Das System wechseln, ohne Daten zu verlieren oder den Kalender zu schließen

Der Wechsel ist in jedem kostenpflichtigen Tarif kostenlos. Wir berechnen nicht nach Anzahl der Datensätze, und wir berechnen nicht mehr für ein unhandliches Quellsystem.

Unser Team übernimmt:

1. den Export aus dem bisherigen System
2. den Import in ZenMed
3. die Prüfung jeder Tabelle
4. die Schulung für Empfang und Ärzte
5. die endgültige Umstellung

Ihr Anteil beschränkt sich auf zwei Dinge: uns den Export aus dem alten System zu besorgen und die Person zu benennen, die anschließend bestätigt, dass die Daten stimmen. Der Rest läuft auf unserer Seite.

Die einzigen Kosten, die Sie wirklich tragen, ist die Zeit Ihres Teams: der Schulungstag und eine Woche parallele Arbeit in zwei Systemen. Es lohnt sich, das außerhalb Ihrer stärksten Wochen einzuplanen.

Wir haben bereits Daten aus jeder Art von Quellsystem übernommen, das eine Praxis heute einsetzt:

• Booking portal
• Desktop practice software
• Spreadsheets
• Paper records
• In-house tool
• Another cloud system
• Hospital module

Wenn Ihr Anbieter kein System ist, das wir schon kennen, ändert das nichts. Nach Artikel 20 der DSGVO haben Sie das Recht, Ihre Daten in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesbaren Format zu erhalten, und dieses Recht hängt nicht vom guten Willen Ihres Anbieters ab. Das Format legen wir während des Audits gemeinsam fest.

In der Praxis bedeutet das: Ein Anbieter kann die Herausgabe Ihrer Daten nicht verweigern oder von einer zusätzlichen Gebühr abhängig machen. Wenn man Ihnen sagt, der Export sei unmöglich oder koste extra, ist das ein Gespräch, das Sie mit diesem Anbieter führen müssen, kein Hindernis für den Wechsel.

Bevor Sie irgendwo etwas unterschreiben, bitten Sie Ihren aktuellen Anbieter um einen Beispielexport. Das Format, das Sie zurückbekommen, verrät mehr über die echten Kosten des Wechsels als jede Klausel im Vertrag.

Nein. Wir übernehmen die gesamte Datenbasis:

• Patienten: Identifikationsmerkmale und Kontaktdaten
• Termine und Dokumente: Rezepte, Überweisungen, Bildgebung
• Rechnungen, Provisionen und Leistungskataloge
• historische Daten, für den vollen Zeitraum, den Ihr Land vorschreibt

Jede Tabelle wird nach dem Import geprüft, damit nichts fehlt.

Die historischen Daten sind am wichtigsten, weil die Pflicht, medizinische Dokumentation über Jahre aufzubewahren, sich nicht danach richtet, mit welchem System Sie arbeiten. Ein Anbieterwechsel setzt sie nicht zurück, daher müssen die Daten vollständig übernommen werden, nicht nur der Teil, der sich bequem importieren ließ.

Sie erhalten einen Prüfbericht: wie viele Datensätze in der Quelle waren, wie viele in ZenMed angekommen sind und was nicht übereinstimmt. Bis Sie ihn akzeptieren, bleibt das alte System eingeschaltet.

Im Schnitt fünf bis fünfzehn Werktage: eine Praxis mit 3 Ärzten 8 bis 12 Tage, eine Praxis mit 16 Ärzten 12 bis 18.

In der ersten Woche arbeiten Sie parallel in beiden Systemen: neue Termine in ZenMed, das alte System als Rückfallebene. Keine Unterbrechung der Patientenversorgung und keine verlorenen Termine.

Die Spanne bei diesen Zeitangaben ergibt sich aus dem Quellformat, nicht aus der Anzahl der Datensätze. Ein sauberer Datenbankexport ist in wenigen Tagen erledigt; PDF-Exporte und Tabellenkalkulationen brauchen manuelles Mapping und ziehen den ganzen Prozess in die Länge.

Der erste sinnvolle Schritt, noch bevor Sie sich entscheiden, ist daher, Ihren aktuellen Anbieter nach Exportformat und Vorlaufzeit zu fragen. Der tatsächliche Zeitplan hängt von dieser Antwort ab, nicht von unserer Seite des Prozesses.

Die Schulung wird getrennt für zwei Gruppen geplant:

• Empfang: ein Schulungstag plus Zugang zu Videoaufzeichnungen
• Ärzte: ein Tag plus ein Einzelgespräch nach einer Woche

In den ersten drei Monaten antwortet Ihr persönlicher Ansprechpartner innerhalb einer Stunde, sodass die ersten Wochen gemeinsam mit Ihrem Team bewältigt werden, statt es allein zu lassen.

Wir trennen diese Sitzungen, weil Empfang und Ärzte völlig unterschiedliche Teile des Systems nutzen. Eine gemeinsame Sitzung endet damit, dass jede Gruppe die Hälfte der Zeit mit Funktionen verbringt, die sie nie anfassen wird.

Das größte Risiko ist nicht die Schwierigkeit des Systems. Es ist die Person, die zufällig am Schulungstag im Urlaub war und ohne jede Einführung zu einem neuen Werkzeug zurückkehrt. Legen Sie die Teilnehmerliste vor dem Termin fest, und nehmen Sie alle Fehlenden ins Einzelgespräch mit auf.

Zwei Wege. Wir helfen Ihnen bei der Kündigung, oder Sie lassen die aktuelle Laufzeit auslaufen und wechseln danach. ZenMed ist monatlich kündbar, ohne Kündigungsgebühr, sodass Sie sich hier an nichts binden.

Bevor Sie kündigen, prüfen Sie zwei Dinge in diesem Vertrag: die Länge der Kündigungsfrist und ob sich der Anbieter verpflichtet, Ihre Daten nach Vertragsende herauszugeben. Das Erste legt das Datum fest, das Zweite entscheidet, ob es danach überhaupt etwas zu übernehmen gibt.

Ist die Kündigungsfrist lang, gibt es keinen Grund, sie abzuwarten. Die Daten können früher übernommen werden, und Sie können bereits in ZenMed arbeiten, während Sie die letzten Monate eines ungenutzten Vertrags auszahlen, statt ihn für ein weiteres Jahr zu verlängern.