Questions fréquentes sur ZenMed
Des réponses concrètes sur l’utilisation du système dans votre région, l’hébergement des données patients et qui peut y accéder, puis les tarifs, la mise en place et le travail quotidien dans le système. Pour un cabinet, un centre médical ou un praticien exerçant seul.
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À l’international
Oui, avec une nuance à poser avant de signer quoi que ce soit.
Le socle est neutre vis-à-vis du pays : l’agenda des rendez-vous, le dossier patient, les rôles avec journal d’audit immuable, la prise de rendez-vous en ligne, les rappels, les rapports d’activité et l’API fonctionnent de la même façon quel que soit le lieu d’exercice. Cette partie, nous l’activons en quelques jours.
Trois éléments dépendent du pays : la prescription électronique, la vérification des droits d’assurance et le format de facturation électronique imposé. Chacun correspond à une intégration avec un service national. Les trois sont opérationnels en Pologne, et connecter l’équivalent dans votre région relève de la mise en route, pas du développement produit. Nous vous dirons lequel des trois existe là où vous exercez avant tout engagement.
Les données des patients sont hébergées dans l’Union européenne et n’en sortent pas, ce qui, pour un cabinet soumis au RGPD, règle en général la partie la plus rapide de la conversation. Nous établissons un devis dans votre devise.
Oui, et c’est une traduction complète, pas partielle : chaque écran, chaque libellé de formulaire et chaque message de validation a son équivalent en anglais, et la langue se change à l’intérieur de l’application plutôt que d’être figée à la création du compte.
Ce que la langue de l’interface ne change pas, c’est le contenu que votre équipe saisit elle-même. Une note de consultation reste dans la langue où elle a été écrite, car c’est de la documentation médicale, et la traduire automatiquement serait un risque clinique plutôt qu’un confort.
Le site fonctionne de la même façon : les pages produit existent dans les deux langues, tandis que les conditions d’utilisation sont publiées en anglais à titre de traduction de courtoisie, le texte polonais restant la version qui fait foi.
Si votre équipe est mixte, la démo est le bon moment pour trancher. Nous ouvrons le même compte dans les deux langues, pour que vous puissiez voir les écrans exacts sur lesquels vos équipes travailleront, plutôt que de nous croire sur parole.
Dans l’Union européenne, et elles n’en sortent pas. La base de données, les fichiers et les sauvegardes se trouvent en Pologne, avec des sauvegardes conservées à deux emplacements distincts.
La séparation des accès se fait dans la base de données elle-même, pas seulement dans le code de l’application. Chaque table contenant des données de patients porte sa propre politique d’accès, et le rôle sous lequel s’exécute l’application n’a pas la permission de la contourner. Un bug dans le code ne peut donc pas vous montrer les dossiers d’un autre cabinet : la requête ne renvoie tout simplement rien.
Chaque lecture, modification et export est enregistré dans un journal d’audit immuable avec l’heure, l’utilisateur et l’adresse IP, et le simple fait d’ouvrir un dossier laisse une trace. Les entrées consécutives sont liées par une chaîne de hachage : en supprimer une laisse un trou visible. Vous consultez vous-même le journal, sans avoir à nous demander un extrait.
Un seul intervenant hors UE est impliqué, et nous vous le disons de nous-mêmes : Cloudflare filtre le trafic devant l’application et ne stocke aucune donnée.
ZenMed est vendu par une société immatriculée en Pologne, si bien qu’un client professionnel dans un autre État membre de l’UE est facturé sans TVA polonaise, au titre de l’autoliquidation, et déclare la taxe dans son propre pays. Cela suppose un numéro de TVA intracommunautaire valide, le seul document qu’il vaut la peine d’avoir sous la main avant la première facture.
Hors UE, la facture ne porte pas non plus de TVA polonaise. Les règles locales d’importation ou de retenue à la source vous incombent, et votre comptable les connaîtra mieux que nous.
Le tarif catalogue publié est en zlotys et TTC. C’est le bon chiffre pour un client en Pologne, et le mauvais pour tous les autres, ce qui explique pourquoi les pages en anglais proposent un devis plutôt qu’un tarif : la devise, les conditions de paiement et le cycle de facturation sont tous fixés dans le devis.
Ceci décrit notre façon de facturer, pas ce que vous devez. Faites confirmer le traitement fiscal par votre propre comptable avant d’en tenir compte dans votre budget.
Oui, avec l’offre Enterprise, via SAML et OIDC : les protocoles que parlent Okta, Entra ID, Google Workspace et Keycloak, si bien que la question n’est presque jamais de savoir si ça se connecte, mais comment se règle le mappage.
Ce qui se règle avant le contrat, lors d’une revue technique avec votre équipe informatique : quel fournisseur fait autorité, quelles revendications portent l’identité, comment vos groupes d’annuaire correspondent à nos dix rôles prédéfinis, et ce qu’il advient d’une session quand quelqu’un est déprovisionné. Votre équipe obtient une réponse propre à votre annuaire, pas un logo sur une présentation.
En dessous d’Enterprise, les comptes utilisent un mot de passe avec un second facteur optionnel, obligatoire pour tout compte ayant accès aux données des patients, et l’accès peut être restreint au réseau du cabinet.
Si l’authentification centralisée est une exigence stricte de votre équipe sécurité, dites-le dès la première conversation. Cela change l’offre dont nous parlons, et il est moins coûteux de le savoir tôt qu’après un pilote.
La première question n’est pas technique. C’est de savoir si votre cabinet a même le droit de se connecter au service national de e-santé. Ces services sont fermés aux prestataires sous contrat avec l’organisme public, si bien qu’un cabinet privé qui reçoit ses propres patients n’a en général aucun moyen d’y accéder, et n’en a pas besoin.
Pour ce cabinet, l’ordonnance imprimée n’est pas un contournement, c’est le bon instrument local : le médecin l’émet, le patient la fait exécuter en pharmacie au prix plein. ZenMed conserve la prescription comme donnée structurée dans le dossier et produit le document, si bien que l’historique clinique reste consultable au lieu de dormir dans une pile de papier.
Là où un cabinet a effectivement le droit de se connecter, cette intégration est délimitée par pays, sur la voie Enterprise. L’espace européen des données de santé apportera une voie commune pour les prescriptions transfrontalières à partir de 2029, et c’est vers cette voie que nous construisons, plutôt que vers un connecteur séparé par pays.
Le personnel médical que vous désignez, et personne d’autre. C’est la question qui compte le plus dans un cabinet d’entreprise, et celle qu’il est le plus facile de mal traiter : mieux vaut donc être précis.
Les accès sont séparés par rôle, et cette séparation vit dans la base de données plutôt que dans le code de l’application. Le secrétariat voit l’agenda et les coordonnées du patient, pas le dossier clinique. Dix rôles prédéfinis sont configurés d’office, et l’employeur en tant qu’organisation n’en fait pas partie : il ne reçoit aucune documentation clinique par le système.
Chaque lecture, modification et export est enregistré dans un journal d’audit immuable avec l’heure, l’utilisateur et l’adresse d’origine. Le simple fait d’ouvrir un dossier laisse une trace, et vous consultez vous-même ce journal. Si un salarié demande un jour qui a consulté son dossier, la réponse est dans le système, pas dans la mémoire de quelqu’un.
Oui, avec l’offre Enterprise : un serveur dédié, sur site ou dans un cloud privé que vous contrôlez. C’est la même base logicielle que le service mutualisé, déployée séparément : vous n’exploitez donc pas une version parallèle qui s’éloignerait du produit au fil du temps.
Ce que comprend cette offre, et qui compte pour une revue de sécurité : un SLA de 99,99 % avec pénalités contractuelles, l’authentification unique (SSO), une feuille de route de développement sur mesure pour les besoins propres à votre déploiement, et un interlocuteur dédié plutôt qu’une file d’attente partagée.
Sur le service mutualisé, la base de données, les fichiers et les sauvegardes se trouvent dans l’Union européenne et n’en sortent pas, ce qui règle la question pour la plupart des cabinets sans déploiement séparé.
Le choix entre les deux est autant une question de coût que de technique, et nous préférons en parler avant un pilote plutôt qu’après.
Mise en place
Les documents que demande une revue d’entreprise, et mieux vaut les demander tôt plutôt qu’à la fin :
- un contrat de sous-traitance (DPA), signé dès la mise en route
- une analyse d’impact relative à la protection des données
- l’emplacement physique des données, et la liste des sous-traitants avec le seul intervenant hors UE nommé
- le registre des traitements de l’article 30, généré depuis la base de données plutôt que rédigé une fois dans un traitement de texte
- les conditions de sortie : un export complet en JSON et CSV sous 30 jours après la résiliation, effacé sous 60 jours après confirmation de réception
Tout changement dans la liste des sous-traitants est annoncé 30 jours à l’avance, et vous pouvez vous y opposer. Le fait que le registre des traitements soit généré compte plus qu’il n’y paraît : une nouvelle fonctionnalité ne peut pas apparaître dans le système tout en restant absente de la documentation que vous présentez lors d’un contrôle.
Oui, et un système développé en interne est souvent le cas le plus simple. Nous avons déjà repris des données depuis des portails de prise de rendez-vous, des logiciels de cabinet installés en local, des tableurs et du papier. Un système que votre propre équipe a construit est un système où quelqu’un peut réellement répondre à des questions sur le schéma de données.
Ce dont nous avons besoin, c’est d’un export dans un format structuré, quel qu’il soit : un dump de base de données, du CSV, du JSON, ou même un ensemble de tableurs. Nous le faisons correspondre à notre modèle, nous l’importons, et nous validons chaque table par rapport à la source. Vous recevez un rapport indiquant combien d’enregistrements étaient dans l’export, combien sont arrivés, et ce qui ne correspond pas. Tant que vous n’avez pas validé ce rapport, votre ancien système reste actif.
La migration est gratuite dans chaque offre payante, prise en charge par notre équipe, et le goulot d’étranglement habituel n’est pas de notre côté du processus : c’est la vitesse à laquelle l’export peut être produit.
La migration depuis votre système actuel vers ZenMed est gratuite et prise en charge par notre équipe, avec un suivi quotidien. Nous avons déjà repris des données depuis des portails de prise de rendez-vous, des logiciels de cabinet, des outils internes et des tableurs.
Ce que nous reprenons :
- les patients : numéro d’identification national et coordonnées
- les consultations et documents : prescriptions électroniques, adressages électroniques, comptes-rendus d’échographie
- les factures, commissions et codes d’actes
- l’historique, pour la durée exigée dans votre pays
Durée : 5 à 15 jours ouvrés en moyenne. 8 à 12 jours pour un cabinet de 3 médecins, 12 à 18 jours pour un cabinet de 16 médecins.
Pendant la première semaine, vous travaillez en parallèle sur les deux systèmes : les nouvelles consultations dans ZenMed, l’ancien système en secours. Aucune interruption dans la prise en charge.
Formation (incluse dans chaque offre payante, avec la mise en place et l’import des données) :
- secrétariat : 1 jour de formation, plus des enregistrements vidéo
- médecins : 1 jour, plus un point individuel après une semaine
Pendant les 3 premiers mois, un interlocuteur dédié répond en moins d’une heure, puis sous 2 à 4 heures.
Usage quotidien
Oui. Une fiche de consultation moyenne dans ZenMed prend 5 à 8 clics, de l’ouverture du dossier patient jusqu’à l’émission d’une prescription électronique via l’intégration nationale de e-santé.
Ce que cela signifie au quotidien :
- les modèles de fiche de consultation sont adaptés à la spécialité (gynécologie, pédiatrie, dentisterie, psychiatrie, cardiologie), si bien que le médecin ne remplit pas un formulaire générique
- la recherche intelligente retrouve un patient, une consultation et un document dans un seul champ (correspondance approximative sur le numéro d’identification national, le nom ou le téléphone), sans changer d’onglet
Pendant la première semaine, nous restons aux côtés du médecin pendant ses consultations. À partir de Standard, un interlocuteur dédié répond en moins d’une heure pendant les 3 premiers mois.
Tarifs et offres
Un tarif par praticien actif et par mois, plus des packs SMS en option. Il existe quatre offres, et le tarif par praticien baisse à mesure que l’équipe s’agrandit.
Nous établissons un devis dans votre devise une fois deux éléments connus : le nombre de praticiens qui utiliseront le compte, et le pays où vous exercez. Le pays compte parce que la fiscalité et les intégrations nationales diffèrent, pas parce que le logiciel change.
Inclus dans chaque offre payante : les intégrations, la téléconsultation, l’API, le support, la formation de l’équipe et la migration depuis votre système actuel. Aucune option cachée, aucun supplément pour l’API.
Facturé séparément : le SMS, facturé par cabinet. Vous ne payez que si vous l’utilisez.
ZenMed fonctionne sans engagement, mois par mois, sans pénalité de résiliation.
Support
Le support est assuré par une équipe polonaise basée à Varsovie (ZenMed App Sp. z o.o., KRS 0001239438), disponible aux horaires de travail des cabinets : 8h-20h les jours ouvrés, 9h-15h le samedi.
Canaux : chat dans l’application, e-mail ([email protected]) et téléphone. Assistance technique de premier niveau généralement le jour même, temps de première réponse moyen constaté lors du pilote : 47 minutes.
Ce que vous obtenez selon l’offre :
- À partir de Standard : un interlocuteur dédié, une personne qui connaît votre cabinet et répond en moins d’une heure pendant les 3 premiers mois, puis sous 2 à 4 heures
- Pro : SLA de support prioritaire avec délai de réponse garanti (4 heures aux horaires ouvrés)
- Enterprise : un interlocuteur dédié pour votre organisation, SLA de 99,99 % avec pénalités contractuelles, un SLA écrit et un canal Slack ou Teams dédié
Tous les canaux de support sont inclus dans l’offre, y compris dans Free.
Produit
Via une API et des webhooks, inclus dans chaque offre payante, plutôt que vendus en option. Les connexions les plus courantes sont un CRM, un logiciel de comptabilité, un laboratoire ou un outil d’automatisation marketing.
L’authentification unique est une capacité de l’offre Enterprise : SAML, OIDC et Azure AD. Si votre organisation authentifie son personnel de façon centralisée et n’acceptera pas un mot de passe séparé, c’est l’offre à évoquer, et mieux vaut le faire dès la première conversation plutôt qu’après le démarrage d’un pilote.
Ce que nous ne promettrons jamais sur une présentation, c’est une intégration avec un système que nous n’avons jamais vu. La bonne démarche va dans l’autre sens : vous nous dites ce qui doit échanger des données, nous regardons ce que ce système expose réellement, puis nous vous disons s’il s’agit de configuration, d’un connecteur à développer, ou de quelque chose qui ne fonctionnera pas. Une intégration nommée dans un contrat vaut mieux qu’une intégration anonyme dans une brochure.
L’agenda du cabinet dans ZenMed fait référence : il contient les rendez-vous, les absences, les blocages de salle et de matériel, et c’est là que les conflits sont détectés en temps réel. Tout le reste n’en est qu’une copie.
La synchronisation bidirectionnelle avec un agenda externe comme Google Workspace ou Microsoft 365 est livrée sur la voie d’intégration Enterprise, délimitée selon votre déploiement. Si elle est délimitée plutôt qu’activable en un clic, c’est que l’enjeu n’est jamais la connexion elle-même : c’est de savoir qui l’emporte quand le même créneau change des deux côtés, et ce qu’un agenda personnel a le droit de savoir sur un patient. Ce sont deux décisions qui concernent votre cabinet, pas des réglages par défaut que nous devrions choisir à votre place.
En dessous d’Enterprise, l’API et les webhooks sont inclus dans chaque offre payante et constituent la voie habituelle : les événements sont disponibles, et ce qui les lit est votre choix.
Oui. ZenMed se configure selon votre spécialité et votre type de cabinet.
Ce que vous configurez :
- modèles de fiche de consultation et formulaires d’antécédents
- rapports et vues d’agenda
- rôles du personnel : 10 rôles RBAC prédéfinis (médecin, infirmier, secrétariat, responsable, comptabilité, administrateur) plus 4 personnalisés
Chacune des 6 spécialités (gynécologie, pédiatrie, dentisterie, psychiatrie, cardiologie, plus des modules à venir) dispose de ses propres calculateurs, échelles diagnostiques (Apgar, IMC, DFG, surface corporelle) et modèles conformes aux recommandations des sociétés savantes de chaque spécialité.
Nous définissons la configuration avec votre interlocuteur dédié pendant la mise en place (1 à 2 jours). La configuration ne demande pas de développeur : l’éditeur visuel est utilisé par le secrétariat dès le premier jour de formation, et les changements sont instantanés en cours d’exploitation.
Échelle : d’un médecin seul sur l’offre gratuite à un réseau de cabinets (20 praticiens et plus, intégrations sur mesure, plusieurs sites dans un seul compte). Enterprise ajoute un serveur sur site ou un cloud privé, un SLA de 99,99 % et le SSO via SAML, OIDC ou Azure AD.
Oui. Le widget de prise de rendez-vous en ligne est inclus dans chaque offre, y compris l’offre gratuite.
Comment cela fonctionne : vous l’intégrez au site du cabinet via une iframe (une ligne de code), puis vous configurez les prestations disponibles, les praticiens, les jours d’ouverture et les créneaux horaires. Le patient prend rendez-vous 24h/24 et reçoit des rappels SMS automatiques (le SMS est une option facturée séparément par cabinet, incluse dans le devis de votre offre).
Ce que fait aussi le widget :
- paiement en ligne optionnel à l’avance : Stripe, PayU, Przelewy24 ou virement bancaire classique
- téléconsultation via un canal vidéo intégré, conforme au RGPD
- rendez-vous récurrents
- interface pensée d’abord pour mobile
Résultats du pilote : 65 à 75 % des patients prennent rendez-vous en ligne une fois le widget en place, et le secrétariat économise 10 à 15 heures par semaine.
Oui. ZenMed envoie automatiquement un SMS avec un lien vers votre fiche Google Business Profile après la consultation, avec un délai configurable de 2 à 24 heures. La fonctionnalité est disponible à partir de Start, pour chaque spécialité de notre portefeuille (gynécologie, pédiatrie, dentisterie, psychiatrie, cardiologie).
Le fonctionnement respecte les règles de Google Business Profile : nous demandons un avis, nous n’en imposons pas un positif et nous n’écartons pas les avis négatifs.
Ce que vous pouvez configurer :
- un contenu de SMS différent par spécialité ou par médecin
- l’exclusion des patients récurrents (par exemple les renouvellements d’ordonnance pour maladie chronique)
Ces messages sont prélevés sur le pack SMS de votre cabinet, facturé séparément. Un numéro d’expéditeur dédié pour le cabinet est également disponible.
Le système ne promet aucune hausse précise du classement dans les moteurs de recherche ni du nombre de patients. Il vous donne un processus qui augmente les chances de visibilité sur Google Maps et dans les recherches locales. En pratique, les cabinets pilotes voient leurs avis passer de 18 à plus de 60 en 3 mois.
ZenMed se distingue des systèmes de gestion que les cabinets utilisent aujourd’hui sur quatre points concrets :
- Des modules par spécialité. 5 modules dédiés (gynécologie, pédiatrie, dentisterie, psychiatrie, cardiologie) avec leurs propres calculateurs (Apgar, IMC, DFG, surface corporelle, échelle OMS) et leurs propres protocoles. Les concurrents traitent chaque médecin de la même façon.
- Une recherche globale. Patient, consultation et document dans un seul champ de recherche (correspondance approximative sur le numéro d’identification national, le téléphone, l’e-mail). Les concurrents proposent une recherche séparée dans chaque module.
- L’étiquetage par assureur. Chaque assureur avec lequel vous travaillez, avec facturation électronique automatique par payeur. Les concurrents ne suivent pas les payeurs, ou le font à la main dans un tableur.
- Des tarifs visibles avant même de nous parler, sans supplément pour la téléconsultation, la facturation électronique ou l’API, et le SMS comme seule option facturée séparément et affichée ouvertement. La plupart des éditeurs de ce marché ne publient aucun tarif.
Aucun éditeur de ce marché ne réunit ces quatre points à la fois.
Oui, côté gestion de cabinet. Le socle de ZenMed est indépendant de la spécialité et fonctionne de la même façon dans un cabinet dentaire, un cabinet de médecine esthétique et un institut de cosmétologie :
- planning multi-praticiens et multi-salles
- widget de prise de rendez-vous en ligne pour votre site
- fiche patient avec documents et consentements
- rappels SMS
- facturation et factures électroniques
- rapports et collecte automatique d’avis Google
Deux fonctionnalités conviennent particulièrement bien à ces environnements : la signature des consentements et documents sur tablette (offre Standard) pour les actes où un consentement signé est obligatoire, et les rappels de suivi pour les soins récurrents.
Pour être honnête avec vous : un module dentaire dédié (schéma dentaire FDI, plan de traitement avec devis) est encore en développement. Aujourd’hui, vous disposez de toute la couche de gestion de cabinet, mais pas d’un schéma de traitement spécialisé.
Vous pouvez démarrer gratuitement sur l’offre Free.
Du médecin exerçant seul au réseau pluridisciplinaire. Plus l’équipe est grande, plus le tarif par praticien baisse.
- Un médecin seul : l’offre gratuite, 90 consultations par mois et jusqu’à 120 dossiers patients
- Petit cabinet, 1 à 3 praticiens : Start, avec facturation électronique complète, rapports, versements aux praticiens et sans limites
- Cabinet de taille moyenne, 5 à 16 praticiens : Standard, l’offre la plus demandée, avec outils cliniques, facturation aux assureurs et liste d’attente
- Réseau pluridisciplinaire, 20 praticiens et plus : Pro, avec plusieurs sites dans un seul compte, gestion des stocks, intégrations sur mesure et SLA prioritaire
- Grands réseaux, hôpitaux, institutions : Enterprise, avec serveur sur site, SSO via SAML, OIDC ou Azure AD, SLA de 99,99 % et interlocuteur dédié
Nous travaillons avec la médecine esthétique, la kinésithérapie, la dentisterie, la psychiatrie, la gynécologie, la pédiatrie, la cardiologie, la dermatologie, l’orthopédie et d’autres spécialités. Le pilote au cabinet Medicus Center démontre son efficacité en conditions réelles de production.
ZenMed n’est pas conçu pour les hôpitaux publics fonctionnant sur des systèmes étatiques historiques. Il s’adresse au marché privé, avec facturation aux assureurs et facturation électronique automatique.
Cette base répond aux questions valables partout. Les questions qui dépendent du droit polonais et de l’organisme public polonais trouvent leur réponse sur la version polonaise du site. Si la vôtre porte sur votre propre pays, posez-la dans le formulaire ci-dessous : nous y répondrons directement plutôt que de deviner en public. Pour savoir ce que fait vraiment le système, consultez le catalogue des fonctionnalités, et pour ce que ça coûte, notre façon de fixer les tarifs et d’établir un devis.
Demandez une courte démo en ligne.
Nous vous présenterons le système à partir d’exemples de votre spécialité et répondrons aux questions de votre équipe.
- Démo adaptée à votre spécialité
- Aucun engagement. Vous décidez de la suite
- Nous ouvrons le compte sur demande, y compris l’offre gratuite
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