Perguntas frequentes sobre o ZenMed
Respostas concretas sobre usar o sistema no seu país, onde ficam os dados dos pacientes e quem lhes pode aceder, depois os preços, a implementação e o trabalho diário no sistema. Para uma clínica, um centro médico e um único médico.
Nenhuma pergunta corresponde a essa frase. Coloque-a através do formulário no final da página e a resposta ficará nesta base.
Funcionamento internacional
Sim, com uma distinção que vale a pena fazer antes de assinar seja o que for.
O núcleo do sistema é neutro quanto ao país: a agenda de consultas, o processo clínico, os perfis de acesso com registo de auditoria imutável, a marcação online, os lembretes, os relatórios operacionais e a API funcionam da mesma forma em qualquer país onde a clínica opere. Essa parte fica pronta em dias.
Três coisas dependem do país: a receita eletrónica, a verificação da elegibilidade do seguro e o formato de faturação eletrónica exigido por lei. Cada uma é uma integração com um serviço nacional. As três já funcionam na Polónia, e ligar o equivalente no seu país é trabalho de implementação, não de desenvolvimento de produto. Antes de qualquer compromisso, dizemos quais das três já existem no país onde opera.
Os dados dos pacientes são guardados na União Europeia e não saem dela, o que para uma clínica sujeita ao RGPD costuma ser a parte mais simples da conversa. O orçamento é apresentado na sua moeda.
Sim, e é uma tradução completa, não parcial: cada ecrã, etiqueta de formulário e mensagem de validação tem o equivalente em inglês, e o idioma muda-se dentro da aplicação, em vez de ficar fixado quando a conta é criada.
O que o idioma da interface não muda é o conteúdo que a sua equipa escreve. Uma nota de consulta mantém-se no idioma em que foi escrita, porque é documentação médica, e traduzi-la automaticamente seria um risco clínico, não uma comodidade.
O site funciona da mesma forma: as páginas do produto existem nos dois idiomas, enquanto os termos de serviço são publicados em inglês como tradução de cortesia, mantendo-se o texto polaco como o vinculativo.
Se a sua equipa é mista, a demonstração é o momento certo para resolver a questão. Abrimos a mesma conta nos dois idiomas para que veja exatamente os ecrãs com que a sua equipa vai trabalhar, em vez de acreditar apenas na nossa palavra sobre a cobertura.
Na União Europeia, e não saem dela. A base de dados, os ficheiros e as cópias de segurança estão na Polónia, com cópias de segurança guardadas em duas localizações distintas.
O acesso é separado na própria base de dados, não apenas no código da aplicação. Cada tabela com dados de pacientes tem a sua própria política de acesso, e a função sob a qual a aplicação corre não tem permissão para a contornar. Por isso, um erro no código não consegue mostrar-lhe os registos de outra clínica: a consulta simplesmente não devolve nada.
Cada leitura, edição e exportação fica registada num registo de auditoria imutável com a hora, o utilizador e o endereço IP, e só abrir um registo já deixa um rasto. As entradas consecutivas estão ligadas por uma cadeia de hash, pelo que remover uma deixa um vazio visível. O próprio utilizador consulta o registo, em vez de nos pedir um extrato.
Há uma entidade fora da UE envolvida, e nomeamo-la antes que pergunte: a Cloudflare filtra o tráfego à frente da aplicação e não guarda dados.
O ZenMed é vendido por uma empresa registada na Polónia, por isso um cliente empresarial noutro Estado-Membro da UE é faturado sem IVA polaco, através do mecanismo de autoliquidação (reverse charge), e liquida o imposto no seu próprio país. Isso exige um número de IVA da UE válido, que é o único documento que vale a pena ter pronto antes da primeira fatura.
Fora da UE, a fatura também não tem IVA polaco. As regras locais de importação ou de retenção na fonte são da sua responsabilidade, e o seu contabilista conhece-as melhor do que nós.
A lista de preços publicada está em zlótis e é bruta. Esse é o valor correto para um cliente na Polónia e o errado para qualquer outra pessoa, e é por isso que as páginas em inglês apresentam um orçamento em vez de um preço: a moeda, as condições de pagamento e o ciclo de faturação ficam todos definidos no orçamento.
Isto descreve a forma como faturamos, não o que deve. Confirme o tratamento fiscal com o seu contabilista antes de contar com ele no orçamento.
Sim, no plano Enterprise, através de SAML e OIDC - os protocolos que o Okta, o Entra ID, o Google Workspace e o Keycloak têm em comum, por isso a questão raramente é se liga, e quase sempre é como se configura o mapeamento.
O que fica definido antes do contrato, numa revisão técnica com a sua equipa de TI: qual é o fornecedor de identidade autoritativo, que atributos transportam a identidade, como é que os grupos do seu diretório correspondem às nossas dez funções predefinidas de equipa, e o que acontece a uma sessão quando o acesso de alguém é revogado. A sua equipa recebe uma resposta específica para o seu diretório, e não um logótipo numa apresentação.
Abaixo do Enterprise, as contas usam uma palavra-passe com um segundo fator opcional, obrigatório para qualquer conta com acesso a dados de pacientes, e o acesso pode ser limitado à rede da clínica.
Se a autenticação centralizada for um requisito obrigatório da sua equipa de segurança, diga-o logo na primeira conversa. Isso muda qual é o plano em discussão, e é mais barato sabê-lo cedo do que depois de um piloto.
A primeira pergunta não é técnica. É se a sua clínica tem sequer o direito de se ligar ao serviço nacional de saúde digital. Esses serviços são fechados, reservados aos prestadores com contrato com o pagador público, por isso uma clínica privada que atende os seus próprios pacientes normalmente não tem forma de aceder, nem precisa disso.
Para essa clínica, a receita impressa não é um remendo, é o instrumento local correto: o médico emite-a, e o paciente avia-a numa farmácia, a preço inteiro. O ZenMed guarda a prescrição como dados estruturados no processo clínico e produz o documento, para que o historial clínico se mantenha pesquisável, em vez de ficar numa pilha de papel.
Quando a clínica tem esse direito de ligação, essa integração é definida por país, no âmbito do plano Enterprise. O Espaço Europeu de Dados de Saúde traz uma via comum para prescrições transfronteiriças a partir de 2029, e é esse o caminho para o qual estamos a construir, e não um conector separado por país.
O pessoal clínico que nomear, e mais ninguém. Esta é a pergunta mais importante numa clínica de empresa, e também a mais fácil de errar, por isso vale a pena ser preciso.
O acesso é separado por função, e essa separação vive na base de dados, não no código da aplicação. A receção vê a agenda e os contactos do paciente, não o processo clínico. Vêm configuradas dez funções predefinidas; o empregador, como organização, não é uma delas, e não recebe qualquer documentação clínica através do sistema.
Cada leitura, edição e exportação fica registada num registo de auditoria imutável com a hora, o utilizador e o endereço de origem. Só abrir um registo já deixa um rasto, e é a própria organização que consulta esse registo. Se um colaborador alguma vez perguntar quem consultou o seu processo, a resposta está no sistema, e não na memória de alguém.
Sim, no plano Enterprise: um servidor dedicado, on-premise ou numa cloud privada sob o seu controlo. É a mesma base de código do serviço partilhado, apenas com uma implementação separada, para não ficar com uma versão paralela que se afasta do produto.
O que esse plano inclui e interessa a uma revisão de segurança: um SLA de 99,99% com penalizações contratuais, início de sessão único (SSO), uma linha de desenvolvimento de produto dedicada às alterações específicas da sua implementação, e um gestor de conta dedicado em vez de uma fila partilhada.
No serviço partilhado, a base de dados, os ficheiros e as cópias de segurança ficam na União Europeia e não saem dela, o que para a maioria das clínicas resolve a questão sem precisar de uma implementação separada.
Qual das duas opções é mais adequada é tanto uma conversa sobre custos como uma conversa técnica, e preferimos tê-la antes de um piloto do que depois.
Implementação
Os documentos que uma revisão corporativa costuma pedir, e vale a pena solicitá-los cedo, e não apenas no final:
- um contrato de subcontratação de dados, assinado na implementação
- uma avaliação de impacto sobre a proteção de dados (DPIA)
- onde os dados estão fisicamente guardados, e a lista de subcontratantes, com a única entidade fora da UE identificada pelo nome
- o registo de tratamento do artigo 30.º, gerado a partir da base de dados, e não escrito uma vez num processador de texto
- as condições de saída: uma exportação completa em JSON e CSV no prazo de 30 dias após o termo do contrato, apagada nos 60 dias seguintes à confirmação da receção
Qualquer alteração à lista de subcontratantes é anunciada com 30 dias de antecedência, e pode opor-se a ela. O registo de tratamento ser gerado automaticamente importa mais do que parece: uma nova funcionalidade não pode aparecer no sistema e faltar na documentação que mostra numa inspeção.
Sim, e um sistema interno costuma até ser o caso mais simples. Já migrámos dados de portais de marcação, software de secretária para clínicas, folhas de cálculo e papel; um sistema desenvolvido pela sua própria equipa é um caso em que há sempre alguém capaz de responder a perguntas sobre o esquema de dados.
O que precisamos é de uma exportação em qualquer formato estruturado: um dump da base de dados, CSV, JSON, ou até um conjunto de folhas de cálculo. Fazemos o mapeamento para o nosso modelo, importamos os dados e validamos cada tabela em relação à origem. Recebe um relatório a mostrar quantos registos havia na exportação, quantos chegaram e o que não reconcilia. Até aceitar esse relatório, o seu sistema antigo mantém-se ativo.
A migração é gratuita em todos os planos pagos, feita pela nossa equipa, e o fator limitante habitual não está do nosso lado do processo: é a rapidez com que a exportação pode ser produzida.
A migração do sistema atual para o ZenMed é gratuita e é feita pela nossa equipa, com um ponto de situação diário. Já migrámos dados de portais de marcação, software de secretária para clínicas, ferramentas internas e folhas de cálculo.
O que migramos:
- pacientes: número de identificação nacional e contactos
- consultas e documentos: receitas eletrónicas, referenciações eletrónicas, ecografias
- faturas, comissões e códigos de serviço
- histórico clínico, pelo período que o seu país exigir a sua conservação
Quanto tempo demora: em média 5 a 15 dias úteis. Uma clínica com 3 médicos: 8 a 12 dias; com 16: 12 a 18.
Na primeira semana trabalha-se em paralelo nos dois sistemas: novas consultas no ZenMed, o sistema antigo como reserva. Sem qualquer interrupção nos cuidados aos pacientes.
Formação (incluída em todos os planos pagos, junto com a implementação e a importação de dados):
- receção: 1 dia de formação mais gravações em vídeo
- médicos: 1 dia mais uma sessão individual de acompanhamento ao fim de uma semana
Nos primeiros 3 meses, um gestor de conta dedicado responde em menos de uma hora e depois em 2 a 4 horas.
Utilização diária
Sim. Um registo de consulta médio no ZenMed demora 5 a 8 cliques, desde abrir o paciente até emitir uma receita eletrónica através da integração nacional de saúde digital.
O que isto significa no trabalho diário:
- os modelos de registo de consulta são adaptados à especialidade (ginecologia, pediatria, medicina dentária, psiquiatria, cardiologia), por isso o médico não preenche um formulário genérico
- a pesquisa inteligente encontra um paciente, uma consulta e um documento num único campo (correspondência aproximada por número de identificação nacional, nome ou número de telefone), sem mudar de separador
Na primeira semana, acompanhamos o médico durante o seu turno. No Standard e acima, um gestor de conta dedicado responde em menos de uma hora durante os primeiros 3 meses.
Preços e planos
Um valor por profissional de saúde ativo, por mês, mais pacotes de SMS opcionais. Há quatro planos, e o valor por profissional desce à medida que a equipa cresce.
O orçamento é apresentado na sua moeda assim que soubermos duas coisas: quantos profissionais de saúde vão usar a conta e em que país opera a clínica. O país importa por causa dos impostos e das integrações nacionais, não por causa do software.
Incluído em todos os planos pagos: integrações, telemedicina, API, suporte, formação da equipa e migração a partir do seu sistema atual. Sem extras e sem custo adicional pela API.
Orçamentado à parte: SMS, faturado por clínica. Só paga por isso se o utilizar.
O ZenMed não tem fidelização nem penalizações por cancelamento.
Suporte
O suporte é assegurado por uma equipa polaca sediada em Varsóvia (ZenMed App Sp. z o.o., KRS 0001239438), disponível durante o horário de funcionamento das clínicas: 8:00-20:00 nos dias úteis, 9:00-15:00 aos sábados.
Canais: chat dentro da aplicação, email ([email protected]) e telefone. A ajuda técnica de primeira linha chega normalmente no mesmo dia; o tempo médio de primeira resposta no piloto foi de 47 minutos.
O que cada plano lhe dá:
- Standard e acima: um gestor de conta dedicado, uma única pessoa que conhece a sua clínica e responde em menos de uma hora durante os primeiros 3 meses, depois em 2 a 4 horas
- Pro: SLA de suporte prioritário com tempo de resposta garantido (4 horas durante o horário de funcionamento)
- Enterprise: um gestor de conta dedicado para a sua organização, SLA de 99,99% com penalizações contratuais, um SLA por escrito e um canal dedicado no Slack ou no Teams
Todos os canais de suporte estão incluídos no plano, incluindo o Free.
Produto
Através de uma API e de webhooks, incluídos em todos os planos pagos, e não vendidos como extra. As ligações mais comuns são a um CRM, a um programa de contabilidade, a um laboratório ou a uma ferramenta de automação de marketing.
O início de sessão único (SSO) é uma funcionalidade Enterprise: SAML, OIDC e Azure AD. Se a sua organização autentica a equipa de forma centralizada e não aceita uma palavra-passe separada, é sobre esse plano que vale a pena perguntar, e o ideal é falar nisso logo na primeira conversa, e não depois de um piloto já ter começado.
O que não prometemos numa apresentação é uma integração com um sistema que nunca vimos. A sequência honesta é a inversa: diz-nos o que precisa de trocar dados, vemos o que esse sistema expõe de facto, e depois dizemos se é uma questão de configuração, um conector que construímos, ou algo que não funciona. Uma integração nomeada num contrato vale mais do que uma sem nome numa brochura.
A agenda da clínica no ZenMed é a fonte de verdade: contém as consultas, as ausências, os bloqueios de salas e equipamento, e é onde os conflitos são detetados em tempo real. Tudo o resto é uma cópia dela.
A sincronização bidirecional com um calendário externo, como o Google Workspace ou o Microsoft 365, é entregue na linha de integrações Enterprise, definida à medida da sua implementação. A razão de isto ser definido à medida, e não um simples botão para ativar: a parte difícil nunca é a ligação em si, é decidir o que prevalece quando o mesmo horário muda dos dois lados, e quanto é que um calendário pessoal pode saber sobre um paciente. As duas são decisões sobre a sua clínica, não predefinições que devêssemos escolher por si.
Abaixo do Enterprise, a API e os webhooks estão incluídos em todos os planos pagos e são a via habitual: os eventos estão lá, e o que os lê é uma escolha sua.
Sim. O ZenMed é configurado de acordo com a sua especialidade e o tipo de clínica.
O que configura:
- modelos de registo de consulta e formulários de história clínica
- relatórios e vistas da agenda
- funções da equipa: 10 funções RBAC predefinidas (médico, enfermeiro, rececionista, gestor, contabilidade, administrador) mais 4 personalizadas
Cada uma das 6 especialidades (ginecologia, pediatria, medicina dentária, psiquiatria, cardiologia, e outros módulos previstos no roteiro) tem as suas próprias calculadoras, escalas de diagnóstico (Apgar, IMC, TFGe, ASC) e modelos alinhados com diretrizes clínicas de referência.
Definimos a configuração em conjunto com o seu gestor de conta dedicado durante a implementação (1 a 2 dias). A configuração não exige um programador: o construtor visual é operado pela equipa de receção logo no primeiro dia de formação, e as alterações durante a operação são instantâneas.
Escala: de um médico sozinho no plano gratuito a uma rede de clínicas (mais de 20 profissionais de saúde, integrações personalizadas, várias localizações numa só conta). O Enterprise acrescenta um servidor on-premise ou cloud privada, SLA de 99,99% e SSO via SAML, OIDC ou Azure AD.
Sim. O widget de marcação online está incluído em todos os planos, incluindo o gratuito.
Como funciona: incorpora-se no site da clínica através de iframe (uma linha de código), depois configuram-se os serviços disponíveis, os profissionais de saúde, os dias de funcionamento e os horários. O paciente marca uma consulta 24 horas por dia e recebe lembretes automáticos por SMS (o SMS é um extra por clínica, incluído no orçamento do plano).
O que mais o widget faz:
- pagamento online antecipado opcional: Stripe, PayU, Przelewy24 ou transferência bancária clássica
- telemedicina através de um canal de vídeo integrado e conforme com o RGPD
- consultas recorrentes
- interface pensada primeiro para o telemóvel
Dados do piloto: 65 a 75% dos pacientes marcam online depois de o widget estar instalado, e a receção poupa 10 a 15 horas por semana.
Sim. O ZenMed envia automaticamente um SMS com uma ligação para o seu perfil no Google Business Profile depois da consulta, com um atraso configurável de 2 a 24 horas. A funcionalidade está disponível a partir do Start, para todas as especialidades do nosso portefólio (ginecologia, pediatria, medicina dentária, psiquiatria, cardiologia).
O processo cumpre a política do Google Business Profile: pedimos uma avaliação, não forçamos que seja positiva, e não filtramos as negativas.
O que pode configurar:
- conteúdo de SMS diferente por especialidade ou por médico
- exclusão de pacientes recorrentes (por exemplo, receitas de doenças crónicas)
Estas mensagens saem do pacote de SMS da sua clínica, orçamentado à parte. Está também disponível um número de remetente dedicado para a clínica.
O sistema não promete qualquer aumento específico na classificação de pesquisa ou no número de pacientes. Dá-lhe um processo que aumenta a probabilidade de visibilidade no Google Maps e na pesquisa local. Na prática, as clínicas piloto veem um crescimento de 18 para mais de 60 avaliações em 3 meses.
O ZenMed distingue-se dos sistemas de gestão que as clínicas usam hoje em quatro aspetos concretos:
- Módulos por especialidade. 5 módulos dedicados (ginecologia, pediatria, medicina dentária, psiquiatria, cardiologia) com calculadoras próprias (Apgar, IMC, TFGe, ASC, escala da OMS) e protocolos. A concorrência trata todos os médicos da mesma forma.
- Pesquisa global. Paciente, consulta e documento num único campo de pesquisa (correspondência aproximada por número de identificação nacional, telefone ou email). A concorrência tem pesquisas separadas em cada módulo.
- Etiquetagem por seguradora. Todas as seguradoras com quem trabalha, com faturação eletrónica automática por pagador. A concorrência ou não etiqueta os pagadores, ou fá-lo à mão numa folha de cálculo.
- Preços que pode ver antes de falar connosco, sem extras para telemedicina, faturação eletrónica ou API, e com o SMS como item à parte e com preço aberto. A maioria dos fornecedores deste mercado não publica preços.
Nenhum fornecedor deste mercado reúne os quatro pontos ao mesmo tempo.
Sim, no que toca à gestão da clínica. O núcleo do ZenMed é neutro quanto à especialidade e funciona da mesma forma numa clínica dentária, numa clínica de medicina estética e num estúdio de cosmetologia:
- gestão da agenda com vários profissionais de saúde e várias salas
- widget de marcação online para o seu site
- ficha do paciente com documentos e consentimentos
- lembretes por SMS
- faturação e faturas eletrónicas
- relatórios e recolha automática de avaliações no Google
Duas coisas encaixam particularmente bem nestes contextos: a assinatura de consentimentos e documentos em tablet (plano Standard), para procedimentos em que um consentimento assinado é obrigatório, e os lembretes para consultas de seguimento e tratamentos recorrentes.
Para ser direto: um módulo dentário dedicado (diagrama dentário FDI, plano de tratamento com estimativa de custo) ainda está em desenvolvimento. Hoje tem a camada completa de gestão da clínica, não um diagrama de tratamento especializado.
Pode começar gratuitamente no plano Free.
De um médico sozinho a uma rede multiespecialidade. Quanto maior a equipa, menor o valor por profissional de saúde.
- Um médico sozinho: o plano gratuito, 90 consultas por mês e até 120 fichas de pacientes
- Consultório pequeno, 1 a 3 profissionais de saúde: Start, com faturação eletrónica completa, relatórios, pagamentos a profissionais e sem limites
- Clínica média, 5 a 16 profissionais de saúde: Standard - o mais popular, com ferramentas clínicas, faturação a seguradoras e lista de espera
- Rede multiespecialidade, mais de 20 profissionais de saúde: Pro, com várias localizações numa só conta, inventário, integrações personalizadas e SLA prioritário
- Grandes redes, hospitais, instituições: Enterprise - servidor on-premise, SSO via SAML, OIDC ou Azure AD, SLA de 99,99%, gestor de conta dedicado
Trabalhamos com medicina estética, fisioterapia, medicina dentária, psiquiatria, ginecologia, pediatria, cardiologia, dermatologia, ortopedia e outras especialidades. O piloto na clínica Medicus Center demonstra a eficácia em ambiente de produção.
O ZenMed não foi construído para hospitais públicos com sistemas estatais antigos. É para o mercado privado, com faturação a seguradoras e faturação eletrónica automática.
Esta base responde às perguntas que se aplicam em qualquer país. As perguntas que dependem da lei polaca e do pagador público polaco têm resposta na versão polaca do site. Se a sua for sobre o seu próprio país, coloque-a no formulário abaixo e respondemos-lhe diretamente, em vez de arriscarmos um palpite em público. Para saber o que o sistema faz de facto, veja o catálogo de funcionalidades; para saber quanto custa, como calculamos o preço e o orçamento.
Agende uma breve demonstração online.
Mostramos o sistema com exemplos da sua especialidade e respondemos às perguntas da sua equipa.
- Demonstração adaptada à sua especialidade
- Sem compromisso. A decisão de avançar é sua
- Abrimos a conta a pedido, também o plano gratuito
Prefere email? Escreva para [email protected] Ou ligue para +48 502 565 106
Obrigado pela oportunidade!
Recebemos o seu pedido. Entraremos em contacto para combinar a demonstração ou abrir a sua conta.