Preguntas frecuentes sobre ZenMed
Respuestas concretas sobre cómo funciona el sistema en tu país, dónde están los datos de los pacientes y quién puede acceder a ellos, y también sobre precios, implementación y el trabajo diario en el sistema. Para una clínica, un centro médico o una consulta individual.
Ninguna pregunta coincide con esa frase. Pregúntala en el formulario al final de la página y la respuesta acabará en esta base.
Trabajar a nivel internacional
Sí, con un matiz que conviene aclarar antes de firmar nada.
El núcleo es neutral respecto al país: la agenda de citas, la historia clínica, los roles con un registro de auditoría inmutable, la cita online, los recordatorios, los informes operativos y la API funcionan igual sea cual sea la ubicación de la clínica. Esa parte la activamos en días.
Tres cosas dependen del país: la receta electrónica, la verificación de la cobertura del seguro y el formato de facturación electrónica exigido por la normativa. Cada una es una integración con un servicio nacional. Las tres funcionan en Polonia, y conectar el equivalente en tu país es trabajo de puesta en marcha, no de producto. Te diremos cuáles de las tres existen donde operas antes de que te comprometas a nada.
Los datos de los pacientes se almacenan en la Unión Europea y no salen de ella, lo que para una clínica sujeta al RGPD suele ser la parte más breve de la conversación. Te damos un presupuesto en tu moneda.
Sí, y es una traducción completa, no parcial: cada pantalla, etiqueta de formulario y mensaje de validación tiene su equivalente en inglés, y el idioma se cambia dentro de la aplicación, no se fija al crear la cuenta.
Lo que el idioma de la interfaz no cambia es el contenido que escribe tu equipo. Una nota de consulta se queda en el idioma en el que se escribió, porque es documentación médica y traducirla automáticamente sería un riesgo clínico, no una comodidad.
La web funciona igual: las páginas del producto existen en ambos idiomas, mientras que las condiciones del servicio se publican en inglés como traducción de cortesía, y el texto polaco sigue siendo el vinculante.
Si tu equipo es mixto, la demo es el momento de comprobarlo. Abrimos la misma cuenta en ambos idiomas para que veas exactamente las pantallas con las que va a trabajar tu gente, en lugar de fiarte de nuestra palabra.
En la Unión Europea, y no salen de ella. La base de datos, los archivos y las copias de seguridad están en Polonia, con las copias de seguridad guardadas en dos ubicaciones distintas.
El acceso está separado en la propia base de datos, no solo en el código de la aplicación. Cada tabla que contiene datos de pacientes lleva su propia política de acceso, y el rol con el que se ejecuta la aplicación no tiene permiso para saltársela. Por eso, un error en el código no puede mostrarte los registros de otra clínica: la consulta simplemente no devuelve nada.
Cada lectura, edición y exportación queda registrada en un registro de auditoría inmutable con la hora, el usuario y la dirección IP, y con solo abrir una ficha ya queda constancia. Las entradas consecutivas están encadenadas mediante un hash, de modo que eliminar una deja un hueco visible. Tú mismo consultas el registro, sin tener que pedirnos un extracto.
Hay una única parte ajena a la UE, y te la decimos antes de que preguntes: Cloudflare filtra el tráfico delante de la aplicación y no almacena ningún dato.
ZenMed lo vende una empresa registrada en Polonia, así que a un cliente profesional de otro Estado miembro de la UE se le factura sin IVA polaco, mediante el mecanismo de inversión del sujeto pasivo, y es él quien declara el impuesto en su propio país. Eso exige un NIF-IVA intracomunitario válido, el único documento que conviene tener listo antes de la primera factura.
Fuera de la UE la factura tampoco lleva IVA polaco. Las normas locales de importación o de retención corren de tu cuenta, y tu asesor fiscal las conocerá mejor que nosotros.
La lista de precios publicada está en eslotis polacos y es un precio bruto. Es la cifra correcta para un cliente en Polonia y la equivocada para cualquier otro; por eso esta página da un presupuesto en lugar de un precio: la moneda, las condiciones de pago y el ciclo de facturación se fijan en el presupuesto.
Esto describe cómo facturamos, no lo que debes pagar en impuestos. Confirma el tratamiento fiscal con tu propio asesor antes de hacer números.
Sí, en el plan Enterprise, mediante SAML y OIDC, los protocolos que hablan Okta, Entra ID, Google Workspace y Keycloak, así que la pregunta rara vez es si conecta y casi siempre es cómo se configura la correspondencia de atributos.
Lo que se decide antes del contrato, en una revisión técnica con tu equipo de IT: qué proveedor es el autoritativo, qué claims llevan la identidad, cómo se corresponden los grupos de tu directorio con nuestros diez roles de personal predefinidos, y qué ocurre con una sesión cuando alguien deja de tener acceso. Tu equipo recibe una respuesta específica para vuestro directorio, no un logotipo en una diapositiva.
Por debajo de Enterprise, las cuentas usan una contraseña con un segundo factor opcional, obligatorio para toda cuenta con acceso a los datos de los pacientes, y el acceso se puede restringir a la red de la clínica.
Si la autenticación centralizada es un requisito imprescindible para tu equipo de seguridad, dilo en la primera conversación. Cambia de qué plan estamos hablando, y es más barato saberlo pronto que después de un piloto.
La primera pregunta no es técnica. Es si tu clínica tiene siquiera derecho a conectarse al servicio nacional de e-salud. Esos servicios están cerrados a los proveedores que tienen contrato con el pagador público, así que una clínica privada que atiende a sus propios pacientes normalmente no tiene forma de entrar, ni la necesita.
Para esa clínica, la receta impresa no es un apaño, es el instrumento local correcto: el médico la emite, y el paciente la compra en la farmacia a precio completo. ZenMed guarda la receta como dato estructurado en la historia clínica y genera el documento, de modo que el historial clínico sigue siendo consultable en lugar de acabar en una pila de papel.
Cuando una clínica sí tiene derecho a conectarse, esa integración se define país por país dentro del plan Enterprise. El Espacio Europeo de Datos Sanitarios traerá una vía común para las recetas transfronterizas a partir de 2029, y ese es el camino hacia el que avanzamos, en lugar de un conector distinto por país.
El personal médico que tú designes, y nadie más. Esta es la pregunta más importante en una clínica de empresa, y la que más fácilmente se responde mal, así que conviene ser precisos.
El acceso está separado por rol, y esa separación vive en la base de datos, no en el código de la aplicación. Recepción ve la agenda y los datos de contacto del paciente, no la historia clínica. Vienen configurados diez roles predefinidos; la empresa como organización no es uno de ellos y no recibe documentación clínica a través del sistema.
Cada lectura, edición y exportación queda registrada en un registro de auditoría inmutable con la hora, el usuario y la dirección desde la que se hizo. Con solo abrir una ficha ya queda constancia, y tú mismo consultas ese registro. Si algún empleado pregunta alguna vez quién ha mirado su ficha, la respuesta está en el sistema, no en la memoria de alguien.
Sí, en el plan Enterprise: un servidor dedicado, on-premise o en una nube privada que tú controlas. Es el mismo código que el servicio compartido, desplegado por separado, así que no estás manteniendo una bifurcación que se aleja del producto.
Lo que incluye ese plan y le importa a una revisión de seguridad: un SLA del 99,99% con penalizaciones contractuales, inicio de sesión único, una vía de desarrollo de producto a medida para cambios específicos de tu despliegue, y un gestor de cuenta dedicado en lugar de una cola compartida.
En el servicio compartido, la base de datos, los archivos y las copias de seguridad están en la Unión Europea y no salen de ella, lo que para la mayoría de las clínicas resuelve la cuestión sin necesidad de un despliegue aparte.
Cuál de las dos opciones encaja es tanto una conversación de coste como técnica, y preferimos tenerla antes de un piloto que después.
Implementación
Los documentos que pide una revisión corporativa, y conviene solicitarlos pronto y no al final:
- un contrato de encargado del tratamiento, firmado durante la puesta en marcha
- una evaluación de impacto relativa a la protección de datos
- dónde están físicamente los datos, y la lista de subencargados con la única parte ajena a la UE identificada
- el registro de actividades de tratamiento del artículo 30, generado a partir de la base de datos en lugar de redactado una vez en un procesador de texto
- las condiciones de salida: una exportación completa en JSON y CSV en un plazo de 30 días tras la baja, eliminada en los 60 días siguientes a que confirmes su recepción
Cualquier cambio en la lista de subencargados se anuncia con 30 días de antelación y puedes oponerte a él. Que el registro de actividades se genere automáticamente importa más de lo que parece: una función nueva no puede aparecer en el sistema y faltar en la documentación que enseñas en una inspección.
Sí, y un sistema hecho a medida suele ser el caso más fácil. Hemos migrado datos desde portales de reservas, software de gestión de escritorio, hojas de cálculo y papel; un sistema construido por tu propio equipo es uno en el que alguien puede realmente responder preguntas sobre el esquema.
Lo que necesitamos es una exportación en cualquier formato estructurado: un volcado de base de datos, CSV, JSON, incluso un conjunto de hojas de cálculo. Lo mapeamos a nuestro modelo, lo importamos y validamos cada tabla contra el origen. Recibes un informe que muestra cuántos registros había en la exportación, cuántos llegaron y qué no cuadra. Hasta que aceptas ese informe, tu sistema antiguo sigue encendido.
La migración es gratuita en todos los planes de pago, la lleva a cabo nuestro equipo, y el cuello de botella habitual no está en nuestra parte del proceso: está en la velocidad a la que se puede generar la exportación.
La migración desde tu sistema actual a ZenMed es gratuita y la lleva a cabo nuestro equipo, con seguimiento diario. Hemos migrado datos desde portales de reservas, software de gestión de escritorio, herramientas propias y hojas de cálculo.
Lo que migramos:
- pacientes: número de identificación nacional y datos de contacto
- consultas y documentos: recetas electrónicas, derivaciones electrónicas, ecografías
- facturas, comisiones y códigos de servicio
- historiales, durante todo el tiempo que exija tu país
Cuánto tarda: de 5 a 15 días laborables de media. Una clínica de 3 médicos, de 8 a 12 días; una de 16 médicos, de 12 a 18 días.
Durante la primera semana trabajas en paralelo en los dos sistemas: las citas nuevas en ZenMed, el sistema antiguo como respaldo. Cero interrupción en la atención.
Formación (incluida en todos los planes de pago, junto con la implementación y la importación de datos):
- recepción: 1 día de formación más grabaciones en vídeo
- médicos: 1 día más una sesión individual de seguimiento al cabo de una semana
Durante los 3 primeros meses, un gestor de cuenta dedicado responde en menos de una hora; después, en 2-4 horas.
Uso diario
Sí. Una hoja de consulta media en ZenMed lleva 5-8 clics desde que abres la ficha del paciente hasta emitir una receta electrónica a través de la integración nacional de e-salud.
Lo que eso significa en el trabajo diario:
- las plantillas de la hoja de consulta se adaptan a la especialidad (ginecología, pediatría, odontología, psiquiatría, cardiología), así que el médico no rellena un formulario genérico
- la búsqueda inteligente encuentra un paciente, una consulta y un documento en un solo campo (coincidencia aproximada por número de identificación nacional, nombre o teléfono), sin cambiar de pestaña
Durante la primera semana nos sentamos con el médico durante su turno. En Standard y planes superiores, un gestor de cuenta dedicado responde en menos de una hora durante los 3 primeros meses.
Precios y planes
Una tarifa por especialista activo al mes, más paquetes de SMS opcionales. Hay cuatro niveles, y la tarifa por especialista baja a medida que crece el equipo.
Te damos un presupuesto en tu moneda en cuanto sabemos dos cosas: cuántos especialistas van a usar la cuenta y en qué país operas. El país importa porque los impuestos y las integraciones nacionales cambian, no porque cambie el software.
Incluido en todos los planes de pago: integraciones, telemedicina, API, soporte, formación del equipo y migración desde tu sistema actual. Sin anexos y sin coste aparte por la API.
Con presupuesto aparte: el SMS, facturado por clínica. Solo pagas por él si lo usas.
ZenMed es sin permanencia, sin penalizaciones por cancelar.
Soporte
El soporte lo lleva un equipo polaco con sede en Varsovia (ZenMed App Sp. z o.o., KRS 0001239438), disponible en el horario de trabajo habitual de una clínica: de 8:00 a 20:00 los días laborables, de 9:00 a 15:00 los sábados.
Canales: chat dentro de la aplicación, correo electrónico ([email protected]) y teléfono. La primera atención técnica suele llegar el mismo día; el tiempo medio de primera respuesta en el piloto fue de 47 minutos.
Qué te da cada plan:
- Standard y superiores: un gestor de cuenta dedicado, una persona que conoce tu clínica y responde en menos de una hora durante los 3 primeros meses, y después en 2-4 horas
- Pro: SLA de soporte prioritario con tiempo de respuesta garantizado (4 horas en horario laboral)
- Enterprise: un gestor de cuenta dedicado para tu organización, SLA del 99,99% con penalizaciones contractuales, un SLA por escrito y un canal dedicado de Slack o Teams
Todos los canales de soporte están incluidos en el plan, incluido el plan Free.
Producto
Mediante una API y webhooks, incluidos en todos los planes de pago, no vendidos como complemento aparte. Las conexiones habituales son un CRM, un programa de contabilidad, un laboratorio o una herramienta de automatización de marketing.
El inicio de sesión único es una funcionalidad de Enterprise: SAML, OIDC y Azure AD. Si tu organización autentica al personal de forma centralizada y no acepta una contraseña aparte, ese es el plan del que hay que hablar, y conviene plantearlo en la primera conversación y no después de empezar un piloto.
Lo que no vamos a prometer en una diapositiva es una integración con un sistema que no hemos visto. El orden honesto es el contrario: tú nos dices qué datos hay que intercambiar, nosotros vemos qué expone realmente ese sistema, y entonces te decimos si es cuestión de configuración, un conector que construimos, o algo que no funciona. Una integración con nombre propio en un contrato vale más que una sin nombre en un folleto.
La agenda de la clínica en ZenMed es la fuente de verdad: contiene las citas, las ausencias, los bloqueos de sala y de equipamiento, y es donde se detectan los conflictos en tiempo real. Todo lo demás es una copia de ella.
La sincronización bidireccional con un calendario externo como Google Workspace o Microsoft 365 se ofrece dentro de la vía de integración de Enterprise, definida a medida de tu despliegue. La razón de que se defina a medida en lugar de ser un simple interruptor: lo interesante nunca es la conexión, sino qué gana cuando el mismo hueco cambia en los dos sitios a la vez, y cuánto se le permite saber de un paciente a un calendario personal. Ambas son decisiones sobre tu clínica, no valores por defecto que debamos elegir por ti.
Por debajo de Enterprise, la API y los webhooks están incluidos en todos los planes de pago y son la vía habitual: los eventos están ahí, y quién los lee es decisión tuya.
Sí. ZenMed se configura según tu especialidad y el tipo de clínica.
Lo que configuras tú:
- plantillas de la hoja de consulta y formularios de antecedentes
- informes y vistas de la agenda
- roles de personal: 10 roles RBAC predefinidos (médico, enfermería, recepción, gerencia, contabilidad, administración) más 4 personalizados
Cada una de las 6 especialidades (ginecología, pediatría, odontología, psiquiatría, cardiología, más los módulos previstos) tiene sus propias calculadoras, escalas diagnósticas (Apgar, IMC, TFGe, SCT) y plantillas alineadas con las guías clínicas de cada especialidad.
Definimos la configuración junto con tu gestor de cuenta dedicado durante la puesta en marcha (1-2 días). La configuración no requiere un programador: el creador visual lo maneja el personal de recepción desde el primer día de formación, y los cambios durante el funcionamiento son instantáneos.
Escala: desde un médico solo con el plan gratuito hasta una red de clínicas (20 o más especialistas, integraciones a medida, varias sedes en una sola cuenta). Enterprise añade un servidor on-premise o nube privada, SLA del 99,99% y SSO mediante SAML, OIDC o Azure AD.
Sí. El widget de cita online está en todos los planes, incluido el gratuito.
Cómo funciona: lo incrustas en la web de la clínica mediante un iframe (una línea de código), y luego configuras los servicios disponibles, los especialistas, los días laborables y los huecos horarios. El paciente reserva una cita las 24 horas y recibe recordatorios automáticos por SMS (el SMS es un complemento aparte por clínica, con presupuesto incluido en tu plan).
Qué más hace el widget:
- pago online opcional por adelantado: Stripe, PayU, Przelewy24 o transferencia bancaria clásica
- telemedicina mediante un canal de vídeo integrado y conforme al RGPD
- citas recurrentes
- interfaz optimizada para móvil
Datos del piloto: el 65-75% de los pacientes reserva online una vez implantado el widget, y recepción ahorra 10-15 horas a la semana.
Sí. ZenMed envía automáticamente un SMS con un enlace a tu perfil de Google Business después de la consulta, con un retraso configurable de 2 a 24 horas. La función está disponible a partir del plan Start, para todas las especialidades de nuestro catálogo (ginecología, pediatría, odontología, psiquiatría, cardiología).
El proceso cumple con la política de Perfil de Negocio de Google: pedimos una reseña, no forzamos que sea positiva y no filtramos las negativas.
Qué puedes configurar:
- un texto de SMS distinto por especialidad o por médico
- excluir a pacientes recurrentes (por ejemplo, recetas de enfermedades crónicas)
Estos mensajes salen de tu paquete de SMS de la clínica, que se presupuesta aparte. También está disponible un número de remitente propio para la clínica.
El sistema no promete ningún aumento concreto en el posicionamiento en buscadores ni en el número de pacientes. Te da un proceso que aumenta las probabilidades de visibilidad en Google Maps y en la búsqueda local. En la práctica, las clínicas piloto pasan de 18 a más de 60 reseñas en 3 meses.
ZenMed se diferencia de los sistemas de gestión que usan hoy las clínicas en cuatro aspectos concretos:
- Módulos por especialidad. 5 módulos dedicados (ginecología, pediatría, odontología, psiquiatría, cardiología) con sus propias calculadoras (Apgar, IMC, TFGe, SCT, escala de la OMS) y protocolos. La competencia trata a todos los médicos por igual.
- Búsqueda global. Paciente, consulta y documento en un solo campo de búsqueda (coincidencia aproximada por número de identificación nacional, teléfono o correo electrónico). La competencia tiene búsquedas separadas en cada módulo.
- Etiquetado de aseguradoras. Todas las aseguradoras con las que trabajas, con facturación electrónica automática por pagador. La competencia, o no etiqueta a los pagadores, o lo hace a mano en una hoja de cálculo.
- Precios que puedes ver antes de hablar con nosotros, sin complementos aparte para telemedicina, facturación electrónica o API, y con el SMS como partida separada y con precio público. La mayoría de los proveedores de este mercado no publica ningún precio.
Ningún proveedor de este mercado tiene los cuatro a la vez.
Sí, en la parte de gestión de la clínica. El núcleo de ZenMed es independiente de la especialidad y funciona igual en una clínica dental, una clínica de medicina estética y un centro de cosmetología:
- agenda multiespecialista y multisala
- widget de cita online para tu web
- ficha del paciente con documentos y consentimientos
- recordatorios por SMS
- facturación y facturas electrónicas
- informes y recogida automática de reseñas de Google
Hay dos cosas que encajan especialmente bien en ese tipo de negocio: la firma de consentimientos y documentos en tableta (plan Standard) para procedimientos en los que el consentimiento firmado es obligatorio, y los recordatorios de seguimiento para tratamientos recurrentes.
Para ser sinceros: un módulo dental específico (odontograma FDI, plan de tratamiento con presupuesto) todavía está en desarrollo. Hoy tienes toda la capa de gestión de la clínica, no un odontograma especializado.
Puedes empezar gratis con el plan Free.
Desde un médico solo hasta una red multiespecialidad. Cuanto más grande es el equipo, más baja es la tarifa por especialista.
- Un médico solo: el plan gratuito, 90 citas al mes y hasta 120 fichas de paciente
- Clínica pequeña, 1-3 especialistas: Start, con facturación electrónica completa, informes, liquidaciones a especialistas y sin límites
- Clínica mediana, 5-16 especialistas: Standard, el más popular, con herramientas clínicas, facturación a aseguradoras y lista de espera
- Red multiespecialidad, 20 o más especialistas: Pro, con varias sedes en una sola cuenta, inventario, integraciones a medida y SLA prioritario
- Grandes redes, hospitales, instituciones: Enterprise, servidor on-premise, SSO mediante SAML, OIDC o Azure AD, SLA del 99,99%, gestor de cuenta dedicado
Trabajamos con medicina estética, fisioterapia, odontología, psiquiatría, ginecología, pediatría, cardiología, dermatología, traumatología y otras especialidades. El piloto en la clínica Medicus Center demuestra su eficacia en un entorno de producción.
ZenMed no está pensado para hospitales públicos con sistemas estatales heredados. Es para el mercado privado, con facturación a aseguradoras y facturación electrónica automática.
Esta base responde a las preguntas que valen para cualquier país. Las preguntas que dependen de la legislación polaca y del pagador público polaco se responden en la versión polaca del sitio. Si la tuya es sobre tu propio país, pregúntala en el formulario de abajo y te responderemos directamente en lugar de adivinar en público. Para saber qué hace exactamente el sistema, consulta el catálogo de funcionalidades; para saber lo que cuesta, cómo calculamos precios y presupuestos.
Solicita una breve demo online.
Te mostraremos el sistema con ejemplos de tu especialidad y responderemos las preguntas de tu equipo.
- Demo adaptada a tu especialidad
- Sin compromiso. Tú decides si seguir adelante
- Abrimos la cuenta a petición, también el plan gratuito
¿Prefieres el correo? Escribe a [email protected] O llámanos al +48 502 565 106
¡Gracias por la oportunidad!
Hemos recibido tu solicitud. Nos pondremos en contacto contigo para concertar la demo o abrir tu cuenta.