Byt system utan att förlora data eller stänga tidboken

Migrering ingår kostnadsfritt i alla betalplaner. Vi debiterar inte per antal poster och inte extra för ett krångligt källsystem.

Vårt team sköter det:

1. export från det tidigare systemet
2. import till ZenMed
3. validering av varje tabell
4. utbildning för reception och läkare
5. den slutliga övergången

Din del kommer ner till två saker: att se till att vi får exporten från det gamla systemet, och att utse den person som bekräftar att uppgifterna stämmer efteråt. Resten sker på vår sida.

Den enda kostnaden du egentligen bär är ditt teams tid: utbildningsdagen och en vecka av att arbeta i två system parallellt. Det är värt att lägga den utanför era mest hektiska veckor.

Vi har flyttat data ur varje typ av källsystem en mottagning kör idag:

• Booking portal
• Desktop practice software
• Spreadsheets
• Paper records
• In-house tool
• Another cloud system
• Hospital module

Om din leverantör inte kör ett system vi har sett tidigare förändrar det ingenting. Enligt artikel 20 i GDPR har du rätt att få ut din data i ett strukturerat, allmänt använt och maskinläsbart format, och den rätten beror inte på leverantörens goda vilja. Vi kommer överens om formatet under auditen.

I praktiken betyder det att en leverantör inte kan vägra att lämna ut din data eller villkora utlämnandet med en extra avgift. Om du får höra att exporten är omöjlig eller kostar extra är det ett samtal att ha med dem, inte ett hinder för att byta.

Innan du skriver under något som helst, be din nuvarande leverantör om en provexport. Formatet du får tillbaka säger mer om den verkliga kostnaden för att lämna än någon klausul i avtalet.

Nej. Vi flyttar hela din databas:

• patienter: personnummer och kontaktuppgifter
• besök och dokument: recept, remisser, bilddiagnostik
• fakturor, provisioner och tjänstekataloger
• historiska journaler, under hela den tid ditt land kräver att de bevaras

Varje tabell valideras efter importen så att inget försvinner.

De historiska journalerna spelar störst roll, eftersom skyldigheten att bevara medicinsk dokumentation i flera år inte bryr sig om vilket system du arbetar i. Att byta leverantör återställer inte den skyldigheten, så journalerna måste föras över i sin helhet, inte bara i den del som var bekväm att importera.

Du får en valideringsrapport: hur många poster som fanns i källsystemet, hur många som landade i ZenMed, och vad som inte stämmer. Tills du godkänner den förblir det gamla systemet påslaget.

5-15 arbetsdagar i genomsnitt: en klinik med 3 läkare 8-12 dagar, en mottagning med 16 läkare 12-18.

Under den första veckan arbetar du parallellt i båda systemen: nya besök i ZenMed, det gamla systemet som backup. Ingen avbruten patientvård och inga förlorade bokningar.

Spridningen i de datumen kommer från källformatet, inte från antalet poster. En ren databasexport går igenom på några dagar; PDF-dumpar och kalkylblad kräver manuell mappning och drar ut på hela processen.

Så det första steget värt att ta, redan innan du bestämmer dig, är att fråga din nuvarande leverantör om exportformatet och ledtiden. Den verkliga tidsplanen beror på det svaret, inte på vår del av processen.

Utbildningen planeras separat för två grupper:

• reception: 1 dags utbildning plus tillgång till videoinspelningar
• läkare: 1 dag plus en individuell uppföljning efter en vecka

Under de första 3 månaderna svarar en dedikerad kundansvarig inom en timme, så de första veckorna körs tillsammans med ditt team snarare än överlämnas till dem.

Vi delar upp de här passen eftersom reception och läkare använder helt olika delar av systemet. Ett gemensamt pass slutar med att varje grupp spenderar halva tiden med att höra om funktioner de aldrig kommer att röra.

Den största risken är inte systemets svårighetsgrad. Det är personen som råkade vara ledig på utbildningsdagen och kommer tillbaka till ett nytt verktyg utan introduktion. Bestäm deltagarlistan innan datumet och lägg till alla som saknas i uppföljningen.

Två vägar. Vi kan hjälpa dig genom uppsägningen, eller så kör du klart den nuvarande avtalsperioden och byter när den löper ut. ZenMed har ingen bindningstid och inga avgifter för att avsluta, så inget här binder dig i sin tur.

Innan du säger upp avtalet, kontrollera två saker i det: uppsägningstidens längd, och om leverantören förbinder sig att lämna ut din data efter att den löper ut. Det första sätter datumet, det andra avgör om det finns något att flytta.

Om uppsägningstiden är lång finns det ingen anledning att vänta ut den. Datan kan föras över tidigare och du kan arbeta i ZenMed medan du betalar av de sista månaderna av ett oanvänt avtal, i stället för att förlänga det ett år till.