Ofte stillede spørgsmål om ZenMed
Konkrete svar om at køre systemet i jeres eget land, hvor patientdata ligger, og hvem der kan tilgå dem, samt priser, implementering og den daglige brug af systemet. Til en klinik, en klinik med flere specialer og en enkelt læge.
Ingen spørgsmål matcher den søgning. Stil det gennem formularen nederst på siden, så havner svaret i denne base.
Internationalt arbejde
Ja, med én vigtig skelnen, som er værd at kende, før I underskriver noget.
Kernen er landeneutral: kalenderen, patientjournalerne, roller med en uforanderlig log, onlinebooking, påmindelser, rapporter og API’et fungerer ens, uanset hvor praksissen ligger. Den del sætter vi op på få dage.
Tre ting afhænger af landet: e-recept, tjek af forsikringsdækning og det lovpligtige faktureringsformat. Hver af dem er en integration til en national tjeneste. Alle tre er i drift i Polen, og at koble den tilsvarende tjeneste til i jeres land er en opstartsopgave, ikke en produktopgave. Vi fortæller jer, hvilke af de tre der findes i jeres land, før I forpligter jer til noget.
Patientdata opbevares i EU og forlader ikke unionen, hvilket for en praksis underlagt GDPR normalt er den korteste del af samtalen. Vi laver et tilbud i jeres valuta.
Ja, og det er en fuldstændig oversættelse, ikke en delvis: hver skærm, hvert formularlabel og hver valideringsbesked har en engelsk pendant, og sproget skiftes inde i applikationen i stedet for at blive låst, når kontoen oprettes.
Det, grænsefladens sprog ikke ændrer, er det indhold, jeres team selv skriver. Et journalnotat forbliver på det sprog, det blev skrevet på, fordi det er medicinsk dokumentation, og maskinoversættelse af det ville være en klinisk risiko, ikke en bekvemmelighed.
Hjemmesiden fungerer på samme måde: produktsiderne findes på begge sprog, mens vilkårene for brug er offentliggjort på engelsk som en oversættelse til orientering, hvor den polske tekst forbliver den bindende.
Hvis jeres team er sprogligt blandet, er demoen stedet at afklare det. Vi opretter den samme konto på begge sprog, så I kan se præcis de skærmbilleder, jeres folk kommer til at arbejde i, i stedet for bare at tage vores ord for dækningen.
I EU, og de forlader ikke unionen. Databasen, filerne og backuppene ligger i Polen, med backup gemt to separate steder.
Adgangen er adskilt i selve databasen, ikke kun i applikationskoden. Hver tabel med patientdata har sin egen adgangspolitik, og den rolle, applikationen kører under, har ikke ret til at omgå den. En fejl i koden kan derfor ikke vise jer journalerne fra en anden praksis: forespørgslen returnerer simpelthen ingenting.
Hver visning, redigering og eksport bliver skrevet til en uforanderlig log med tidspunkt, bruger og IP-adresse, og selv det at åbne en journal efterlader et spor. Fortløbende poster er bundet sammen af en hashkæde, så hvis én fjernes, opstår der et synligt hul. I gennemser selv loggen i stedet for at bede os om et udtræk.
Én part uden for EU er involveret, og vi nævner den, før I spørger: Cloudflare filtrerer trafikken foran applikationen og gemmer ingen data.
ZenMed sælges af en virksomhed registreret i Polen, så en erhvervskunde i et andet EU-land faktureres uden polsk moms efter reglerne om omvendt betalingspligt og afregner selv momsen hjemme. Det kræver et gyldigt EU-momsnummer, som er det ene dokument, det er værd at have klar før den første faktura.
Uden for EU er der heller ikke polsk moms på fakturaen. Lokale regler for import eller kildeskat er jeres eget ansvar, og jeres revisor kender dem bedre, end vi gør.
Den offentliggjorte prisliste er i polske zloty og brutto. Det er det rigtige tal for en kunde i Polen og det forkerte for alle andre, hvilket er grunden til, at de engelske sider giver et tilbud i stedet for en pris: valuta, betalingsbetingelser og faktureringscyklus fastsættes alle i tilbuddet.
Dette beskriver, hvordan vi fakturerer, ikke hvad I skylder i skat. Bekræft den skattemæssige behandling med jeres egen revisor, før I lægger et budget efter det.
Ja, på abonnementet Enterprise, via SAML og OIDC - de protokoller, som Okta, Entra ID, Google Workspace og Keycloak alle taler, så spørgsmålet er sjældent, om det kan forbindes, men som regel hvordan mapningen skal sættes op.
Det, der afklares før kontrakten, i en teknisk gennemgang med jeres IT-team: hvilken udbyder der er den autoritative, hvilke claims der bærer identiteten, hvordan jeres directory-grupper mapper til vores ti foruddefinerede medarbejderroller, og hvad der sker med en session, når nogen fjernes fra systemet. Jeres team får et svar specifikt til jeres directory i stedet for et logo på et slide.
Under Enterprise bruger konti en adgangskode med en valgfri to-faktor, obligatorisk for enhver konto med adgang til patientdata, og adgangen kan begrænses til praksissens netværk.
Hvis central autentificering er et hårdt krav fra jeres sikkerhedsteam, så sig det i den første samtale. Det ændrer, hvilket abonnement vi taler om, og det er billigere at vide tidligt end efter en pilot.
Det første spørgsmål er ikke teknisk. Det er, om jeres klinik overhovedet har ret til at koble sig på den nationale e-sundhedstjeneste. De tjenester er lukkede for udbydere uden kontrakt med den offentlige betaler, så en privat klinik, der behandler sine egne patienter, har som regel ingen adgang og heller ikke brug for en.
For den klinik er den trykte recept ikke en nødløsning, men det korrekte lokale redskab: lægen udsteder den, og patienten indløser den på et apotek til fuld pris. ZenMed opbevarer recepten som struktureret data i journalen og danner selve dokumentet, så den kliniske historik forbliver søgbar i stedet for at ligge i en bunke papir.
Hvor en klinik rent faktisk har ret til at koble sig på, afgrænses den integration pr. land på Enterprise-sporet. Fra 2029 skaber European Health Data Space (EU’s fælles sundhedsdataområde) en fælles vej for recepter på tværs af grænser, og det er den retning, vi bygger mod, i stedet for en separat connector pr. land.
Det sundhedsfaglige personale, I udpeger, og ingen andre. Det er det spørgsmål, der betyder mest i en virksomhedsklinik, og det, der lettest går galt, så det er værd at være præcis.
Adgangen er adskilt efter rolle, og adskillelsen ligger i databasen, ikke i applikationskoden. Reception ser kalenderen og patientens kontaktoplysninger, ikke journalen. Ti foruddefinerede roller følger med opsætningen; arbejdsgiveren som organisation er ikke en af dem og får ingen klinisk dokumentation gennem systemet.
Hver visning, redigering og eksport bliver skrevet til en uforanderlig log med tidspunkt, bruger og den adresse, den kom fra. Selv det at åbne en journal efterlader et spor, og I gennemser selv den log. Hvis en medarbejder nogensinde spørger, hvem der har set deres journal, står svaret i systemet i stedet for i nogens hukommelse.
Ja, med abonnementet Enterprise: en dedikeret server, enten on-premise eller i en privat cloud, som I selv kontrollerer. Det er den samme kodebase som fællesservicen, blot udrullet separat, så I ikke ender med en fork, der glider væk fra produktet.
Det, der følger med det abonnement, og som betyder noget for en sikkerhedsgennemgang: en SLA på 99,99 % med kontraktlige sanktioner, single sign-on, et skræddersyet udviklingsspor til ændringer specifikt til jeres installation, og en dedikeret account manager i stedet for en fælles supportkø.
På fællesservicen ligger databasen, filerne og backuppene i EU og forlader ikke unionen, hvilket for de fleste klinikker afgør spørgsmålet uden en separat installation.
Hvilken af de to muligheder der passer bedst, er lige så meget en samtale om pris som en teknisk samtale, og den vil vi hellere have før en pilot end efter.
Implementering
De dokumenter, en virksomhedsgennemgang beder om, og det er værd at bede om dem tidligt frem for til sidst:
- en databehandleraftale, underskrevet ved opstart
- en konsekvensanalyse vedrørende databeskyttelse
- hvor data fysisk ligger, og listen over underdatabehandlere med den ene part uden for EU navngivet
- fortegnelsen over behandlingsaktiviteter efter artikel 30, genereret fra databasen i stedet for skrevet én gang i et tekstbehandlingsprogram
- vilkårene ved ophør: en fuld eksport i JSON og CSV inden for 30 dage efter opsigelse, slettet inden for 60 dage efter I bekræfter modtagelsen
Enhver ændring af listen over underdatabehandlere varsles 30 dage i forvejen, og I kan gøre indsigelse mod den. At fortegnelsen er genereret, betyder mere, end det lyder som: en ny funktion kan ikke dukke op i systemet og mangle i den dokumentation, I viser frem ved et tilsyn.
Ja, og et internt bygget system er ofte det nemmeste tilfælde. Vi har flyttet data ud af bookingportaler, stationær praksissoftware, regneark og papir; et system, jeres eget team har bygget, er et system, hvor nogen rent faktisk kan svare på spørgsmål om datamodellen.
Det, vi har brug for, er en eksport i et hvilket som helst struktureret format: et databasedump, CSV, JSON, selv et sæt regneark. Vi mapper det til vores model, importerer det og validerer hver tabel op mod kilden. I får en rapport, der viser, hvor mange poster der var i eksporten, hvor mange der kom med, og hvad der ikke stemmer. Indtil I godkender den rapport, forbliver jeres gamle system tændt.
Migrering er gratis i alle betalte abonnementer, udført af vores team, og den almindelige flaskehals er ikke vores del af processen: det er, hvor hurtigt eksporten kan fremstilles.
Migreringen fra jeres nuværende system til ZenMed er gratis og bliver kørt af vores team, med daglig status. Vi har flyttet data ud af bookingportaler, stationær praksissoftware, interne værktøjer og regneark.
Det, vi flytter:
- patienter: CPR-nummer og kontaktoplysninger
- konsultationer og dokumenter: e-recepter, henvisninger, ultralydsscanninger
- fakturaer, provisioner og ydelseskoder
- historiske journaler, så længe jeres land kræver, at de opbevares
Hvor lang tid det tager: 5-15 hverdage i gennemsnit. En klinik med 3 læger 8-12 dage, en praksis med 16 læger 12-18 dage.
Den første uge arbejder I parallelt i begge systemer: nye konsultationer i ZenMed, det gamle system som backup. Ingen afbrydelse i patientbehandlingen.
Oplæring (inkluderet i alle betalte abonnementer, sammen med implementering og import af data):
- reception: 1 dags oplæring plus videooptagelser
- læger: 1 dag plus en individuel opfølgning efter en uge
De første 3 måneder svarer en dedikeret account manager inden for en time, derefter inden for 2-4 timer.
Daglig brug
Ja. Et gennemsnitligt journalnotat i ZenMed tager 5-8 klik hele vejen fra åbning af patienten til udstedelse af en e-recept gennem den nationale e-sundhedsintegration.
Hvad det betyder i det daglige arbejde:
- journalnotat-skabeloner er tilpasset specialet (gynækologi, pædiatri, tandpleje, psykiatri, kardiologi), så lægen ikke sidder og udfylder en generisk formular, der ikke passer til konsultationen
- smart søgning finder en patient, konsultation og dokument i ét og samme felt (fuzzy match på CPR-nummer, navn eller telefonnummer) - ingen grund til at skifte mellem faner undervejs
Den første uge sidder vi sammen med lægen under vagten, så ingen står alene med systemet fra dag ét. I Standard og derover svarer en dedikeret account manager desuden inden for en time i de første 3 måneder.
Priser og abonnementer
Én takst pr. aktiv behandler pr. måned, plus valgfrie sms-pakker. Der er fire niveauer, og taksten pr. behandler falder, når teamet vokser.
Vi laver et tilbud i jeres valuta, så snart vi kender to ting: hvor mange behandlere skal bruge kontoen, og hvilket land I opererer i. Landet betyder noget, fordi skat og de nationale integrationer er forskellige, ikke fordi softwaren er det.
Inkluderet i alle betalte abonnementer: integrationer, telemedicin, API, support, oplæring af teamet og migrering fra jeres nuværende system. Ingen tillæg og intet særskilt gebyr for API’et.
Opgives særskilt: sms, faktureret pr. klinik. I betaler kun for det, hvis I bruger det.
ZenMed har ingen binding, og der er ingen bod ved opsigelse.
Support
Supporten drives af et polsk team med base i Warszawa (ZenMed App Sp. z o.o., KRS 0001239438), tilgængeligt i praksissens arbejdstid: kl. 8.00-20.00 på hverdage, kl. 9.00-15.00 om lørdagen.
Kanaler: chat i appen, e-mail ([email protected]) og telefon. Teknisk førstehjælp som regel samme dag, gennemsnitlig svartid ved første kontakt i pilotprojektet: 47 minutter.
Det, hvert abonnement giver jer:
- Standard og derover: en dedikeret account manager - én person, der kender jeres praksis og svarer inden for en time de første 3 måneder, derefter inden for 2-4 timer
- Pro: prioriteret support-SLA med garanteret svartid (4 timer i arbejdstiden)
- Enterprise: en dedikeret account manager til jeres organisation, SLA på 99,99 % med kontraktlige sanktioner, en skriftlig SLA og en dedikeret Slack- eller Teams-kanal
Alle supportkanaler er inkluderet i abonnementet, også Free.
Produkt
Via et API og webhooks, inkluderet i alle betalte abonnementer i stedet for solgt som et tillæg. De almindelige forbindelser er et CRM, et regnskabssystem, et laboratorium eller et marketingautomatiseringsværktøj.
Single sign-on er en Enterprise-funktion: SAML, OIDC og Azure AD. Hvis jeres organisation autentificerer medarbejdere centralt og ikke vil acceptere en separat adgangskode, er det det abonnement, I skal spørge om, og det er værd at nævne i den første samtale, ikke efter at en pilot allerede er i gang.
Det, vi ikke lover på et slide, er en integration til et system, vi ikke har set. Den ærlige rækkefølge er den modsatte: I fortæller os, hvad der skal udveksle data, vi ser på, hvad det system faktisk stiller til rådighed, og så siger vi, om det er en opsætning, en connector, vi bygger, eller noget, der ikke lader sig gøre. En navngivet integration i en kontrakt er mere værd end en unavngiven i en brochure.
Praksiskalenderen i ZenMed er den autoritative kilde: den rummer konsultationerne, fridage samt blokeringer af lokaler og udstyr, og det er her, konflikter fanges i realtid. Alt andet er en kopi af den.
Tovejssynkronisering med en ekstern kalender som Google Workspace eller Microsoft 365 leveres på Enterprise-integrationssporet, tilpasset jeres installation. Grunden til, at det er en tilpasning og ikke en kontakt, I bare slår til: det interessante er aldrig selve forbindelsen, men hvad der vinder, når den samme tid ændres begge steder, og hvor meget en personlig kalender må vide om en patient. Begge dele er beslutninger om jeres klinik, ikke standardindstillinger, vi bør vælge for jer.
Under Enterprise er API’et og webhooks med i alle betalte abonnementer og er den almindelige vej: begivenhederne er der, og hvad der læser dem, er jeres valg.
Ja. ZenMed konfigureres til jeres speciale og praksistype.
Det, I sætter op:
- journalnotat-skabeloner og anamneseformularer
- rapporter og kalendervisninger
- medarbejderroller: 10 foruddefinerede RBAC-roller (læge, sygeplejerske, receptionist, klinikchef, bogholderi, admin) plus 4 skræddersyede
Hvert af de 6 specialer (gynækologi, pædiatri, tandpleje, psykiatri, kardiologi plus moduler på roadmappet) har sine egne beregnere, diagnostiske skalaer (Apgar, BMI, eGFR, BSA) og skabeloner, der følger retningslinjerne fra PTG, PTKardio og PTP.
Vi fastlægger konfigurationen sammen med jeres dedikerede account manager under implementeringen (1-2 dage). Konfiguration kræver ingen udvikler: den visuelle builder betjenes af receptionspersonalet allerede på første oplæringsdag, og ændringer under drift slår igennem med det samme.
Skala: fra en enkelt læge på det gratis abonnement til et netværk af klinikker (20+ behandlere, skræddersyede integrationer, flere lokationer på én konto). Enterprise tilføjer en on-premise-server eller privat cloud, SLA på 99,99 % og SSO via SAML, OIDC eller Azure AD.
Ja. Onlinebooking-widgeten findes i alle abonnementer, også det gratis, og den kræver ingen udvikler at sætte op.
Sådan fungerer det: I indsætter den på klinikkens hjemmeside via en iframe (én linje kode) og sætter derefter ydelser, behandlere, åbningsdage og tidspunkter op. Patienten booker en tid 24/7 og får automatiske sms-påmindelser (sms er et separat tillæg pr. klinik, som indgår i tilbuddet).
Det widgeten også gør:
- valgfri onlinebetaling på forhånd: Stripe, PayU, Przelewy24 eller almindelig bankoverførsel
- telemedicin via en indbygget, GDPR-kompatibel videokanal
- gentagne konsultationer
- mobiloptimeret interface
Fra pilotklinikken: 65-75 % af patienterne booker online, når widgeten er sat op, og receptionen sparer 10-15 timer om ugen, som ellers gik med telefonopkald.
Ja. ZenMed sender automatisk en sms med et link til jeres Google Virksomhedsprofil efter konsultationen, med en indstillelig forsinkelse på 2 til 24 timer. Funktionen findes fra abonnementet Start, til alle specialer i vores portefølje (gynækologi, pædiatri, tandpleje, psykiatri, kardiologi).
Arbejdsgangen overholder Google Virksomhedsprofils regler: vi beder om en anmeldelse, vi presser ikke på for en positiv, og vi filtrerer ikke negative fra.
Det, I kan konfigurere:
- forskelligt sms-indhold pr. speciale eller pr. læge
- udelukkelse af tilbagevendende patienter (for eksempel recepter ved kronisk sygdom)
Disse beskeder trækkes fra klinikkens sms-beholdning, som opgives særskilt i tilbuddet. Et dedikeret afsendernummer til klinikken kan også oprettes.
Systemet lover ingen bestemt fremgang i søgeplacering eller patienttal. Det giver jer en proces, der øger chancen for synlighed på Google Maps og i lokale søgninger. I praksis ser pilotklinikker en vækst fra 18 til over 60 anmeldelser inden for 3 måneder.
ZenMed skiller sig ud fra de journalsystemer, klinikker bruger i dag, på fire konkrete punkter:
- Moduler til specialet. 5 dedikerede moduler (gynækologi, pædiatri, tandpleje, psykiatri, kardiologi) med egne beregnere (Apgar, BMI, eGFR, BSA, WHO-skala) og protokoller. Konkurrenterne behandler alle læger ens.
- Global søgning. Patient, konsultation og dokument i ét søgefelt (fuzzy match på CPR-nummer, telefon, e-mail). Konkurrenterne har separate søgninger i hvert modul.
- Mærkning af forsikringsselskaber. Hvert forsikringsselskab, I samarbejder med, med automatisk fakturering pr. betaler. Konkurrenterne mærker enten ikke betalere, eller gør det manuelt i et regneark.
- Priser, I kan se, før I taler med os, uden tillæg for telemedicin, fakturering eller API, og med sms som et separat, åbent prissat punkt. De fleste leverandører på dette marked offentliggør ingen priser overhovedet.
Ingen leverandør på dette marked har alle fire på samme tid.
Ja, på den administrative side. Kernen i ZenMed er specialeuafhængig og fungerer på samme måde i en tandlægeklinik, en klinik for æstetisk medicin og et kosmetologistudie:
- kalenderstyring med flere behandlere og flere lokaler
- onlinebooking-widget til jeres hjemmeside
- patientprofil med dokumenter og samtykker
- sms-påmindelser
- fakturering og e-fakturaer
- rapporter og automatisk indsamling af Google-anmeldelser
To ting passer særligt godt til den slags klinikker: underskrift af samtykker og dokumenter på tablet (abonnementet Standard) til procedurer, hvor et underskrevet samtykke er obligatorisk, og påmindelser om opfølgning og tilbagevendende behandlinger.
For at være ærlige: et dedikeret tandlægemodul (FDI-tandkort, behandlingsplan med prisoverslag) er stadig under udvikling. I dag får I hele det administrative lag, ikke et specialiseret behandlingskort.
I kan starte gratis på abonnementet Free.
Fra en enkelt læge til et netværk med flere specialer. Det større teamet er, det lavere er taksten pr. behandler.
- En enkelt læge: det gratis abonnement, 90 konsultationer om måneden og op til 120 patientjournaler
- Lille praksis, 1-3 behandlere: Start, med fuld fakturering, rapporter, udbetalinger til behandlere og ingen grænser
- Mellemstor klinik, 5-16 behandlere: Standard, den mest populære, med kliniske værktøjer, afregning med forsikringsselskaber og venteliste
- Netværk med flere specialer, 20+ behandlere: Pro, med flere lokationer på én konto, lagerstyring, skræddersyede integrationer og prioriteret SLA
- Store netværk, sygehuse, institutioner: Enterprise, med on-premise-server, SSO via SAML, OIDC eller Azure AD, SLA på 99,99 % og dedikeret account manager
Vi arbejder med æstetisk medicin, fysioterapi, tandpleje, psykiatri, gynækologi, pædiatri, kardiologi, dermatologi, ortopædi og andre specialer. Pilotprojektet hos klinikken Medicus Center viser, at systemet virker i et produktionsmiljø.
ZenMed er ikke bygget til offentlige sygehuse på forældede statslige systemer. Det er til det private marked, med afregning med forsikringsselskaber og automatisk fakturering.
Denne base besvarer de spørgsmål, der gælder overalt. Spørgsmål, der afhænger af polsk lovgivning og den polske offentlige betaler, besvares på den polske version af siden. Hvis dit spørgsmål handler om dit eget land, så stil det i formularen nedenfor, og vi svarer dig direkte i stedet for at gætte offentligt. For hvad systemet faktisk kan, se funktionskataloget; for hvad det koster, sådan sætter vi priser og laver tilbud.
Book en kort online demo.
Vi viser systemet med eksempler fra dit speciale og svarer på dit teams spørgsmål.
- Demo tilpasset dit speciale
- Ingen forpligtelse. Du bestemmer, om I går videre
- Vi opretter kontoen efter henvendelse, også den gratis
Foretrækker du e-mail? Skriv til [email protected] Eller ring til os på +48 502 565 106
Tak for chancen!
Vi har modtaget din henvendelse. Vi kontakter dig for at aftale demoen eller oprette din konto.