Vanliga frågor om ZenMed
Konkreta svar om att driva systemet i din egen region, var patientdata finns och vem som kan nå den, sedan priser, införande och det dagliga arbetet i systemet. För en klinik, en flerspecialitetsklinik och en enskild läkare.
Inga frågor matchar den frasen. Ställ den via formuläret längst ner på sidan, så hamnar svaret i den här basen.
Arbeta internationellt
Ja, med en distinktion som är värd att göra innan du skriver under något.
Kärnan är landsneutral: tidboken, patientjournalen, roller med en oföränderlig granskningslogg, onlinebokning, påminnelser, verksamhetsrapporter och API:et fungerar likadant oavsett var mottagningen ligger. Den delen sätter vi upp på några dagar.
Tre saker beror på landet: elektroniska recept, kontroll av försäkringsstatus och det obligatoriska formatet för e-fakturering. Var och en är en integration med en nationell tjänst. Alla tre är i drift i Polen, och att koppla in motsvarigheten i din region är ett onboardingarbete snarare än ett produktarbete. Vi berättar vilken av de tre som finns där du verkar innan du förbinder dig till något.
Patientdata lagras inom EU och lämnar aldrig unionen, vilket för en mottagning som omfattas av GDPR oftast är den kortaste delen av samtalet. Vi lämnar offert i din valuta.
Ja, och det är en fullständig översättning, inte en delvis: varje skärm, formuläretikett och valideringsmeddelande har en engelsk motsvarighet, och språket växlas inuti applikationen i stället för att låsas fast när kontot skapas.
Det gränssnittsspråket inte ändrar är innehållet ditt team skriver in. En journalanteckning stannar kvar på det språk den skrevs på, eftersom det är medicinsk dokumentation, och maskinöversättning av den vore en klinisk risk snarare än en bekvämlighet.
Webbplatsen fungerar likadant: produktsidorna finns på båda språken, medan användarvillkoren publiceras på engelska som en artighetsöversättning, med den polska texten som fortsatt juridiskt bindande.
Om ditt team är blandat är demot rätt tillfälle att reda ut det. Vi öppnar samma konto på båda språken så att du kan se exakt de skärmar dina medarbetare kommer att arbeta i, i stället för att bara ta vårt ord för täckningen.
Inom EU, och den lämnar aldrig unionen. Databasen, filerna och säkerhetskopiorna finns i Polen, med säkerhetskopior sparade på två separata platser.
Åtkomsten är separerad i själva databasen, inte bara i applikationskoden. Varje tabell som innehåller patientdata har sin egen åtkomstpolicy, och rollen som applikationen körs under saknar behörighet att kringgå den. En bugg i koden kan därför inte visa dig en annan mottagnings journaler: frågan returnerar helt enkelt ingenting.
Varje läsning, ändring och export skrivs till en oföränderlig granskningslogg med tidpunkt, användare och IP-adress, och redan det att öppna en journal lämnar ett spår. På varandra följande poster binds samman av en hashkedja, så att en borttagen post lämnar ett synligt hål. Du bläddrar själv i loggen i stället för att be oss om ett utdrag.
En part utanför EU är inblandad, och vi namnger den innan du hinner fråga: Cloudflare filtrerar trafik framför applikationen och lagrar ingen data.
ZenMed säljs av ett bolag registrerat i Polen, så en företagskund i en annan EU-medlemsstat faktureras utan polsk moms genom omvänd skattskyldighet och redovisar skatten i sitt eget land. Det kräver ett giltigt EU-momsregistreringsnummer, det enda dokument som är värt att ha klart innan den första fakturan.
Utanför EU saknar fakturan också polsk moms. Lokala import- eller källskatteregler är ditt eget ansvar, och din revisor kan dem bättre än vi kan.
Den publicerade prislistan är i polska zloty och brutto. Det är rätt siffra för en kund i Polen och fel siffra för alla andra, vilket är anledningen till att de engelska sidorna lämnar offert i stället för att ange pris: valuta, betalningsvillkor och faktureringscykel bestäms alla i offerten.
Det här beskriver hur vi fakturerar, inte vad du är skyldig. Bekräfta hanteringen med din egen revisor innan du budgeterar för den.
Ja, i planen Enterprise, via SAML och OIDC - protokollen som Okta, Entra ID, Google Workspace och Keycloak alla talar, så frågan handlar sällan om huruvida det går att koppla ihop, utan snarare om hur mappningen ställs in.
Det som avgörs innan avtalet, i en teknisk genomgång med din IT-avdelning: vilken leverantör som är auktoritativ, vilka claims som bär identiteten, hur dina kataloggrupper mappas mot våra tio fördefinierade personalroller, och vad som händer med en session när någon avaktiveras. Ditt team får ett svar specifikt för er katalog i stället för en logotyp på ett bildspel.
Under Enterprise använder konton ett lösenord med en valfri andra faktor, obligatorisk för varje konto med åtkomst till patientdata, och åtkomsten kan begränsas till mottagningens nätverk.
Om central autentisering är ett hårt krav från er säkerhetsavdelning, säg det redan i det första samtalet. Det ändrar vilken plan vi pratar om, och det är billigare att veta tidigt än efter en pilot.
Den första frågan är inte teknisk. Det är om din klinik överhuvudtaget har rätt att koppla upp sig mot den nationella e-hälsotjänsten. De tjänsterna är stängda för vårdgivare utan avtal med den offentliga betalaren, så en privat klinik som behandlar sina egna patienter saknar oftast både tillgång och behov av en sådan.
För den kliniken är det utskrivna receptet ingen nödlösning, utan det korrekta lokala verktyget: läkaren utfärdar det, patienten löser ut det på ett apotek till fullt pris. ZenMed lagrar receptet som strukturerad data i journalen och skapar dokumentet, så att den kliniska historiken förblir sökbar i stället för att ligga i en trave papper.
Där en klinik faktiskt har rätt att koppla upp sig hanteras den integrationen per land inom spåret Enterprise. European Health Data Space ger en gemensam väg för gränsöverskridande recept från 2029, och det är den riktningen vi bygger mot i stället för en separat koppling per land.
Den vårdpersonal du namnger, och ingen annan. Det här är den fråga som betyder mest på en företagshälsovårdsmottagning och den som är lättast att få fel, så det är värt att vara precis.
Åtkomsten är separerad efter roll, och separationen finns i databasen snarare än i applikationskoden. Receptionen ser schemat och patientens kontaktuppgifter, inte den kliniska journalen. Tio fördefinierade roller kommer färdigkonfigurerade; arbetsgivaren som organisation är inte en av dem och får ingen klinisk dokumentation genom systemet.
Varje läsning, ändring och export skrivs till en oföränderlig granskningslogg med tidpunkt, användare och adressen den kom från. Redan det att öppna en journal lämnar ett spår, och du bläddrar själv i den loggen. Om en anställd någonsin frågar vem som tittat i deras journal finns svaret i systemet snarare än i någons minne.
Ja, i planen Enterprise: en dedikerad server, antingen on-premise eller i ett privat moln som du själv kontrollerar. Det är samma kodbas som i den delade tjänsten, driftsatt separat, så du kör inte en fork som glider isär från produkten över tid.
Det som ingår i den planen och som spelar roll för en säkerhetsgranskning: en SLA på 99,99 % med avtalsviten, single sign-on, en egen produktutvecklingsplan för ändringar specifika för din installation, och en dedikerad kundansvarig i stället för en delad kö.
I den delade tjänsten ligger databasen, filerna och säkerhetskopiorna inom EU och lämnar aldrig unionen, vilket för de flesta mottagningar avgör frågan utan en separat installation.
Vilket av de två alternativen som passar är minst lika mycket en kostnadsfråga som en teknisk fråga, och det samtalet tar vi gärna innan en pilot snarare än efter.
Införande
De dokument en företagsgranskning brukar be om, och det är värt att begära dem tidigt snarare än på slutet:
- ett personuppgiftsbiträdesavtal, signerat vid onboarding
- en konsekvensbedömning avseende dataskydd
- var informationen fysiskt finns, och listan över underleverantörer med den enda parten utanför EU namngiven
- registret enligt artikel 30, genererat från databasen i stället för nedskrivet en gång i ett ordbehandlingsprogram
- villkoren vid avslut: en fullständig export i JSON och CSV inom 30 dagar efter uppsägning, raderad inom 60 dagar efter att du bekräftat mottagandet
Alla ändringar i listan över underleverantörer meddelas 30 dagar i förväg, och du kan invända mot dem. Att registret genereras spelar större roll än det låter: en ny funktion kan inte dyka upp i systemet och samtidigt saknas i dokumentationen du visar vid en inspektion.
Ja, och ett egenbyggt system är ofta det enklare fallet. Vi har flyttat data från bokningsportaler, journalsystem för stationära datorer, kalkylblad och papper; ett system ert eget team byggt är ett där någon faktiskt kan svara på frågor om schemat.
Det vi behöver är en export i valfritt strukturerat format: en databasdump, CSV, JSON, till och med en uppsättning kalkylblad. Vi mappar den mot vår modell, importerar den och validerar varje tabell mot källan. Du får en rapport som visar hur många poster som fanns i exporten, hur många som kom fram, och vad som inte stämmer. Ditt gamla system förblir påslaget tills du godkänner den rapporten.
Migreringen är kostnadsfri i alla betalplaner, sköts av vårt team, och den vanliga flaskhalsen är inte vår del av processen: det är hur snabbt exporten kan tas fram.
Att flytta från ditt nuvarande system till ZenMed är kostnadsfritt och sköts av vårt team, med dagliga statusavstämningar. Vi har flyttat data från bokningsportaler, journalsystem för stationära datorer, egenbyggda verktyg och kalkylblad.
Det här flyttar vi:
- patienter: personnummer och kontaktuppgifter
- besök och dokument: e-recept, e-remisser, ultraljudsbilder
- fakturor, provisioner och tjänstekoder
- historiska journaler, så länge ditt land kräver att de sparas
Så lång tid tar det: 5-15 arbetsdagar i genomsnitt. En mottagning med 3 läkare 8-12 dagar, en mottagning med 16 läkare 12-18 dagar.
Under den första veckan arbetar du parallellt i båda systemen: nya besök i ZenMed, det gamla systemet som backup. Ingen avbruten patientvård.
Utbildning (ingår i alla betalplaner, tillsammans med implementering och dataimport):
- reception: 1 dags utbildning plus videoinspelningar
- läkare: 1 dag plus en individuell uppföljning efter en vecka
Under de första 3 månaderna svarar en dedikerad kundansvarig inom en timme, därefter inom 2-4 timmar.
Daglig användning
Ja. En genomsnittlig journalanteckning i ZenMed tar 5-8 klick från att öppna patienten till ett utfärdat e-recept via den nationella e-hälsointegrationen.
Vad det betyder i det dagliga arbetet:
- mallarna för journalanteckningar är anpassade efter specialitet (gynekologi, pediatrik, tandvård, psykiatri, kardiologi), så läkaren fyller inte i en generisk blankett
- smart sökning hittar en patient, ett besök och ett dokument i ett fält (fuzzy-matchning på personnummer, namn eller telefonnummer) - inget flikbyte
Under den första veckan sitter vi med läkaren under passet. I Standard och uppåt svarar en dedikerad kundansvarig inom en timme under de första 3 månaderna, sedan inom 2-4 timmar.
Priser och planer
En avgift per aktiv behandlare och månad, plus valfria SMS-paket. Det finns fyra nivåer, och avgiften per behandlare sjunker allteftersom teamet växer.
Vi lämnar offert i din valuta så snart vi vet två saker: hur många behandlare som ska använda kontot, och i vilket land ni verkar. Landet spelar roll för skatter och nationella integrationer, inte för mjukvaran.
Ingår i alla betalplaner: integrationer, videobesök, API, support, utbildning för teamet och migrering från ditt nuvarande system. Inga tillägg och ingen separat avgift för API:et.
Debiteras separat: SMS, som faktureras per mottagning. Du betalar bara för det du faktiskt använder.
ZenMed har ingen bindningstid och inga avgifter för att avsluta.
Support
Supporten sköts av ett polskt team baserat i Warszawa (ZenMed App Sp. z o.o., organisationsnummer KRS 0001239438), tillgängligt under mottagningarnas arbetstider: 8.00-20.00 på vardagar, 9.00-15.00 på lördagar.
Kanaler: chatt i appen, e-post ([email protected]) och telefon. Teknisk förstahjälp vanligtvis samma dag, genomsnittlig första svarstid i piloten: 47 minuter.
Det här ger varje plan dig:
- Standard och uppåt: en dedikerad kundansvarig - en person som känner din mottagning och svarar inom en timme under de första 3 månaderna, därefter inom 2-4 timmar
- Pro: prioriterad SLA för support med garanterad svarstid (4 timmar under arbetstid)
- Enterprise: en dedikerad kundansvarig för din organisation, SLA 99,99 % med avtalsviten, en skriftlig SLA och en dedikerad Slack- eller Teams-kanal
Alla supportkanaler ingår i planen, även i Free.
Produkt
Via ett API och webhooks, som ingår i alla betalplaner i stället för att säljas som ett tillägg. De vanligaste kopplingarna är ett CRM, ett bokföringsprogram, ett laboratorium eller ett verktyg för marknadsföringsautomation.
Single sign-on är en Enterprise-funktion: SAML, OIDC och Azure AD. Om din organisation autentiserar personal centralt och inte accepterar ett separat lösenord är det den planen du ska fråga om, och det är värt att ta upp redan i det första samtalet snarare än efter att en pilot redan har startat.
Det vi inte lovar på ett bildspel är en integration med ett system vi aldrig har sett. Den ärliga ordningen är den omvända: du berättar vad som måste utbyta data, vi tittar på vad det systemet faktiskt exponerar, och sedan säger vi om det är konfiguration, en koppling vi bygger, eller något som inte fungerar. En namngiven integration i ett avtal är värd mer än en onämnd i en broschyr.
Mottagningens tidbok i ZenMed är sanningskällan: den håller besöken, ledigheten, spärrarna för rum och utrustning, och det är där konflikter upptäcks i realtid. Allt annat är en kopia av den.
Tvåvägssynkronisering med en extern kalender, till exempel Google Workspace eller Microsoft 365, levereras som en del av integrationsspåret i planen Enterprise, anpassat efter din installation. Anledningen till att det är anpassat i stället för en enkel knapp: det intressanta är aldrig själva kopplingen, utan vad som vinner när samma tid ändras på båda ställena, och hur mycket en personlig kalender får lära sig om en patient. Båda är beslut om din klinik, inte standardval vi borde göra åt dig.
Under Enterprise är API:et och webhooks med i alla betalplaner och är den vanliga vägen: händelserna finns där, och vad som läser dem är ditt val.
Ja. ZenMed konfigureras efter din specialitet och typ av mottagning.
Det här ställer du in:
- mallar för journalanteckningar och anamnesformulär
- rapporter och schemavyer
- personalroller: 10 fördefinierade RBAC-roller (läkare, sjuksköterska, receptionist, chef, bokföring, admin) plus 4 egna
Var och en av de 6 specialiteterna (gynekologi, pediatrik, tandvård, psykiatri, kardiologi plus moduler på färdplanen) har egna kalkylatorer, diagnostiska skalor (Apgar, BMI, eGFR, BSA) och mallar i linje med specialitetsföreningarnas kliniska riktlinjer.
Vi tar fram konfigurationen tillsammans med din dedikerade kundansvarig under implementeringen (1-2 dagar). Konfigurationen kräver ingen utvecklare: det visuella verktyget hanteras av receptionspersonal redan på utbildningens första dag, och ändringar under drift slår igenom direkt.
Skala: från en ensam läkare på den kostnadsfria planen till ett nätverk av kliniker (20+ behandlare, skräddarsydda integrationer, flera mottagningar i ett konto). Enterprise lägger till en on-premise-server eller privat moln, SLA 99,99 % och SSO via SAML, OIDC eller Azure AD.
Ja. Widgeten för onlinebokning ingår i alla planer, även den kostnadsfria.
Så fungerar det: du bäddar in den på mottagningens webbplats via en iframe (en rad kod), och ställer sedan in tillgängliga tjänster, behandlare, öppettider och tidsluckor. Patienten bokar ett besök dygnet runt och får automatiska SMS-påminnelser (SMS är ett separat tillägg per mottagning, som prissätts tillsammans med din plan).
Vad widgeten mer gör:
- valfri betalning online i förskott: Stripe, PayU, Przelewy24 eller vanlig banköverföring
- videobesök via en inbyggd, GDPR-anpassad videokanal
- återkommande besök
- gränssnitt anpassat för mobilen först
Från piloten: 65-75 % av patienterna bokar online sedan widgeten infördes, och receptionen sparar 10-15 timmar i veckan.
Ja. ZenMed skickar automatiskt ett SMS med en länk till din Google Business Profile efter besöket, med en inställbar fördröjning på 2 till 24 timmar. Funktionen är tillgänglig från Start, för alla specialiteter i vårt utbud (gynekologi, pediatrik, tandvård, psykiatri, kardiologi).
Arbetsflödet följer Google Business Profiles regler: vi ber om en recension, vi tvingar inte fram en positiv och vi filtrerar inte bort negativa.
Det här kan du ställa in:
- olika SMS-innehåll per specialitet eller per läkare
- undanta återkommande patienter (till exempel recept vid kroniska sjukdomar)
Dessa meddelanden dras från mottagningens SMS-paket, som offereras separat. Ett dedikerat avsändarnummer för kliniken finns också att tillgå.
Systemet lovar ingen specifik ökning av sökrankning eller antal patienter. Det ger dig en process som ökar chansen till synlighet i Google Maps och lokal sökning. I praktiken ser pilotklinikerna en ökning från 18 till över 60 recensioner inom 3 månader.
ZenMed skiljer sig från de journalsystem mottagningar använder idag på fyra konkreta sätt:
- Specialitetsmoduler. 5 dedikerade moduler (gynekologi, pediatrik, tandvård, psykiatri, kardiologi) med egna kalkylatorer (Apgar, BMI, eGFR, BSA, WHO-skalan) och protokoll. Konkurrenter behandlar alla läkare likadant.
- Global sökning. Patient, besök och dokument i ett och samma sökfält (fuzzy-matchning på personnummer, telefon, e-post). Konkurrenter har separata sökfunktioner i varje modul.
- Märkning av försäkringsbolag. Varje försäkringsbolag du samarbetar med, med automatisk fakturering per betalare. Konkurrenter märker antingen inte betalare alls, eller gör det för hand i ett kalkylblad.
- Priser du kan se innan du pratar med oss, utan tillägg för videobesök, fakturering eller API, och SMS som en separat post med öppet pris. De flesta leverantörer på den här marknaden publicerar inga priser alls.
Ingen leverantör på den här marknaden har alla fyra samtidigt.
Ja, för själva mottagningsdriften. ZenMeds kärna är specialitetsoberoende och fungerar likadant på en tandvårdsmottagning, en klinik för estetisk medicin och en kosmetologistudio:
- schemaläggning för flera behandlare och flera rum
- widget för onlinebokning till din webbplats
- patientprofil med dokument och samtycken
- SMS-påminnelser
- fakturering och e-fakturor
- rapporter och automatisk insamling av Google-recensioner
Två saker passar de här verksamheterna särskilt bra: signering av samtycken och dokument på surfplatta (planen Standard) för ingrepp där ett signerat samtycke är obligatoriskt, och påminnelser för uppföljningar och återkommande behandlingar.
För att vara rak med dig: en dedikerad tandvårdsmodul (FDI-tandschema, behandlingsplan med kostnadsberäkning) är fortfarande under utveckling. Idag får du hela lagret för mottagningsdrift, inte ett specialiserat behandlingsschema.
Du kan börja kostnadsfritt på planen Free.
Från en enskild läkare till ett nätverk med flera specialiteter. Ju större team, desto lägre avgift per behandlare.
- En enskild läkare: den kostnadsfria planen, 90 besök per månad och upp till 120 patientjournaler
- Liten mottagning, 1-3 behandlare: Start, med fullständig fakturering, rapporter, utbetalningar till behandlare och inga begränsningar
- Medelstor klinik, 5-16 behandlare: Standard - mest populär, med kliniska verktyg, försäkringsfakturering och väntelista
- Nätverk med flera specialiteter, 20+ behandlare: Pro, med flera mottagningar i ett konto, lagerhantering, skräddarsydda integrationer och prioriterad SLA
- Stora nätverk, sjukhus, institutioner: Enterprise - server on-premise, SSO via SAML, OIDC eller Azure AD, SLA 99,99 %, dedikerad kundansvarig
Vi arbetar med estetisk medicin, fysioterapi, tandvård, psykiatri, gynekologi, pediatrik, kardiologi, dermatologi, ortopedi och andra specialiteter. Piloten på kliniken Medicus Center visar effektivitet i en verklig driftmiljö.
ZenMed är inte byggt för offentliga sjukhus på föråldrade statliga system. Det är byggt för den privata marknaden, med försäkringsfakturering och automatisk e-fakturering.
Den här basen besvarar frågor som gäller överallt. Frågor som beror på polsk lag och den polska offentliga betalaren besvaras på sidans polska version. Om din fråga handlar om ditt eget land, ställ den i formuläret nedan, så svarar vi direkt i stället för att gissa offentligt. För vad systemet faktiskt gör, se funktionskatalogen; för vad det kostar, hur vi prissätter och offererar.
Boka en kort demo online.
Vi visar systemet med exempel från din specialitet och svarar på ditt teams frågor.
- Demo anpassad efter din specialitet
- Helt utan förpliktelser. Du avgör om vi går vidare
- Vi öppnar kontot på begäran, även det kostnadsfria
Föredrar du e-post? Skriv till [email protected] Eller ring oss på +48 502 565 106
Tack för förtroendet!
Vi har tagit emot din förfrågan. Vi hör av oss för att boka in demo eller öppna ditt konto.