaplanować go poza szczytem, na przykład nie w pierwszym tygodniu po urlopach.

Przenosimy z najpopularniejszych systemów na polskim rynku:

• ZnanyLekarz Pro
• ProAssist
• MedFile
• Medyc
• mMedica
• eGabinet
• drEryk

Jeśli Twojego systemu nie ma na liście, i tak wykonamy eksport zgodnie z art. 20 RODO (prawo do przenoszenia danych). Format uzgadniamy podczas audytu.

W praktyce znaczy to, że dostawca nie może odmówić wydania Twoich danych ani uzależnić go od dopłaty za samo ich wydanie. Jeśli słyszysz, że eksport jest niemożliwy albo kosztuje osobno, to jest powód do rozmowy z nim, a nie przeszkoda w przeprowadzce.

Zanim cokolwiek podpiszesz gdziekolwiek, poproś obecnego dostawcę o próbkę eksportu. Format, w jakim ją dostaniesz, mówi o realnym koszcie odejścia więcej niż dowolny zapis w umowie.

Nie. Przenosimy całość bazy:

• pacjentów: PESEL i dane teleadresowe
• wizyty i dokumenty: e-recepty, e-skierowania, USG
• faktury, prowizje i słowniki usług
• kartoteki historyczne, minimum 20 lat zgodnie z wymogami EDM

Każda tabela jest walidowana po imporcie, żeby nic nie zginęło.

Kartoteki historyczne są tu najważniejsze, bo dokumentację medyczną trzeba przechowywać przez lata niezależnie od tego, w jakim systemie pracujesz. Zmiana dostawcy nie kasuje tego obowiązku, więc dane muszą przejść w całości, a nie tylko w zakresie wygodnym do importu.

Dostaniesz raport z walidacji: ile rekordów było w źródle, ile trafiło do ZenMed i co się nie zgadza. Dopóki go nie zaakceptujesz, stary system zostaje włączony.

Średnio od 5 do 15 dni roboczych: klinika 3-osobowa 8-12 dni, 16-osobowa 12-18 dni.

Przez pierwszy tydzień pracujecie równolegle w obu systemach: nowe wizyty w ZenMed, stary system jako kopia zapasowa. Zero przerwy w obsłudze pacjenta i zero utraconych wizyt.

Rozrzut w terminach bierze się nie z liczby rekordów, tylko z tego, w jakim formacie stary dostawca wyda dane i jak szybko to zrobi. Czysty eksport bazodanowy przechodzi w kilka dni, zrzuty PDF i arkusze wymagają ręcznego mapowania i wydłużają całość.

Dlatego pierwszym krokiem, który warto zrobić jeszcze przed decyzją, jest zapytanie obecnego dostawcy o format i termin eksportu. Od tej odpowiedzi zależy realny harmonogram, a nie od naszej strony procesu.

Szkolenie zaplanowane jest osobno dla dwóch grup:

• rejestracja: 1 dzień szkolenia plus dostęp do nagrań wideo
• lekarze: 1 dzień plus indywidualny kontakt kontrolny po tygodniu

Przez pierwsze 3 miesiące dedykowany opiekun konta odpowiada w ciągu godziny, więc pierwsze tygodnie pracy prowadzimy razem z zespołem.

Rozdzieliliśmy te szkolenia, bo rejestracja i lekarz używają zupełnie innych części systemu. Wspólne szkolenie kończy się tym, że każda grupa przez połowę czasu słucha o funkcjach, których nie dotknie.

Największym ryzykiem nie jest trudność systemu, tylko osoba, która akurat była na urlopie w dniu szkolenia i wraca do nowego narzędzia bez wprowadzenia. Ustal listę uczestników przed terminem i dopisz nieobecnych do kontaktu kontrolnego.

Masz dwie drogi:

• pomożemy przejść przez wypowiedzenie - znamy regulaminy ZnanyLekarz Pro, ProAssist i MedFile
• albo spokojnie dokończ bieżącą umowę i przenieś się po jej zakończeniu

ZenMed działa miesiąc do miesiąca, bez kar za rezygnację, więc nic Cię nie wiąże na dłużej.

Zanim wypowiesz obecną umowę, sprawdź w niej dwie rzeczy: długość okresu wypowiedzenia i to, czy dostawca zobowiązuje się wydać dane po jej zakończeniu. Pierwsza wyznacza termin, druga decyduje, czy w ogóle będzie co przenosić.

Jeśli okres wypowiedzenia jest długi, nie ma powodu czekać z migracją do jego końca. Dane można przenieść wcześniej i pracować w ZenMed, płacąc jeszcze przez chwilę za nieużywany stary system, zamiast przedłużać go o kolejny rok.