Cambia sistema senza perdere i dati o chiudere l’agenda

La migrazione è gratuita in ogni piano a pagamento. Non facciamo pagare in base al numero di record e non facciamo pagare di più per un sistema di origine scomodo.

Se ne occupa il nostro team:

1. esportazione dal sistema precedente
2. importazione in ZenMed
3. validazione di ogni tabella
4. formazione per la segreteria e per i medici
5. il passaggio finale

La tua parte si riduce a due cose: farci avere l’esportazione dal vecchio sistema, e indicare la persona che confermerà in seguito che i dati sono corretti. Il resto avviene dalla nostra parte.

L’unico costo che sostieni davvero è il tempo del tuo team: la giornata di formazione e una settimana di lavoro in parallelo su due sistemi. Conviene pianificarla fuori dalle tue settimane più intense.

Abbiamo spostato dati da ogni tipo di sistema di origine che uno studio usa oggi:

• Booking portal
• Desktop practice software
• Spreadsheets
• Paper records
• In-house tool
• Another cloud system
• Hospital module

Se il tuo fornitore non è un sistema che abbiamo già incontrato, non cambia nulla. Ai sensi dell’articolo 20 del GDPR hai il diritto di ricevere i tuoi dati in un formato strutturato, di uso comune e leggibile da dispositivo automatico, e questo diritto non dipende dalla buona volontà del tuo fornitore. Concordiamo il formato durante l’audit.

In pratica questo significa che un fornitore non può rifiutarsi di consegnarti i tuoi dati né condizionare la consegna a un costo aggiuntivo. Se ti dicono che l’esportazione è impossibile o che ha un costo separato, è una conversazione da avere con loro, non un ostacolo al trasferimento.

Prima di firmare qualsiasi cosa, chiedi al tuo fornitore attuale un esempio di esportazione. Il formato che ti restituisce ti dice più sul costo reale del cambiare fornitore di qualsiasi clausola nel contratto.

No. Trasferiamo l’intera base dati:

• pazienti: identificativi e dati di contatto
• visite e documenti: ricette, richieste di visita, immagini diagnostiche
• fatture, provvigioni e listini delle prestazioni
• le cartelle storiche, per l’intero periodo in cui il tuo paese richiede di conservarle

Ogni tabella viene validata dopo l’importazione, così non si perde nulla.

Le cartelle storiche sono la cosa più importante, perché l’obbligo di conservare la documentazione medica per anni non dipende dal sistema che usi. Cambiare fornitore non lo azzera, quindi i dati devono arrivare per intero, non solo nella parte comoda da importare.

Ricevi un report di validazione: quanti record c’erano nell’origine, quanti sono arrivati in ZenMed, e cosa non torna. Finché non lo accetti, il vecchio sistema resta attivo.

In media da cinque a quindici giorni lavorativi: uno studio con 3 medici 8-12 giorni, uno studio con 16 medici 12-18.

Per la prima settimana lavori su entrambi i sistemi in parallelo: le nuove visite in ZenMed, il vecchio sistema come backup. Nessuna interruzione nella cura dei pazienti e nessun appuntamento perso.

La differenza tra queste date dipende dal formato di origine, non dal numero di record. Un’esportazione pulita del database viene elaborata in pochi giorni; dump in PDF e fogli di calcolo richiedono una mappatura manuale e allungano tutto il processo.

Quindi il primo passo utile, ancora prima di decidere, è chiedere al tuo fornitore attuale il formato di esportazione e i tempi di consegna. La tempistica reale dipende da quella risposta, non dalla nostra parte del processo.

La formazione è pianificata separatamente per due gruppi:

• segreteria: un giorno di formazione più accesso alle videoregistrazioni
• medici: un giorno più un incontro individuale dopo una settimana

Per i primi tre mesi un account manager dedicato risponde entro un’ora, così le prime settimane si affrontano insieme al tuo team invece di lasciartele in mano.

Dividiamo queste sessioni perché segreteria e medici usano parti completamente diverse del sistema. Una sessione unica finisce con ogni gruppo che passa metà del tempo a sentir parlare di funzionalità che non toccherà mai.

Il rischio più grande non è la difficoltà del sistema. È la persona che per caso era in ferie il giorno della formazione e si ritrova uno strumento nuovo senza alcuna introduzione. Sistema la lista dei partecipanti prima della data e aggiungi chi manca all’incontro individuale.

Due strade. Possiamo aiutarti nella disdetta, oppure porti a termine il contratto attuale e passare a ZenMed alla sua scadenza. ZenMed non ha vincoli di durata e nessuna penale di disdetta, quindi da parte nostra non c’è nulla che ti leghi.

Prima di dare disdetta, controlla due cose in quel contratto: la durata del preavviso, e se il fornitore si impegna a consegnarti i dati dopo la fine del rapporto. La prima stabilisce la data; la seconda decide se ci sarà qualcosa da trasferire.

Se il preavviso è lungo, non c’è motivo di aspettare fino in fondo. I dati possono arrivare prima, e puoi lavorare in ZenMed mentre paghi gli ultimi mesi di un contratto non utilizzato, invece di rinnovarlo per un altro anno.