Veelgestelde vragen over ZenMed
Concrete antwoorden over het systeem gebruiken in je eigen regio, waar patiëntgegevens staan en wie erbij kan, en verder prijzen, implementatie en het dagelijkse werk in het systeem. Voor een kliniek, een medisch centrum en een individuele arts.
Geen vragen komen overeen met die zoekterm. Stel hem via het formulier onderaan de pagina, en het antwoord komt in deze kennisbank terecht.
Internationaal werken
Ja, met één nuance die je wilt kennen voordat je iets ondertekent.
De kern is landneutraal: de agenda, het patiëntendossier, rollen met een onwijzigbare auditlog, online afspraken maken, herinneringen, operationele rapportages en de API werken overal hetzelfde, waar de praktijk ook staat. Dat deel zetten we binnen dagen aan.
Drie dingen hangen af van het land: elektronisch voorschrijven, de controle van verzekeringsdekking en het verplichte format voor e-facturatie. Elk daarvan is een koppeling met een nationale voorziening. Alle drie draaien al in Polen, en de koppeling voor jouw regio aanleggen is implementatiewerk, geen productwerk. We laten je vooraf weten welke van de drie in jouw land al bestaan, voordat je ergens toe verplicht bent.
Patiëntgegevens worden opgeslagen in de Europese Unie en verlaten die niet, wat voor een praktijk die aan de AVG (GDPR) moet voldoen meestal het kortste deel van het gesprek is. We noteren de prijs in jouw valuta.
Ja, en het is een volledige vertaling, geen gedeeltelijke: elk scherm, elk formulierlabel en elke validatiemelding heeft een Engelse tegenhanger, en de taal wordt binnen de applicatie gewisseld, niet vastgezet op het moment dat het account wordt aangemaakt.
Wat de interfacetaal niet verandert, is de inhoud die je team zelf typt. Een consultverslag blijft in de taal waarin het geschreven is, omdat het medische documentatie is, en machinaal vertalen zou een klinisch risico zijn in plaats van een gemak.
De website volgt hetzelfde patroon: de verkooppagina’s bestaan ook in het Nederlands, terwijl de algemene voorwaarden als vertaling uit beleefdheid in het Engels gepubliceerd blijven, met de Poolse tekst als bindende versie.
Is je team gemengd, dan is de demo de plek om dat uit te zoeken. We openen hetzelfde account in het Pools en het Engels, zodat je precies de schermen ziet waarmee je mensen gaan werken, in plaats van op ons woord te vertrouwen.
In de Europese Unie, en ze verlaten die niet. De database, de bestanden en de back-ups bevinden zich in Polen, met back-ups op twee gescheiden locaties.
De toegang is gescheiden in de database zelf, niet alleen in de applicatiecode. Elke tabel met patiëntgegevens heeft een eigen toegangsbeleid, en de rol waaronder de applicatie draait, heeft geen rechten om dat te omzeilen. Een bug in de code kan je daardoor geen dossiers van een andere praktijk tonen: de query geeft simpelweg niets terug.
Elke lees-, wijzigings- en exportactie wordt vastgelegd in een onwijzigbare auditlog met tijdstip, gebruiker en IP-adres, en alleen al een dossier openen laat een spoor na. Opeenvolgende vermeldingen zijn verbonden via een hashketen, zodat het verwijderen van één vermelding een zichtbaar gat achterlaat. Je doorzoekt de log zelf, zonder ons om een uittreksel te vragen.
Er is één partij buiten de EU betrokken, en we noemen die voordat je ernaar vraagt: Cloudflare filtert verkeer vóór de applicatie en slaat geen gegevens op.
ZenMed wordt verkocht door een in Polen geregistreerd bedrijf, dus een zakelijke klant in een andere EU-lidstaat krijgt een factuur zonder Poolse btw, via de verleggingsregeling (btw verlegd), en verrekent de btw in eigen land. Daarvoor is een geldig EU-btw-nummer nodig, het enige document dat het waard is om klaar te hebben liggen vóór de eerste factuur.
Buiten de EU staat er evenmin Poolse btw op de factuur. Lokale invoer- of inhoudingsregels zijn voor jouw rekening, en je boekhouder kent die beter dan wij.
De gepubliceerde prijslijst staat in Poolse zloty (Poolse złoty) en is een brutoprijs. Dat is het juiste bedrag voor een klant in Polen en het verkeerde voor ieder ander, en daarom werken onze pagina’s voor het buitenland met offertes in plaats van prijzen: valuta, betalingstermijn en factureringscyclus worden allemaal vastgelegd in de offerte.
Dit beschrijft hoe wij factureren, niet wat je verschuldigd bent. Bevestig de fiscale behandeling bij je eigen boekhouder voordat je hierop budgetteert.
Ja, bij het pakket Enterprise, via SAML en OIDC - de protocollen die Okta, Entra ID, Google Workspace en Keycloak allemaal spreken, dus de vraag is zelden of het verbindt, maar meestal hoe de mapping wordt ingesteld.
Wat vóór het contract wordt vastgelegd, in een technische review met je IT-team: welke provider gezaghebbend is, welke claims de identiteit dragen, hoe je directorygroepen worden gemapt op onze tien vooraf gedefinieerde personeelsrollen, en wat er met een sessie gebeurt zodra iemand wordt gedeprovisioneerd. Je team krijgt een antwoord specifiek voor jouw directory, geen logo op een slide.
Onder Enterprise gebruiken accounts een wachtwoord met een optionele tweede factor, verplicht voor elk account met toegang tot patiëntgegevens, en kan de toegang worden beperkt tot het praktijknetwerk.
Is centrale authenticatie een harde eis van je beveiligingsteam, zeg dat dan in het eerste gesprek. Het bepaalt over welk pakket we het hebben, en dat is goedkoper om vroeg te weten dan pas na een pilot.
De eerste vraag is niet technisch. Het is of jouw kliniek überhaupt het recht heeft om aan te sluiten op de nationale e-healthvoorziening. Die voorzieningen zijn gesloten voor zorgverleners zonder contract met de publieke betaler, dus een private kliniek die haar eigen patiënten bedient, heeft meestal geen toegang, en ook geen behoefte eraan.
Voor die kliniek is het uitgeprinte recept geen noodoplossing, maar het juiste lokale instrument: de arts schrijft het uit, de patiënt haalt het tegen de volle prijs bij de apotheek. ZenMed bewaart het recept als gestructureerde data in het dossier en produceert het document, zodat de medische voorgeschiedenis doorzoekbaar blijft in plaats van in een stapel papier te liggen.
Heeft een kliniek wel het recht om aan te sluiten, dan wordt die koppeling per land uitgewerkt op het Enterprise-traject. De Europese ruimte voor gezondheidsgegevens (EHDS) brengt vanaf 2029 een gemeenschappelijke route voor grensoverschrijdende recepten, en dat is het pad waar we naartoe bouwen, in plaats van een aparte connector per land.
De medische medewerkers die jij aanwijst, en niemand anders. Dit is de vraag die het meest telt bij een bedrijfskliniek, en degene die het makkelijkst fout gaat, dus het loont om precies te zijn.
De toegang is gescheiden per rol, en die scheiding zit in de database, niet in de applicatiecode. De receptie ziet de agenda en de contactgegevens van de patiënt, niet het medische dossier. Er zijn tien vooraf gedefinieerde rollen geconfigureerd; de werkgever als organisatie is daar geen van en krijgt via het systeem geen klinische documentatie te zien.
Elke lees-, wijzigings- en exportactie wordt vastgelegd in een onwijzigbare auditlog met tijdstip, gebruiker en het adres waar het vandaan kwam. Alleen al een dossier openen laat een spoor na, en je doorzoekt die log zelf. Vraagt een medewerker ooit wie er in zijn dossier heeft gekeken, dan staat het antwoord in het systeem, niet in iemands geheugen.
Ja, met het pakket Enterprise: een eigen server, on-premise of in een private cloud die je zelf beheert. Het is dezelfde codebase als de gedeelde dienst, apart uitgerold, dus je draait geen fork die van het product wegdrijft.
Wat met dat pakket meekomt en van belang is voor een beveiligingsbeoordeling: een SLA van 99,99% met contractuele boetes, single sign-on, een eigen ontwikkeltraject voor wijzigingen specifiek voor jouw omgeving, en een vaste accountmanager in plaats van een gedeelde wachtrij.
Bij de gedeelde dienst bevinden de database, de bestanden en de back-ups zich in de Europese Unie en verlaten die niet, wat voor de meeste klinieken de vraag beslecht zonder een aparte uitrol.
Welke van de twee past, is net zo goed een kostengesprek als een technisch gesprek, en dat voeren we liever vóór een pilot dan erna.
Implementatie
De documenten die een corporate review vraagt, en het loont om ze vroeg op te vragen in plaats van pas aan het eind:
- een verwerkersovereenkomst, getekend bij de onboarding
- een data protection impact assessment
- waar de gegevens fysiek staan, en de lijst met subverwerkers met de ene partij buiten de EU met naam genoemd
- het verwerkingsregister van artikel 30, gegenereerd vanuit de database in plaats van eenmalig geschreven in een tekstverwerker
- de voorwaarden bij vertrek: een volledige export in JSON en CSV binnen 30 dagen na beëindiging, gewist binnen 60 dagen nadat je de ontvangst bevestigt
Elke wijziging in de lijst met subverwerkers wordt 30 dagen van tevoren aangekondigd, en je kunt er bezwaar tegen maken. Dat het verwerkingsregister gegenereerd wordt, is belangrijker dan het klinkt: een nieuwe functie kan niet in het systeem verschijnen en tegelijk ontbreken in de documentatie die je bij een inspectie laat zien.
Ja, en een zelfgebouwd systeem is vaak juist het makkelijkere geval. We hebben al gegevens gehaald uit boekingsportalen, desktop-praktijksoftware, spreadsheets en papier; bij een systeem dat je eigen team gebouwd heeft, kan er tenminste iemand vragen over het schema beantwoorden.
Wat we nodig hebben, is een export in om het even welk gestructureerd formaat: een databasedump, CSV, JSON, zelfs een reeks spreadsheets. We mappen het naar ons model, importeren het, en valideren elke tabel tegen de bron. Je krijgt een rapport dat toont hoeveel dossiers er in de export zaten, hoeveel er zijn beland, en wat niet klopt. Tot je dat rapport accepteert, blijft je oude systeem aan staan.
Migratie is gratis bij elk betaald pakket, uitgevoerd door ons team, en het gebruikelijke knelpunt zit niet aan onze kant van het proces: het is hoe snel de export gemaakt kan worden.
Migratie van je huidige systeem naar ZenMed is gratis en wordt uitgevoerd door ons team, met dagelijkse statusupdates. We hebben al gegevens gehaald uit boekingsportalen, desktop-praktijksoftware, zelfgebouwde tools en spreadsheets.
Wat we verhuizen:
- patiënten: identificatienummer en contactgegevens
- consulten en documenten: e-recepten, e-verwijzingen, echoscans
- facturen, commissies en verrichtingcodes
- historische dossiers, zolang jouw land dat verplicht
Hoe lang het duurt: gemiddeld 5-15 werkdagen. Een kliniek met 3 artsen 8-12 dagen, een praktijk met 16 artsen 12-18 dagen.
De eerste week werk je in beide systemen tegelijk: nieuwe consulten in ZenMed, het oude systeem als back-up. Geen enkele onderbreking in de patiëntenzorg.
Training (inbegrepen bij elk betaald pakket, samen met implementatie en gegevensimport):
- receptie: 1 dag training plus video-opnames
- artsen: 1 dag plus een individueel gesprek na een week
De eerste 3 maanden reageert een vaste accountmanager binnen het uur, daarna binnen 2-4 uur.
Dagelijks gebruik
Ja. Een gemiddeld consultformulier in ZenMed kost 5-8 klikken, van het openen van de patiënt tot het uitschrijven van een e-recept via de nationale e-healthkoppeling.
Wat dat in de dagelijkse praktijk betekent:
- consultformuliersjablonen zijn afgestemd op het specialisme (gynaecologie, pediatrie, tandheelkunde, psychiatrie, cardiologie), zodat de arts geen generiek formulier invult
- slim zoeken vindt een patiënt, consult en document in één veld (fuzzy matching op identificatienummer, naam of telefoonnummer) - geen tabbladen wisselen
De eerste week zitten we mee tijdens de dienst van de arts. Bij Standard en hoger reageert een vaste accountmanager de eerste 3 maanden binnen het uur. Artsen krijgen daarnaast een trainingsdag met een individueel gesprek na de eerste week, zodat vragen uit de dagelijkse praktijk meteen worden opgelost.
Prijzen en pakketten
Eén tarief per actieve specialist per maand, plus optionele sms-bundels. Er zijn vier pakketten, en het tarief per specialist daalt naarmate het team groeit.
We noteren de prijs in jouw valuta zodra we twee dingen weten: hoeveel specialisten het account gaan gebruiken, en in welk land je actief bent. Het land is van belang omdat belastingen en nationale koppelingen verschillen, niet omdat de software verschilt.
Inbegrepen bij elk betaald pakket: koppelingen, videoconsult, API, ondersteuning, teamtraining en migratie vanuit je huidige systeem. Geen addenda en geen aparte kost voor de API.
Apart geoffreerd: sms, gefactureerd per praktijk. Je betaalt er alleen voor als je het gebruikt.
ZenMed is maandelijks opzegbaar, zonder opzegvergoeding.
Ondersteuning
Ondersteuning wordt verzorgd door een Pools team in Warschau (ZenMed App Sp. z o.o., KRS 0001239438), beschikbaar tijdens de werkuren van een praktijk: 8:00-20:00 op werkdagen, 9:00-15:00 op zaterdag.
Kanalen: chat in de app, e-mail ([email protected]) en telefoon. Eerstelijns technische hulp meestal dezelfde dag, gemiddelde eerste reactietijd in de pilot: 47 minuten.
Wat elk pakket je geeft:
- Standard en hoger: een vaste accountmanager - één persoon die je praktijk kent en de eerste 3 maanden binnen het uur reageert, daarna binnen 2-4 uur
- Pro: prioritaire support-SLA met gegarandeerde reactietijd (4 uur tijdens werkuren)
- Enterprise: een vaste accountmanager voor je organisatie, SLA 99,99% met contractuele boetes, een schriftelijke SLA en een eigen Slack- of Teams-kanaal
Alle ondersteuningskanalen zitten in het pakket, ook in Free.
Product
Via een API en webhooks, inbegrepen bij elk betaald pakket, niet verkocht als extra optie. De gebruikelijke koppelingen zijn een CRM, boekhoudsoftware, een laboratorium of een tool voor marketingautomatisering.
Single sign-on is een Enterprise-mogelijkheid: SAML, OIDC en Azure AD. Authenticeert jouw organisatie medewerkers centraal en accepteer je geen apart wachtwoord, dan is dat het pakket om naar te vragen, en dat breng je beter in het eerste gesprek ter sprake dan pas nadat een pilot al gestart is.
Wat we niet op een slide beloven, is een koppeling met een systeem dat we nog niet gezien hebben. De eerlijke volgorde is andersom: jij vertelt ons welke gegevens moeten worden uitgewisseld, wij bekijken wat dat systeem daadwerkelijk beschikbaar stelt, en dan zeggen we of het configuratie is, een connector die we bouwen, of iets dat niet werkt. Een met naam genoemde koppeling in een contract is meer waard dan een naamloze in een brochure.
De praktijkagenda in ZenMed is de enige bron van waarheid: hij bevat de afspraken, het verlof, de blokkades voor ruimtes en apparatuur, en daar worden conflicten in realtime opgemerkt. Al het andere is er een kopie van.
Tweerichtingssynchronisatie met een externe agenda zoals Google Workspace of Microsoft 365 wordt geleverd op het Enterprise-integratietraject, afgestemd op jouw omgeving. De reden dat het maatwerk is in plaats van een simpele schakelaar: het interessante deel is nooit de verbinding zelf, maar wat wint als dezelfde tijd op beide plekken verandert, en hoeveel een persoonlijke agenda mag weten over een patiënt. Dat zijn allebei beslissingen over jouw kliniek, geen standaardinstellingen die wij voor je moeten kiezen.
Onder Enterprise zitten de API en webhooks in elk betaald pakket en zijn ze de gebruikelijke route: de gebeurtenissen zijn er, en wat ze uitleest, is jouw keuze.
Ja. ZenMed wordt geconfigureerd naar jouw specialisme en praktijktype.
Wat je zelf instelt:
- consultformuliersjablonen en anamneseformulieren
- rapportages en agendaweergaven
- personeelsrollen: 10 vooraf gedefinieerde RBAC-rollen (arts, verpleegkundige, receptie, manager, boekhouding, beheerder) plus 4 op maat
Elk van de 6 specialismen (gynaecologie, pediatrie, tandheelkunde, psychiatrie, cardiologie plus modules op de roadmap) heeft eigen rekenhulpmiddelen, diagnostische schalen (Apgar, BMI, eGFR, BSA) en sjablonen afgestemd op de richtlijnen van de wetenschappelijke beroepsverenigingen per specialisme.
We stellen de configuratie samen met je vaste accountmanager op tijdens de implementatie (1-2 dagen). Configureren vereist geen developer: de visuele bouwer wordt op de eerste trainingsdag al door receptiemedewerkers bediend, en wijzigingen tijdens het gebruik zijn direct actief.
Schaal: van een individuele arts op het gratis pakket tot een netwerk van klinieken (20+ specialisten, koppelingen op maat, meerdere locaties in één account). Enterprise voegt een on-premise server of private cloud toe, SLA 99,99% en SSO via SAML, OIDC of Azure AD.
Ja. De afsprakenwidget zit in elk pakket, ook in het gratis pakket.
Zo werkt het: je plaatst hem op de praktijkwebsite via een iframe (één regel code), en stelt vervolgens de beschikbare diensten, specialisten, openingsdagen en tijdsloten in. De patiënt maakt 24/7 een afspraak en krijgt automatische sms-herinneringen (sms is een aparte optie per praktijk, geoffreerd samen met je pakket).
Wat de widget verder doet:
- optioneel online vooraf betalen: Stripe, PayU, Przelewy24 of een klassieke bankoverschrijving
- videoconsult via een ingebouwd AVG-conform videokanaal
- terugkerende afspraken
- mobile-first interface
Uit de pilot: 65-75% van de patiënten maakt online een afspraak zodra de widget actief is, en de receptie bespaart 10-15 uur per week.
Ja. ZenMed verstuurt na het consult automatisch een sms met een link naar je Google Bedrijfsprofiel, met een instelbare vertraging van 2 tot 24 uur. De functie is beschikbaar vanaf Start, voor elk specialisme in ons aanbod (gynaecologie, pediatrie, tandheelkunde, psychiatrie, cardiologie).
De workflow voldoet aan het beleid van Google Bedrijfsprofiel: we vragen om een review, we dwingen geen positieve af en we filteren geen negatieve weg.
Wat je kunt configureren:
- andere sms-inhoud per specialisme of per arts
- terugkerende patiënten uitsluiten (bijvoorbeeld recepten voor chronische aandoeningen)
Deze berichten komen uit de sms-bundel van je praktijk, die apart wordt geoffreerd. Een eigen afzendernummer voor de kliniek is ook beschikbaar.
Het systeem belooft geen specifieke stijging in zoekresultaten of aantal patiënten. Het geeft je een proces dat de kans op zichtbaarheid in Google Maps en lokaal zoeken vergroot. In de praktijk zien pilotklinieken een groei van 18 naar meer dan 60 reviews binnen 3 maanden.
ZenMed onderscheidt zich van de praktijksystemen die klinieken vandaag gebruiken op vier concrete punten:
- Modules per specialisme. 5 speciale modules (gynaecologie, pediatrie, tandheelkunde, psychiatrie, cardiologie) met eigen rekenhulpmiddelen (Apgar, BMI, eGFR, BSA, WHO-schaal) en protocollen. Concurrenten behandelen elke arts hetzelfde.
- Algemeen zoeken. Patiënt, consult en document in één zoekveld (fuzzy matching op identificatienummer, telefoon, e-mail). Concurrenten hebben in elke module een aparte zoekfunctie.
- Verzekeraars labelen. Elke verzekeraar waarmee je werkt, met automatische e-facturatie per betaler. Concurrenten labelen betalers niet, of doen het handmatig in een spreadsheet.
- Prijzen die je kunt zien voordat je met ons praat, zonder addenda voor videoconsult, e-facturatie of API, en sms als apart, openlijk geprijsd item. De meeste leveranciers in deze markt publiceren helemaal geen prijzen.
Geen enkele leverancier in deze markt heeft alle vier tegelijk.
Ja, voor het praktijkbeheer. De kern van ZenMed is specialisme-onafhankelijk en werkt op dezelfde manier in een tandartspraktijk, een esthetische kliniek en een cosmetologiestudio:
- planning voor meerdere specialisten en meerdere ruimtes
- afsprakenwidget voor je website
- patiëntenprofiel met documenten en toestemmingen
- sms-herinneringen
- facturatie en e-facturen
- rapportages en automatisch verzamelen van Google-reviews
Twee dingen passen bijzonder goed bij die praktijken: toestemmingen en documenten ondertekenen op een tablet (pakket Standard) voor ingrepen waarbij een ondertekende toestemming verplicht is, en herinneringen voor vervolgafspraken en terugkerende behandelingen.
Eerlijk gezegd: een speciale tandheelkundige module (FDI-tandenschema, behandelplan met kostenraming) is nog in ontwikkeling. Vandaag krijg je de volledige laag voor praktijkbeheer, geen gespecialiseerd behandelschema.
Je kunt gratis starten met het pakket Free.
Van een individuele arts tot een netwerk met meerdere specialismen. Hoe groter het team, hoe lager het tarief per specialist.
- Een individuele arts: het gratis pakket, 90 consulten per maand en tot 120 patiëntendossiers
- Kleine praktijk, 1-3 specialisten: Start, met volledige e-facturatie, rapportages, uitbetalingen aan specialisten en geen limieten
- Middelgrote kliniek, 5-16 specialisten: Standard - het meest gekozen, met klinische hulpmiddelen, facturatie aan verzekeraars en de wachtlijst
- Netwerk met meerdere specialismen, 20+ specialisten: Pro, met meerdere locaties in één account, voorraadbeheer, koppelingen op maat en prioritaire SLA
- Grote netwerken, ziekenhuizen, instellingen: Enterprise - on-premise server, SSO via SAML, OIDC of Azure AD, SLA 99,99%, vaste accountmanager
We werken met esthetische geneeskunde, fysiotherapie, tandheelkunde, psychiatrie, gynaecologie, pediatrie, cardiologie, dermatologie, orthopedie en andere specialismen. De pilot bij kliniek Medicus Center toont de effectiviteit in een productieomgeving.
ZenMed is niet gebouwd voor openbare ziekenhuizen op verouderde overheidssystemen. Het is voor de private markt, met facturatie aan verzekeraars en automatische e-facturatie.
Deze kennisbank beantwoordt de vragen die overal opgaan. Vragen die afhangen van de Poolse wet en de Poolse publieke betaler worden beantwoord op de Poolse versie van de site. Gaat jouw vraag over je eigen land, stel hem dan via het formulier hieronder, en we beantwoorden hem direct in plaats van in het openbaar te gissen. Voor wat het systeem daadwerkelijk doet, zie de lijst met functies; voor wat het kost, hoe we prijzen en offreren.
Plan een korte online demo.
We laten het systeem zien aan de hand van voorbeelden uit jouw specialisme en beantwoorden de vragen van je team.
- Demo op maat van jouw specialisme
- Vrijblijvend. Jij beslist of je verdergaat
- We openen het account op aanvraag, ook het gratis plan
Liever mailen? Schrijf naar [email protected] Of bel ons op +48 502 565 106
Bedankt voor de kans!
We hebben je aanvraag ontvangen. We nemen contact op om de demo in te plannen of je account te openen.