Ofte stilte spørsmål om ZenMed
Konkrete svar om å bruke systemet i din egen region, hvor pasientdata befinner seg og hvem som har tilgang til dem, deretter priser, implementering og det daglige arbeidet i systemet. For en klinikk, et legesenter og en enkelt lege.
Ingen spørsmål samsvarer med den frasen. Still det gjennom skjemaet nederst på siden, så havner svaret i denne basen.
Internasjonalt
Ja, med ett forbehold som er verdt å nevne før du signerer noe.
Kjernen er landnøytral: timeboken, pasientjournalen, roller med en full logg over alle handlinger, timebestilling på nett, påminnelser, driftsrapporter og API-et fungerer likt uansett hvor praksisen holder til. Den delen setter vi opp på noen dager.
Tre ting avhenger av landet: e-resept, sjekk av forsikringsdekning og det påkrevde formatet for e-fakturering. Hver av dem er en integrasjon mot en nasjonal tjeneste. Alle tre er live i Polen, og å koble til det tilsvarende i din region er oppstartsarbeid, ikke produktarbeid. Vi forteller deg hvilke av de tre som finnes der du driver virksomhet, før du forplikter deg til noe.
Pasientdata lagres i EU og forlater ikke unionen, noe som for en praksis underlagt GDPR som regel er den enkleste delen av samtalen. Vi gir tilbud i din valuta.
Ja, og det er en fullstendig oversettelse, ikke en delvis en: hver skjerm, hvert skjemafelt og hver valideringsmelding har en engelsk motpart, og språket byttes inne i applikasjonen i stedet for å låses fast når kontoen opprettes.
Det grensesnittspråket ikke endrer, er innholdet teamet ditt skriver inn. Et konsultasjonsnotat blir stående på det språket det ble skrevet på, fordi det er medisinsk dokumentasjon, og maskinoversettelse av det ville vært en klinisk risiko, ikke en bekvemmelighet.
Nettsiden fungerer på samme måte: produktsidene finnes på begge språk, mens bruksvilkårene er publisert på engelsk som en oversettelse til orientering, mens den polske teksten fortsatt er den bindende.
Hvis teamet ditt er sammensatt, er demoen stedet å avklare det på. Vi åpner den samme kontoen på begge språk, slik at du ser nøyaktig de skjermbildene folkene dine skal jobbe med, i stedet for å bare ta vårt ord for dekningen.
I EU, og de forlater ikke unionen. Databasen, filene og sikkerhetskopiene ligger i Polen, med sikkerhetskopier lagret på to atskilte steder.
Tilgangen er atskilt i selve databasen, ikke bare i applikasjonskoden. Hver tabell som inneholder pasientdata har sin egen tilgangspolicy, og rollen applikasjonen kjører under har ikke rettigheter til å omgå den. En feil i koden kan derfor ikke vise deg en annen praksis journaler: spørringen returnerer rett og slett ingenting.
Hver lesing, redigering og eksport skrives til en full logg over alle handlinger, med tidspunkt, bruker og IP-adresse, og bare det å åpne en journal etterlater et spor. Påfølgende oppføringer er bundet sammen med en hash-kjede, så fjerner du én, blir det et synlig hull. Du blar selv gjennom loggen i stedet for å be oss om et utdrag.
Én part utenfor EU er involvert, og vi navngir den før du spør: Cloudflare filtrerer trafikk foran applikasjonen og lagrer ingen data.
ZenMed selges av et selskap registrert i Polen, så en bedriftskunde i et annet EU-land faktureres uten polsk mva under omvendt avgiftsplikt (reverse charge) og innberetter avgiften selv i eget land. Det krever et gyldig EU-mva-nummer, som er det ene dokumentet det er verdt å ha klart før den første fakturaen.
Utenfor EU inneholder fakturaen heller ingen polsk mva. Lokale regler for import eller kildeskatt er noe du selv må forholde deg til, og regnskapsføreren din kjenner dem bedre enn oss.
Den publiserte prislisten er i polske złoty, inkl. mva. Det er riktig tall for en kunde i Polen og feil for alle andre, og det er derfor de engelske sidene gir tilbud i stedet for å liste priser: valuta, betalingsbetingelser og faktureringssyklus fastsettes alle i tilbudet.
Dette beskriver hvordan vi fakturerer, ikke hva du skylder. Bekreft den skattemessige behandlingen med egen regnskapsfører før du budsjetterer med den.
Ja, i pakken Enterprise, over SAML og OIDC, protokollene som Okta, Entra ID, Google Workspace og Keycloak alle snakker, så spørsmålet er sjelden om det kobles sammen, og som regel hvordan sammenkoblingen settes opp.
Det som avklares før avtalen, i en teknisk gjennomgang med IT-teamet ditt: hvilken leverandør som er den autoritative, hvilke claims som bærer identiteten, hvordan katalog-gruppene dine kobles til våre ti forhåndsdefinerte ansattroller, og hva som skjer med en økt når noen fjernes fra systemet. Teamet ditt får et svar tilpasset ditt eget katalogoppsett, ikke en logo på en presentasjon.
Under Enterprise bruker kontoene passord med valgfri to-faktor, obligatorisk for enhver konto med tilgang til pasientdata, og tilgangen kan begrenses til praksisens nettverk.
Hvis sentral autentisering er et absolutt krav fra sikkerhetsteamet ditt, si ifra i den første samtalen. Det endrer hvilken pakke vi snakker om, og det er billigere å vite tidlig enn etter et pilotprosjekt.
Det første spørsmålet er ikke teknisk. Det er om klinikken din i det hele tatt har rett til å koble seg til den nasjonale e-helsetjenesten. Disse tjenestene er stengt for aktører uten avtale med den offentlige betaleren, så en privatklinikk som betjener sine egne pasienter, har som regel ingen vei inn, og heller ikke noe behov for det.
For den klinikken er den utskrevne resepten ikke en nødløsning, det er det riktige lokale verktøyet: legen utsteder den, pasienten henter den ut på et apotek til full pris. ZenMed lagrer resepten som strukturerte data i journalen og genererer dokumentet, slik at sykehistorien forblir søkbar i stedet for å ligge i en bunke papir.
Der en klinikk faktisk har rett til å koble seg til, defineres den integrasjonen per land på Enterprise-sporet. European Health Data Space gir en felles løsning for grensekryssende resepter fra 2029, og det er den retningen vi bygger mot, i stedet for en egen kobling per land.
Det medisinske personalet du navngir, og ingen andre. Dette er spørsmålet som betyr mest i en bedriftshelseklinikk, og det som er lettest å svare feil på, så det er verdt å være presis.
Tilgangen er atskilt etter rolle, og atskillelsen ligger i databasen, ikke i applikasjonskoden. Resepsjonen ser timeplanen og pasientens kontaktopplysninger, ikke den kliniske journalen. Ti forhåndsdefinerte roller er ferdig konfigurert; arbeidsgiveren som organisasjon er ikke en av dem og får ingen klinisk dokumentasjon gjennom systemet.
Hver lesing, redigering og eksport skrives til en full logg over alle handlinger, med tidspunkt, bruker og adressen den kom fra. Bare det å åpne en journal etterlater et spor, og du blar selv gjennom den loggen. Hvis en ansatt noen gang spør hvem som har sett journalen sin, ligger svaret i systemet, ikke i noens hukommelse.
Ja, med pakken Enterprise: en dedikert server, enten on-premise eller i en privat sky du selv kontrollerer. Det er den samme kodebasen som fellestjenesten, driftet separat, så du kjører ikke en fork som glir bort fra produktet.
Det som følger med den pakken og betyr noe i en sikkerhetsgjennomgang: en SLA på 99,99 % med avtalefestede bøter, single sign-on, et eget utviklingsløp for endringer spesifikke for din driftsløsning, og en fast kontaktperson i stedet for en delt kø.
I fellestjenesten ligger databasen, filene og sikkerhetskopiene i EU og forlater ikke unionen, noe som for de fleste klinikker avgjør spørsmålet uten en egen driftsløsning.
Hvilken av de to som passer, er like mye en kostnadssamtale som en teknisk samtale, og den tar vi helst før et pilotprosjekt enn etterpå.
Implementering
Dokumentene en bedriftsgjennomgang ber om, og det er verdt å be om dem tidlig i stedet for til slutt:
- en databehandleravtale, signert ved oppstart
- en personvernkonsekvensvurdering (DPIA)
- hvor dataene fysisk befinner seg, og listen over underleverandører, med den ene parten utenfor EU navngitt
- protokollen for behandlingsaktiviteter etter artikkel 30, generert fra databasen i stedet for skrevet én gang i et tekstbehandlingsprogram
- vilkårene ved avslutning: en full eksport i JSON og CSV innen 30 dager etter oppsigelse, slettet innen 60 dager etter at du har bekreftet mottak
Enhver endring i listen over underleverandører varsles 30 dager i forveien, og du kan protestere på den. At protokollen genereres, betyr mer enn det høres ut som: en ny funksjon kan ikke dukke opp i systemet og samtidig mangle i dokumentasjonen du viser frem ved et tilsyn.
Ja, og et hjemmesnekret system er ofte det enkleste tilfellet. Vi har flyttet data ut av bestillingsportaler, praksisprogramvare til desktop, regneark og papir; et system ditt eget team har bygget, er et der noen faktisk kan svare på spørsmål om skjemaet.
Det vi trenger, er en eksport i et hvilket som helst strukturert format: en databasedump, CSV, JSON, til og med et sett med regneark. Vi kobler det til vår modell, importerer det og validerer hver tabell mot kilden. Du får en rapport som viser hvor mange poster som var i eksporten, hvor mange som kom over, og hva som ikke stemmer. Til du har godkjent den rapporten, forblir det gamle systemet ditt i drift.
Migrering er gratis i alle betalte pakker og utføres av teamet vårt, og den vanlige flaskehalsen er ikke vår side av prosessen: det er hvor raskt eksporten kan produseres.
Migrering fra systemet du bruker i dag til ZenMed er gratis og utføres av teamet vårt, med daglige statusoppdateringer. Vi har flyttet data ut av bestillingsportaler, praksisprogramvare til desktop, hjemmesnekrede verktøy og regneark.
Dette flytter vi:
- pasienter: nasjonalt ID-nummer og kontaktopplysninger
- konsultasjoner og dokumenter: e-resepter, e-henvisninger, ultralydbilder
- fakturaer, provisjoner og tjenestekoder
- historiske journaler, så lenge landet ditt krever at de oppbevares
Hvor lang tid det tar: i snitt 5-15 virkedager. En klinikk med 3 leger 8-12 dager, en praksis med 16 leger 12-18 dager.
Den første uken jobber du parallelt i begge systemer: nye konsultasjoner i ZenMed, det gamle systemet som backup. Ingen avbrudd i pasientbehandlingen.
Opplæring (inkludert i alle betalte pakker, sammen med implementering og dataimport):
- resepsjon: 1 dags opplæring pluss videoopptak
- leger: 1 dag pluss individuell oppfølging etter en uke
De første 3 månedene svarer en fast kontaktperson innen en time, deretter innen 2-4 timer.
Daglig bruk
Ja. Et gjennomsnittlig konsultasjonsnotat i ZenMed tar 5-8 klikk, fra du åpner pasientjournalen til du utsteder en e-resept gjennom den nasjonale e-helseintegrasjonen.
Hva det betyr i det daglige arbeidet, konkret:
- maler for konsultasjonsnotater er tilpasset den enkelte spesialiteten (gynekologi, pediatri, odontologi, psykiatri, kardiologi), så legen fyller ikke ut et generisk skjema laget for alle
- smart søk finner pasient, konsultasjon og dokument i ett og samme felt (fuzzy match på nasjonalt ID-nummer, navn eller telefonnummer), uten at legen må bytte mellom faner
Den første uken sitter vi sammen med legen gjennom hele vakten, ikke bare i et oppstartsmøte. Fra og med pakken Standard svarer i tillegg en fast kontaktperson innen en time, gjennom hele de første 3 månedene.
Priser og pakker
Én pris per aktive behandler per måned, pluss valgfrie SMS-pakker. Det finnes fire pakker, og prisen per behandler synker etter hvert som teamet vokser.
Vi gir tilbud i din valuta så snart vi vet to ting: hvor mange behandlere som skal bruke kontoen, og hvilket land du driver virksomhet i. Landet betyr noe fordi skatter og nasjonale integrasjoner er forskjellige, ikke fordi programvaren er det.
Inkludert i alle betalte pakker: integrasjoner, videokonsultasjon, API, support, opplæring av teamet og migrering fra systemet du bruker i dag. Ingen tillegg og ingen egen kostnad for API-et.
Prises separat: SMS, fakturert per praksis. Du betaler bare for det du faktisk bruker.
ZenMed har ingen bindingstid og ingen gebyrer ved oppsigelse.
Support
Support drives av et polsk team basert i Warszawa (ZenMed App Sp. z o.o., KRS 0001239438), tilgjengelig i praksisenes arbeidstid: 08.00-20.00 på hverdager, 09.00-15.00 på lørdager.
Kanaler: chat i appen, e-post ([email protected]) og telefon. Førstelinjes teknisk hjelp vanligvis samme dag, gjennomsnittlig responstid i pilotprosjektet: 47 minutter.
Det hver pakke gir deg:
- Fra og med Standard: en fast kontaktperson, én person som kjenner praksisen din og svarer innen en time de første 3 månedene, deretter innen 2-4 timer
- Pro: prioritert support-SLA med garantert responstid (4 timer i arbeidstiden)
- Enterprise: en fast kontaktperson for organisasjonen din, SLA 99,99 % med avtalefestede bøter, en skriftlig SLA og en egen Slack- eller Teams-kanal
Alle support-kanaler er inkludert i pakken, også i Free.
Produkt
Gjennom et API og webhooks, inkludert i alle betalte pakker i stedet for solgt som et tillegg. De vanligste koblingene er et CRM-system, regnskapsprogramvare, et laboratorium eller et verktøy for markedsføringsautomatisering.
Single sign-on er en Enterprise-funksjon: SAML, OIDC og Azure AD. Hvis organisasjonen din autentiserer ansatte sentralt og ikke godtar et eget passord, er det den pakken du bør spørre om, og det er verdt å ta opp i den første samtalen, ikke etter at et pilotprosjekt allerede er i gang.
Det vi ikke lover på en presentasjon, er en integrasjon med et system vi ikke har sett. Den ærlige rekkefølgen er motsatt: du forteller oss hva som må utveksle data, vi ser på hva det systemet faktisk eksponerer, og så sier vi om det er konfigurasjon, en kobling vi bygger, eller noe som ikke lar seg gjøre. En navngitt integrasjon i en avtale er verdt mer enn en unavngitt en i en brosjyre.
Praksiskalenderen i ZenMed er den eneste kilden til sannhet: den inneholder konsultasjonene, fraværet, rom- og utstyrssperringene, og det er der konflikter fanges opp i sanntid. Alt annet er en kopi av den.
Toveis synkronisering med en ekstern kalender som Google Workspace eller Microsoft 365 leveres på Enterprise-sporet, definert for din driftsløsning. Grunnen til at den defineres i stedet for å bare skrus på: det vanskelige er aldri selve koblingen, det er hva som vinner når den samme timen endres begge steder, og hvor mye en personlig kalender skal få vite om en pasient. Begge deler er beslutninger om klinikken din, ikke standardvalg vi bør ta for deg.
Under Enterprise ligger API-et og webhooks i alle betalte pakker, og er den vanlige veien: hendelsene er der, og hva som leser dem, er opp til deg.
Ja. ZenMed konfigureres etter spesialiteten og praksistypen din.
Det du setter opp:
- maler for konsultasjonsnotater og anamneseskjemaer
- rapporter og visninger av timeplanen
- ansattroller: 10 forhåndsdefinerte RBAC-roller (lege, sykepleier, resepsjonist, leder, regnskap, admin) pluss 4 tilpassede
Hver av de 6 spesialitetene (gynekologi, pediatri, odontologi, psykiatri, kardiologi pluss moduler på veikartet) har egne kalkulatorer, diagnostiske skalaer (Apgar, BMI, eGFR, BSA) og maler i tråd med retningslinjene til PTG, PTKardio og PTP.
Vi definerer konfigurasjonen sammen med din faste kontaktperson under implementeringen (1-2 dager). Konfigurasjon krever ingen utvikler: den visuelle byggeren betjenes av resepsjonspersonalet allerede på opplæringsdag én, og endringer underveis i driften er umiddelbare.
Skala: fra en enkelt lege på gratisplanen til et nettverk av klinikker (20+ behandlere, skreddersydde integrasjoner, flere avdelinger i én konto). Enterprise legger til en on-premise-server eller privat sky, SLA 99,99 % og SSO via SAML, OIDC eller Azure AD.
Ja. Widgeten for timebestilling ligger i alle pakker, også i den gratis.
Slik fungerer det: du legger den inn på praksisens nettside via en iframe (én kodelinje), og setter deretter opp tilgjengelige tjenester, behandlere, åpningsdager og tidsluker. Pasienten bestiller time 24/7 og får automatiske SMS-påminnelser (SMS er et eget tillegg per praksis, prises sammen med pakken din).
Hva widgeten ellers gjør:
- valgfri forhåndsbetaling på nett: Stripe, PayU, Przelewy24 eller vanlig bankoverføring
- videokonsultasjon gjennom en innebygd, GDPR-kompatibel videokanal
- gjentakende timer
- mobiltilpasset grensesnitt
Fra pilotprosjektet: 65-75 % av pasientene bestiller time på nett etter at widgeten er på plass, og resepsjonen sparer 10-15 timer i uken.
Ja. ZenMed sender automatisk en SMS med en lenke til Google-bedriftsprofilen din etter konsultasjonen, med en innstillbar forsinkelse på 2 til 24 timer. Funksjonen er tilgjengelig fra Start, for alle spesialitetene i porteføljen vår (gynekologi, pediatri, odontologi, psykiatri, kardiologi).
Arbeidsflyten er i tråd med retningslinjene til Google-bedriftsprofil: vi ber om en anmeldelse, vi tvinger ikke frem en positiv en, og vi filtrerer ikke bort negative.
Det du kan konfigurere:
- ulikt SMS-innhold per spesialitet eller per lege
- utelate faste pasienter (for eksempel resepter ved kroniske sykdommer)
Disse meldingene trekkes fra praksisens SMS-pakke, som prises separat. Et eget avsendernummer for klinikken er også tilgjengelig.
Systemet lover ingen bestemt økning i søkeplassering eller pasienttall. Det gir deg en prosess som øker sjansen for synlighet i Google Maps og lokale søk. I praksis ser pilotklinikkene en vekst fra 18 til over 60 anmeldelser i løpet av 3 måneder.
ZenMed skiller seg fra praksissystemene klinikker bruker i dag på fire konkrete måter:
- Egne moduler per spesialitet. 5 dedikerte moduler (gynekologi, pediatri, odontologi, psykiatri, kardiologi) med egne kalkulatorer (Apgar, BMI, eGFR, BSA, WHO-skala) og protokoller. Konkurrenter behandler alle leger likt.
- Globalt søk. Pasient, konsultasjon og dokument i ett søkefelt (fuzzy match på nasjonalt ID-nummer, telefon, e-post). Konkurrenter har separate søk i hver modul.
- Merking av forsikringsselskap. Alle forsikringsselskaper du jobber med, med automatisk fakturering per betaler. Konkurrenter lar enten være å merke betalere, eller gjør det for hånd i et regneark.
- Priser du kan se før du snakker med oss, uten tillegg for videokonsultasjon, fakturering eller API, og SMS som et eget, åpent priset element. De fleste leverandører i dette markedet publiserer ingen priser i det hele tatt.
Ingen leverandør i dette markedet har alle fire samtidig.
Ja, på praksisstyringssiden. Kjernen i ZenMed er nøytral i forhold til spesialitet og fungerer likt i en tannlegepraksis, en klinikk for estetisk medisin og en kosmetologistudio:
- timeplanlegging med flere behandlere og flere rom
- widget for timebestilling på nett til nettsiden din
- pasientprofil med dokumenter og samtykker
- SMS-påminnelser
- fakturering og e-fakturaer
- rapporter og automatisk innsamling av Google-anmeldelser
To ting passer spesielt godt i disse settingene: signering av samtykker og dokumenter på nettbrett (pakken Standard) for prosedyrer der et signert samtykke er obligatorisk, og påminnelser om oppfølging og gjentakende behandlinger.
For å være ærlig: en egen tannlegemodul (FDI-tannkart, behandlingsplan med kostnadsoverslag) er fortsatt under arbeid. I dag får du hele praksisstyringslaget, ikke et spesialisert behandlingskart.
Du kan starte gratis på Free-planen.
Fra en enkelt lege til et nettverk med flere spesialiteter. Jo større team, jo lavere pris per behandler.
- En enkelt lege: gratisplanen, 90 konsultasjoner per måned og inntil 120 pasientjournaler
- Liten praksis, 1-3 behandlere: Start, med full fakturering, rapporter, utbetalinger til behandlere og ingen begrensninger
- Mellomstor klinikk, 5-16 behandlere: Standard - mest populær, med kliniske verktøy, oppgjør med forsikringsselskaper og venteliste
- Nettverk med flere spesialiteter, 20+ behandlere: Pro, med flere avdelinger i én konto, lagerstyring, skreddersydde integrasjoner og prioritert SLA
- Store nettverk, sykehus, institusjoner: Enterprise - on-premise-server, SSO via SAML, OIDC eller Azure AD, SLA 99,99 %, fast kontaktperson
Vi jobber med estetisk medisin, fysioterapi, odontologi, psykiatri, gynekologi, pediatri, kardiologi, dermatologi, ortopedi og andre spesialiteter. Pilotprosjektet ved klinikken Medicus Center viser effekten i et reelt driftsmiljø.
ZenMed er ikke bygget for offentlige sykehus på utdaterte statlige systemer. Det er laget for det private markedet, med oppgjør med forsikringsselskaper og automatisk fakturering.
Denne basen svarer på spørsmålene som gjelder uansett hvor du er. Spørsmål som avhenger av polsk lov og den polske offentlige betaleren, besvares på den polske versjonen av siden. Hvis ditt spørsmål handler om ditt eget land, still det i skjemaet under, så svarer vi direkte i stedet for å gjette offentlig. For hva systemet faktisk gjør, se funksjonskatalogen; for hva det koster, hvordan vi priser og gir tilbud.
Book en kort demo på nett.
Vi viser systemet med eksempler fra spesialiteten din og svarer på spørsmålene til teamet ditt.
- Demo tilpasset spesialiteten din
- Ingen forpliktelser. Du bestemmer om du vil gå videre
- Vi oppretter kontoen på forespørsel, også den gratis
Foretrekker du e-post? Skriv til [email protected] Eller ring oss på +48 502 565 106
Takk for sjansen!
Vi har mottatt forespørselen din. Vi tar kontakt for å avtale demoen eller opprette kontoen din.