Vaihda järjestelmää ilman tietokatkoja tai kalenterin sulkemista

Siirto on maksuton jokaisessa maksullisessa paketissa. Emme veloita tietuemäärän mukaan emmekä peri lisämaksua siitä, että lähdejärjestelmäsi olisi hankala tai epätavallinen.

Tiimimme hoitaa koko prosessin puolestasi, viidessä vaiheessa:

1. vienti edellisestä järjestelmästä
2. tuonti ZenMediin
3. jokaisen taulun validointi lähdettä vasten
4. koulutus vastaanotolle ja lääkäreille
5. lopullinen käyttöönotto

Sinun osuutesi rajoittuu käytännössä kahteen asiaan: viennin toimittamiseen meille vanhasta järjestelmästä ja sen henkilön nimeämiseen, joka vahvistaa jälkikäteen, että siirretyt tiedot näyttävät oikeilta ja vastaavat lähdettä. Loput tapahtuu kokonaan meidän puolellamme.

Ainoa kustannus, jonka todella kannat itse, on tiimisi aika: yksi koulutuspäivä ja viikko työskentelyä kahdessa järjestelmässä rinnakkain. Kannattaa ajoittaa tämä viikko kiireisimpien viikkojesi ulkopuolelle, jotta se ei kuormita henkilökuntaa turhaan.

Olemme siirtäneet tietoja kaikenlaisista lähteistä, joita vastaanotot käyttävät nykyään:

• Booking portal
• Desktop practice software
• Spreadsheets
• Paper records
• In-house tool
• Another cloud system
• Hospital module

Jos toimittajasi järjestelmä ei ole sellainen, jonka olemme aiemmin nähneet, se ei muuta mitään. Tietosuoja-asetuksen 20 artiklan nojalla sinulla on oikeus saada tietosi jäsennellyssä, yleisesti käytetyssä ja koneellisesti luettavassa muodossa, eikä tämä oikeus riipu toimittajasi hyvästä tahdosta. Sovimme muodon auditoinnin yhteydessä.

Käytännössä tämä tarkoittaa, ettei toimittaja voi kieltäytyä luovuttamasta tietojasi tai asettaa luovutuksen ehdoksi lisämaksua. Jos sinulle kerrotaan, että vienti on mahdotonta tai maksaa erikseen, se on keskustelu, joka kannattaa käydä heidän kanssaan - ei este siirtymiselle.

Ennen kuin allekirjoitat mitään missään, pyydä nykyiseltä toimittajaltasi näytevientiä. Muoto, jonka saat takaisin, kertoo lähtemisen todellisesta hinnasta enemmän kuin mikään sopimuksen lauseke.

Ei, emme menetä mitään. Siirrämme koko tietokannan kokonaisuudessaan:

• potilaat: tunnisteet ja yhteystiedot
• käynnit ja asiakirjat: reseptit, lähetteet, kuvantaminen
• laskut, provisiot ja palveluluettelot
• historiatiedot koko siltä ajalta, jonka maasi lainsäädäntö niiden säilyttämistä edellyttää

Jokainen taulu validoidaan tarkasti tuonnin jälkeen, jotta mikään yksittäinen tietue ei jää huomaamatta katoamaan.

Historiatiedot ovat näistä kaikista tärkeimpiä, koska velvollisuus säilyttää potilasasiakirjoja vuosien ajan ei välitä siitä, missä järjestelmässä juuri nyt työskentelet. Toimittajan vaihtaminen ei nollaa tätä velvollisuutta, joten tiedon on siirryttävä kokonaisuudessaan, ei vain siltä osin, mikä oli tuonnin kannalta helpointa tai kätevää.

Saat lopuksi validointiraportin: kuinka monta tietuetta lähteessä oli, kuinka moni niistä saapui ZenMediin ja mikä ei täsmää keskenään. Kunnes hyväksyt tämän raportin omin silmin, vanha järjestelmäsi pysyy edelleen käytössä varmuuden vuoksi.

Keskimäärin viidestä viiteentoista arkipäivään: kolmen lääkärin klinikka noin 8-12 päivää, 16 lääkärin vastaanotto 12-18 päivää.

Ensimmäisen viikon ajan työskentelet rinnakkain molemmissa järjestelmissä: uudet käynnit kirjataan ZenMediin, ja vanha järjestelmä toimii varajärjestelmänä taustalla. Potilastyössä ei ole katkoksia eikä yksikään ajanvaraus katoa matkan varrella.

Näiden päivämäärien vaihteluväli johtuu lähdemuodosta, ei tietuemäärästä. Puhdas tietokantavienti käy läpi muutamassa päivässä; PDF-tulosteet ja käsin täytetyt taulukkolaskentatiedostot vaativat sen sijaan manuaalista kartoitusta ja venyttävät koko prosessia huomattavasti.

Ihan ensimmäinen kannattava askel, jo ennen kuin edes päätät mitään, on kysyä nykyiseltä toimittajaltasi vientimuodosta ja realistisesta toimitusajasta. Todellinen aikataulu riippuu juuri siitä vastauksesta, ei niinkään meidän osuudestamme koko prosessissa.

Koulutus suunnitellaan erikseen kahdelle ryhmälle:

• vastaanotto: yksi koulutuspäivä sekä pysyvä pääsy videotallenteisiin
• lääkärit: yksi päivä sekä henkilökohtainen seurantatapaaminen viikon kuluttua

Ensimmäisten kolmen kuukauden ajan nimetty asiakasvastaava vastaa tunnissa, joten alkuviikot kuljetaan tiimisi rinnalla sen sijaan, että ne jätettäisiin kokonaan heidän omalle varaansa.

Jaamme nämä koulutukset erikseen, koska vastaanotto ja lääkärit käyttävät järjestelmästä täysin eri osia päivittäin. Yhteisessä koulutuksessa kumpikin ryhmä päätyisi käyttämään puolet ajasta kuunnellen ominaisuuksista, joihin he eivät koskaan itse edes kosketa.

Suurin riski ei ole järjestelmän vaikeus. Se on henkilö, joka sattui olemaan lomalla juuri koulutuspäivänä ja palaa uuden työkalun ääreen ilman minkäänlaista perehdytystä. Tarkista siis osallistujalista huolella ennen ajankohtaa ja lisää kaikki puuttuvat henkilöt seurantatapaamiseen.

Kaksi reittiä. Voimme auttaa sinua irtisanomisen läpiviennissä, tai voit halutessasi päättää nykyisen sopimuskauden loppuun ja siirtyä vasta sen jälkeen. ZenMed on kuukausittain irtisanottavissa ilman irtisanomissakkoa, joten mikään meidän puoleltamme ei sido sinua vastaavasti pidemmäksi aikaa.

Ennen irtisanomisen jättämistä tarkista nykyisestä sopimuksestasi kaksi asiaa: irtisanomisajan tarkka pituus ja se, sitoutuuko toimittaja luovuttamaan tietosi sopimuksen päätyttyä. Ensimmäinen määrää päivämäärän, jolloin voit aloittaa; toinen ratkaisee, jääkö siirrettävää ylipäätään mitään.

Jos irtisanomisaika on pitkä, sitä ei kannata odottaa loppuun asti toimettomana. Tiedot voivat siirtyä jo paljon aiemmin, ja voit työskennellä ZenMedissä samalla kun maksat pois käyttämättömän vanhan sopimuksen viimeiset kuukaudet, sen sijaan että jatkaisit sitä vielä kokonaisella vuodella.