Domande frequenti su ZenMed
Risposte concrete su come usare il sistema nel tuo paese, dove si trovano i dati dei pazienti e chi può accedervi, poi prezzi, attivazione e il lavoro quotidiano nel sistema. Per uno studio medico, un centro medico e un medico singolo.
Nessuna domanda corrisponde a questa frase. Chiedila tramite il modulo in fondo alla pagina: la risposta finirà in questa base.
Attività internazionale
Sì, con una distinzione che vale la pena chiarire prima di firmare qualsiasi cosa.
Il nucleo del sistema è neutro rispetto al paese: l’agenda degli appuntamenti, la cartella clinica, i ruoli con un registro delle attività immutabile, la prenotazione online, i promemoria, i report operativi e le API funzionano allo stesso modo ovunque si trovi lo studio. Questa parte la attiviamo in pochi giorni.
Tre cose dipendono dal paese: la prescrizione elettronica, la verifica della copertura assicurativa e il formato di fattura obbligatorio previsto dalla legge locale. Ognuna di queste è un’integrazione con un servizio nazionale. Tutte e tre sono attive in Polonia, e collegare l’equivalente nel tuo paese è un lavoro di attivazione, non di prodotto. Ti diciamo quale delle tre esiste nel paese in cui operi prima che tu ti impegni in qualsiasi cosa.
I dati dei pazienti sono conservati nell’Unione Europea e non ne escono, il che per uno studio soggetto al GDPR è di solito la parte più breve della conversazione. Il preventivo te lo facciamo nella tua valuta.
Sì, ed è una traduzione completa, non parziale: ogni schermata, etichetta dei moduli e messaggio di validazione ha una versione in inglese, e la lingua si cambia dentro l’applicazione invece di restare fissata alla creazione dell’account.
Quello che la lingua dell’interfaccia non cambia è il contenuto che il tuo team scrive. Una nota di visita resta nella lingua in cui è stata scritta, perché è documentazione medica e tradurla automaticamente sarebbe un rischio clinico, non una comodità.
Il sito funziona allo stesso modo: le pagine di prodotto esistono in entrambe le lingue, mentre i termini di servizio sono pubblicati in inglese come traduzione di cortesia, restando il testo polacco quello vincolante.
Se il tuo team è misto, la demo è il momento giusto per verificarlo. Apriamo lo stesso account in entrambe le lingue così puoi vedere esattamente le schermate su cui lavorerà il tuo personale, invece di fidarti sulla parola.
Nell’Unione Europea, e non ne escono. Il database, i file e i backup si trovano in Polonia, con i backup conservati in due sedi separate.
L’accesso è separato nel database stesso, non solo nel codice dell’applicazione. Ogni tabella che contiene dati dei pazienti ha una propria policy di accesso, e il ruolo con cui gira l’applicazione non ha il permesso di aggirarla. Un errore nel codice non può quindi mostrarti le cartelle di un altro studio: la query semplicemente non restituisce nulla.
Ogni lettura, modifica ed esportazione viene scritta in un registro delle attività immutabile con orario, utente e indirizzo IP, e anche la semplice apertura di una cartella lascia una traccia. Le voci consecutive sono legate da una catena di hash, quindi rimuoverne una lascia un vuoto visibile. Consulti il registro tu stesso, senza doverci chiedere un estratto.
È coinvolta una sola parte extra-UE e te la indichiamo prima che tu lo chieda: Cloudflare filtra il traffico davanti all’applicazione e non conserva alcun dato.
ZenMed è venduto da una società registrata in Polonia, quindi a un cliente business in un altro stato membro UE viene fatturato senza IVA polacca in reverse charge, e sarà lui a versare l’imposta nel proprio paese. Serve una partita IVA UE valida, l’unico documento da avere pronto prima della prima fattura.
Fuori dall’UE la fattura non riporta comunque IVA polacca. Le regole locali di importazione o di ritenuta restano a tuo carico, e il tuo commercialista le conosce meglio di noi.
Il listino pubblicato è in złoty polacchi e IVA inclusa. È la cifra corretta per un cliente in Polonia e quella sbagliata per chiunque altro, motivo per cui le pagine in inglese propongono un preventivo invece di un listino: valuta, termini di pagamento e ciclo di fatturazione vengono definiti nel preventivo.
Questo descrive come fatturiamo noi, non quanto devi tu. Conferma il trattamento fiscale con il tuo commercialista prima di metterlo a budget.
Sì, nel piano Enterprise, tramite SAML e OIDC - i protocolli parlati da Okta, Entra ID, Google Workspace e Keycloak, quindi la domanda raramente è se si collega, ma piuttosto come si imposta la mappatura.
Quello che si definisce prima del contratto, in una revisione tecnica con il tuo team IT: quale provider è autorevole, quali claim trasportano l’identità, come i gruppi della tua directory si mappano sui nostri dieci ruoli predefiniti, e cosa succede a una sessione quando qualcuno viene disattivato. Il tuo team riceve una risposta specifica per la tua directory, non un logo su una slide.
Sotto Enterprise, gli account usano una password con secondo fattore opzionale, obbligatorio per ogni account che accede ai dati dei pazienti, e l’accesso può essere limitato alla rete dello studio.
Se l’autenticazione centralizzata è un requisito imprescindibile del tuo team di sicurezza, diccelo nella prima conversazione. Cambia il piano di cui stiamo parlando, ed è meglio saperlo subito che dopo un pilota.
La prima domanda non è tecnica. È se il tuo studio abbia o meno il diritto di collegarsi al servizio sanitario elettronico nazionale. Questi servizi sono chiusi ai soggetti che non hanno un contratto con l’ente pubblico, quindi uno studio privato che serve i propri pazienti di solito non ha modo di accedervi, e non ne ha bisogno.
Per quello studio la ricetta stampata non è un ripiego, è lo strumento locale corretto: il medico la emette, il paziente la porta in farmacia e paga il prezzo pieno. ZenMed conserva la ricetta come dato strutturato nella cartella e produce il documento, così lo storico clinico resta consultabile invece di finire in una pila di carta.
Dove uno studio ha effettivamente il diritto di collegarsi, quell’integrazione viene definita per singolo paese nel percorso Enterprise. Lo spazio europeo dei dati sanitari (European Health Data Space) porterà dal 2029 un canale comune per le ricette transfrontaliere, ed è quella la direzione verso cui stiamo costruendo, invece di un connettore separato per ogni paese.
Il personale medico che indichi tu, e nessun altro. È la domanda più importante in un ambulatorio aziendale, ed è anche la più facile da sbagliare, quindi vale la pena essere precisi.
L’accesso è separato per ruolo, e la separazione vive nel database, non nel codice dell’applicazione. La segreteria vede l’agenda e i contatti del paziente, non la cartella clinica. Dieci ruoli predefiniti sono già configurati; il datore di lavoro come organizzazione non è uno di questi e non riceve alcuna documentazione clinica tramite il sistema.
Ogni lettura, modifica ed esportazione viene scritta in un registro delle attività immutabile con orario, utente e indirizzo di provenienza. Anche la semplice apertura di una cartella lascia una traccia, e consulti quel registro tu stesso. Se un dipendente chiede mai chi ha guardato il suo fascicolo, la risposta è nel sistema, non nella memoria di qualcuno.
Sì, nel piano Enterprise: un server dedicato, on-premise oppure in un cloud privato sotto il tuo controllo. È la stessa base di codice del servizio condiviso, distribuita separatamente, quindi non stai gestendo un fork che si allontana dal prodotto.
Cosa include quel piano, e cosa conta per una revisione di sicurezza: un SLA del 99,99% con penali contrattuali, single sign-on, un percorso di sviluppo prodotto personalizzato per le modifiche specifiche della tua installazione, e un account manager dedicato invece di una coda condivisa.
Sul servizio condiviso il database, i file e i backup si trovano nell’Unione Europea e non ne escono, il che per la maggior parte degli studi chiude la questione senza bisogno di un’installazione separata.
Quale delle due soluzioni sia adatta è una conversazione tanto sui costi quanto sulla tecnica, e preferiamo averla prima di un pilota piuttosto che dopo.
Implementazione
I documenti che una revisione aziendale richiede di solito, ed è meglio chiederli presto piuttosto che alla fine:
- un accordo sul trattamento dei dati (DPA), firmato in fase di attivazione
- una valutazione d’impatto sulla protezione dei dati (DPIA)
- dove si trovano fisicamente i dati, e l’elenco dei subresponsabili con l’unica parte extra-UE indicata per nome
- il registro dei trattamenti ai sensi dell’art. 30, generato dal database invece di essere scritto una volta in un word processor
- le condizioni di uscita: un’esportazione completa in JSON e CSV entro 30 giorni dalla disdetta, cancellata entro 60 giorni dopo la tua conferma di ricezione
Qualsiasi modifica all’elenco dei subresponsabili viene annunciata con 30 giorni di anticipo e puoi opporti. Il registro dei trattamenti è generato, ed è più importante di quanto sembri: una nuova funzionalità non può comparire nel sistema e mancare dalla documentazione che mostri durante un’ispezione.
Sì, e un sistema sviluppato internamente è spesso il caso più semplice. Abbiamo spostato dati da portali di prenotazione, software gestionali desktop, fogli di calcolo e carta; un sistema costruito dal tuo stesso team è uno per cui qualcuno sa davvero rispondere a domande sullo schema dei dati.
Quello che ci serve è un’esportazione in un formato strutturato qualsiasi: un dump del database, CSV, JSON, persino una serie di fogli di calcolo. La mappiamo sul nostro modello, la importiamo e validiamo ogni tabella rispetto alla fonte. Ricevi un report che mostra quanti record c’erano nell’esportazione, quanti sono arrivati, e cosa non torna. Finché non accetti quel report, il tuo vecchio sistema resta attivo.
La migrazione è gratuita in ogni piano a pagamento, gestita dal nostro team, e il solito collo di bottiglia non è dalla nostra parte del processo: è la velocità con cui si riesce a produrre l’esportazione.
La migrazione dal tuo sistema attuale a ZenMed è gratuita ed è gestita dal nostro team, con aggiornamenti quotidiani sullo stato di avanzamento. Abbiamo spostato dati da portali di prenotazione, software gestionali desktop, strumenti sviluppati internamente e fogli di calcolo.
Cosa spostiamo:
- pazienti: codice fiscale e dati di contatto
- visite e documenti: ricette elettroniche, richieste di visita elettroniche, referti ecografici
- fatture, provvigioni e codici delle prestazioni
- le cartelle storiche, per tutto il periodo in cui il tuo paese richiede di conservarle
Quanto tempo richiede: in media 5-15 giorni lavorativi. Uno studio con 3 medici 8-12 giorni, uno studio con 16 medici 12-18 giorni.
Per la prima settimana lavori in parallelo su entrambi i sistemi: le nuove visite in ZenMed, il vecchio sistema come backup. Zero interruzioni nella cura dei pazienti.
Formazione (inclusa in ogni piano a pagamento, insieme ad attivazione e importazione dei dati):
- segreteria: 1 giorno di formazione più videoregistrazioni
- medici: 1 giorno più un incontro individuale dopo una settimana
Per i primi 3 mesi un account manager dedicato risponde entro un’ora, poi entro 2-4 ore.
Uso quotidiano
Sì. Una scheda di visita media in ZenMed richiede 5-8 clic, dall’apertura della cartella del paziente fino all’emissione di una ricetta elettronica tramite l’integrazione con il servizio sanitario nazionale.
Cosa significa nel lavoro quotidiano:
- i modelli della scheda di visita sono adattati alla specialità (ginecologia, pediatria, odontoiatria, psichiatria, cardiologia), quindi il medico non compila un modulo generico
- la ricerca intelligente trova paziente, visita e documento in un solo campo (corrispondenza approssimata su codice fiscale, nome o numero di telefono) - senza cambiare scheda
Per la prima settimana affianchiamo il medico durante il suo turno. Da Standard in su un account manager dedicato risponde entro un’ora per i primi 3 mesi.
Prezzi e piani
Una tariffa per specialista attivo al mese, più pacchetti SMS opzionali. Ci sono quattro livelli, e la tariffa per specialista scende man mano che il team cresce.
Facciamo il preventivo nella tua valuta non appena sappiamo due cose: quanti specialisti useranno l’account, e in quale paese operi. Il paese conta perché cambiano le tasse e le integrazioni nazionali, non perché cambi il software.
Incluso in ogni piano a pagamento: integrazioni, telemedicina, API, assistenza, formazione del team e migrazione dal tuo sistema attuale. Nessuna clausola aggiuntiva e nessun costo separato per le API.
Con preventivo separato: gli SMS, fatturati per struttura. Paghi solo se li usi.
ZenMed non ha vincoli di durata, senza penali di disdetta.
Assistenza
L’assistenza è gestita da un team polacco con sede a Varsavia (ZenMed App Sp. z o.o., KRS 0001239438), disponibile durante l’orario di lavoro degli studi medici: 8:00-20:00 nei giorni feriali, 9:00-15:00 il sabato.
Canali: chat in-app, email ([email protected]) e telefono. Il primo livello di supporto tecnico risponde di norma lo stesso giorno; tempo medio di prima risposta nel pilota: 47 minuti.
Cosa offre ogni piano:
- Da Standard in su: un account manager dedicato - una persona che conosce il tuo studio e risponde entro un’ora per i primi 3 mesi, poi entro 2-4 ore
- Pro: SLA di assistenza prioritaria con tempo di risposta garantito (4 ore durante l’orario lavorativo)
- Enterprise: un account manager dedicato per la tua organizzazione, SLA del 99,99% con penali contrattuali, uno SLA scritto e un canale Slack o Teams dedicato
Tutti i canali di assistenza sono inclusi nel piano, anche in Free.
Prodotto
Tramite API e webhook, inclusi in ogni piano a pagamento e non venduti come componente aggiuntivo. I collegamenti più frequenti sono un CRM, un software di contabilità, un laboratorio o uno strumento di marketing automation.
Il single sign-on è una funzionalità Enterprise: SAML, OIDC e Azure AD. Se la tua organizzazione autentica il personale in modo centralizzato e non accetta una password separata, è il piano giusto da chiedere, ed è meglio sollevarlo nella prima conversazione piuttosto che dopo l’avvio di un pilota.
Quello che non promettiamo su una slide è un’integrazione con un sistema che non abbiamo mai visto. La sequenza onesta è quella opposta: ci dici cosa deve scambiare dati, guardiamo cosa espone davvero quel sistema, e poi ti diciamo se è una questione di configurazione, un connettore da costruire, o qualcosa che non funziona. Un’integrazione nominata in un contratto vale più di una senza nome in una brochure.
L’agenda dello studio in ZenMed è la fonte di verità: contiene le visite, le assenze, i blocchi di sale e attrezzature, ed è lì che i conflitti vengono rilevati in tempo reale. Tutto il resto ne è una copia.
La sincronizzazione bidirezionale con un calendario esterno, come Google Workspace o Microsoft 365, viene realizzata nel percorso di integrazione Enterprise, definito sulla tua installazione. Il motivo per cui è un percorso su misura e non un semplice interruttore: la parte interessante non è mai la connessione in sé, ma cosa prevale quando lo stesso appuntamento cambia in entrambi i posti, e quanto un calendario personale possa venire a sapere di un paziente. Sono entrambe decisioni che riguardano il tuo studio, non impostazioni predefinite che dovremmo scegliere al posto tuo.
Sotto Enterprise, API e webhook sono inclusi in ogni piano a pagamento e sono la via abituale: gli eventi ci sono, e cosa li legge è una tua scelta.
Sì. ZenMed si configura in base alla tua specialità e al tipo di struttura.
Cosa puoi configurare:
- modelli della scheda di visita e moduli anamnestici
- report e viste dell’agenda
- ruoli del personale: 10 ruoli RBAC predefiniti (medico, infermiere, receptionist, manager, contabilità, amministratore) più 4 personalizzati
Ognuna delle 6 specialità (ginecologia, pediatria, odontoiatria, psichiatria, cardiologia più i moduli in roadmap) ha le proprie calcolatrici, scale diagnostiche (Apgar, BMI, eGFR, BSA) e modelli allineati alle linee guida delle società scientifiche di ciascuna specialità.
Definiamo la configurazione insieme al tuo account manager dedicato durante l’attivazione (1-2 giorni). La configurazione non richiede uno sviluppatore: il builder visuale è utilizzato dalla segreteria già dal primo giorno di formazione, e le modifiche durante l’operatività sono immediate.
Scala: da un medico singolo sul piano gratuito a una rete di studi (20+ specialisti, integrazioni personalizzate, più sedi in un unico account). Enterprise aggiunge un server on-premise o cloud privato, SLA del 99,99% e SSO tramite SAML, OIDC o Azure AD.
Sì. Il widget di prenotazione online è incluso in ogni piano, compreso quello gratuito.
Come funziona: lo integri nel sito dello studio tramite iframe (una riga di codice), poi imposti prestazioni disponibili, specialisti, giorni lavorativi e fasce orarie. Il paziente prenota una visita 24 ore su 24, 7 giorni su 7 e riceve promemoria SMS automatici (l’SMS è un componente aggiuntivo separato per struttura, incluso nel preventivo del tuo piano).
Cos’altro fa il widget:
- pagamento online anticipato facoltativo: Stripe, PayU, Przelewy24 o classico bonifico bancario
- telemedicina tramite un canale video integrato conforme al GDPR
- visite ricorrenti
- interfaccia mobile-first
Dal pilota: il 65-75% dei pazienti prenota online una volta attivato il widget, e la segreteria risparmia 10-15 ore alla settimana.
Sì. ZenMed invia automaticamente un SMS con un link al tuo profilo Google Business dopo la visita, con un ritardo configurabile da 2 a 24 ore. La funzionalità è disponibile a partire da Start (49 zł al mese, IVA inclusa; złoty polacchi), per ogni specialità del nostro portfolio (ginecologia, pediatria, odontoiatria, psichiatria, cardiologia).
Il flusso rispetta le norme di Google Business Profile: chiediamo una recensione, non ne imponiamo una positiva e non filtriamo quelle negative.
Cosa puoi configurare:
- un testo SMS diverso per specialità o per medico
- l’esclusione dei pazienti ricorrenti (ad esempio le ricette per patologie croniche)
Questi messaggi vengono conteggiati nel pacchetto SMS dello studio, che ha un preventivo separato. È disponibile anche un numero mittente dedicato per lo studio.
Il sistema non promette alcun aumento specifico nel posizionamento sui motori di ricerca o nel numero di pazienti. Ti offre un processo che aumenta le probabilità di visibilità su Google Maps e nella ricerca locale. In pratica, negli studi pilota le recensioni sono cresciute da 18 a oltre 60 in 3 mesi.
ZenMed si distingue dai gestionali che gli studi usano oggi in quattro modi concreti:
- Moduli per specialità. 5 moduli dedicati (ginecologia, pediatria, odontoiatria, psichiatria, cardiologia) con calcolatrici proprie (Apgar, BMI, eGFR, BSA, scala OMS) e protocolli. I concorrenti trattano ogni medico allo stesso modo.
- Ricerca globale. Paziente, visita e documento in un unico campo di ricerca (corrispondenza approssimata su codice fiscale, telefono, email). I concorrenti hanno ricerche separate in ogni modulo.
- Tag per ente pagante. Ogni assicurazione con cui lavori, con fatturazione automatica per ente pagante. I concorrenti o non taggano gli enti paganti, oppure lo fanno a mano su un foglio di calcolo.
- Prezzi che puoi vedere prima ancora di parlare con noi, senza componenti aggiuntivi per telemedicina, fatturazione o API, e con l’SMS come voce separata e dichiarata apertamente. La maggior parte dei fornitori di questo mercato non pubblica alcun prezzo.
Nessun fornitore di questo mercato ha tutti e quattro contemporaneamente.
Sì, per la parte di gestione dello studio. Il nucleo di ZenMed è indipendente dalla specialità e funziona allo stesso modo in uno studio odontoiatrico, in uno studio di medicina estetica e in un centro estetico:
- agenda multi-specialista e multi-sala
- widget di prenotazione online per il tuo sito
- anagrafica paziente con documenti e consensi
- promemoria via SMS
- fatturazione e fatture automatiche
- report e raccolta automatica di recensioni Google
Due cose si adattano particolarmente bene a questi contesti: la firma dei consensi e dei documenti su tablet (piano Standard) per le procedure in cui è obbligatorio un consenso firmato, e i promemoria per i controlli successivi e i trattamenti ricorrenti.
Per essere onesti: un modulo odontoiatrico dedicato (odontogramma FDI, piano di trattamento con preventivo di spesa) è ancora in lavorazione. Oggi ottieni l’intero livello di gestione dello studio, non una cartella specialistica per i trattamenti.
Puoi iniziare gratuitamente con il piano Free.
Da un medico singolo a una rete multi-specialistica. Più grande è il team, più bassa è la tariffa per specialista.
- Un medico singolo: il piano gratuito, 90 visite al mese e fino a 120 cartelle pazienti
- Piccolo studio, 1-3 specialisti: Start, con fatturazione automatica completa, report, liquidazioni per specialista e nessun limite
- Studio di medie dimensioni, 5-16 specialisti: Standard - il più scelto, con strumenti clinici, fatturazione assicurazioni e lista d’attesa
- Rete multi-specialistica, 20+ specialisti: Pro, con più sedi in un unico account, inventario, integrazioni personalizzate e SLA prioritario
- Grandi reti, ospedali, istituzioni: Enterprise - server on-premise, SSO tramite SAML, OIDC o Azure AD, SLA 99,99%, account manager dedicato
Lavoriamo con medicina estetica, fisioterapia, odontoiatria, psichiatria, ginecologia, pediatria, cardiologia, dermatologia, ortopedia e altre specialità. Il pilota presso lo studio Medicus Center dimostra l’efficacia in un ambiente di produzione.
ZenMed non è pensato per gli ospedali pubblici su sistemi statali legacy. È pensato per il mercato privato, con fatturazione assicurazioni ed emissione automatica delle fatture.
Questa base risponde alle domande valide ovunque. Le domande che dipendono dalla legge polacca e dall’ente pubblico polacco trovano risposta nella versione polacca del sito. Se la tua riguarda il tuo paese, chiedila nel modulo qui sotto: preferiamo risponderti direttamente piuttosto che indovinare in pubblico. Per sapere cosa fa davvero il sistema, guarda il catalogo delle funzionalità; per sapere quanto costa, come calcoliamo il prezzo e il preventivo.
Prenota una breve demo online.
Ti mostriamo il sistema con esempi della tua specialità e rispondiamo alle domande del tuo team.
- Demo su misura per la tua specialità
- Nessun impegno. Decidi tu se andare avanti
- Apriamo l’account su richiesta, anche il piano gratuito
Preferisci l’email? Scrivi a [email protected] Oppure chiamaci al +48 502 565 106
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