Bytt system uten å miste data eller stenge timeboken

Migrering er gratis i alle betalte pakker. Vi tar ikke betalt per antall poster, og vi tar ikke mer betalt for et vanskelig kildesystem.

Teamet vårt utfører den:

1. eksport fra det forrige systemet
2. import til ZenMed
3. validering av hver tabell
4. opplæring for resepsjonen og for legene
5. den endelige overgangen

Din del kommer ned til to ting: å skaffe oss eksporten fra det gamle systemet, og å utpeke personen som skal bekrefte at dataene ser riktige ut etterpå. Resten skjer på vår side.

Den eneste kostnaden du egentlig bærer, er teamets tid: opplæringsdagen og en uke med arbeid i to systemer parallelt. Det er verdt å legge den utenfor de travleste ukene dine.

Vi har flyttet data ut av alle typer kildesystemer en praksis bruker i dag:

• Booking portal
• Desktop practice software
• Spreadsheets
• Paper records
• In-house tool
• Another cloud system
• Hospital module

Hvis leverandøren din ikke er et system vi har sett før, endrer det ingenting. Under artikkel 20 i GDPR har du rett til å motta dataene dine i et strukturert, alminnelig brukt og maskinlesbart format, og den retten avhenger ikke av leverandørens velvilje. Vi blir enige om formatet under revisjonen.

I praksis betyr det at en leverandør ikke kan nekte å utlevere dataene dine eller gjøre utleveringen betinget av et ekstra gebyr. Hvis du blir fortalt at eksporten er umulig eller koster ekstra, er det en samtale du skal ta med dem, ikke en hindring for å bytte.

Før du signerer noe som helst, be den nåværende leverandøren om en prøveeksport. Formatet du får tilbake, forteller mer om den reelle kostnaden ved å bytte enn noen klausul i avtalen.

Nei. Vi flytter hele basen:

• pasienter: identifikatorer og kontaktopplysninger
• konsultasjoner og dokumenter: resepter, henvisninger, bildediagnostikk
• fakturaer, provisjoner og tjenestekataloger
• historiske journaler, for hele perioden landet ditt krever at de oppbevares

Hver tabell valideres etter importen, slik at ingenting blir borte.

De historiske journalene betyr mest, fordi plikten til å oppbevare medisinsk dokumentasjon i årevis ikke bryr seg om hvilket system du jobber i. Å bytte leverandør nullstiller den ikke, så dataene må komme over i sin helhet, ikke bare i den delen som var praktisk å importere.

Du får en valideringsrapport: hvor mange poster som var i kilden, hvor mange som kom over til ZenMed, og hva som ikke stemmer. Til du har godkjent den, forblir det gamle systemet i drift.

Fem til femten virkedager i snitt: en klinikk med 3 leger 8 til 12 dager, en praksis med 16 leger 12 til 18.

Den første uken jobber du i begge systemer parallelt: nye konsultasjoner i ZenMed, det gamle systemet som backup. Ingen avbrudd i pasientbehandlingen og ingen tapte timer.

Spennet i disse tallene kommer fra kildeformatet, ikke fra antall poster. En ren databaseeksport går gjennom på dager; PDF-dumper og regneark krever manuell kobling og trekker ut hele prosessen.

Så det første steget som er verdt å ta, før du i det hele tatt bestemmer deg, er å spørre den nåværende leverandøren om eksportformatet og ledetiden. Den reelle tidsplanen avhenger av det svaret, ikke av vår side av prosessen.

Opplæringen planlegges separat for to grupper:

• resepsjon: én dags opplæring pluss tilgang til videoopptak
• leger: én dag pluss en individuell oppfølging etter en uke

De første tre månedene svarer en fast kontaktperson innen en time, slik at de første ukene gjennomføres sammen med teamet ditt i stedet for å bli overlatt til dem.

Vi deler opp øktene fordi resepsjonen og legene bruker helt forskjellige deler av systemet. En felles økt ender med at hver gruppe bruker halve tiden på å høre om funksjoner de aldri kommer til å bruke.

Den største risikoen er ikke hvor vanskelig systemet er. Det er personen som tilfeldigvis hadde fri på opplæringsdagen og kommer tilbake til et nytt verktøy uten noen innføring. Fastsett deltakerlisten før datoen, og legg til alle som mangler, i oppfølgingen.

To veier. Vi kan hjelpe deg gjennom oppsigelsen, eller du fullfører den nåværende avtaleperioden og bytter når den utløper. ZenMed har ingen bindingstid og ingen gebyrer ved oppsigelse, så ingenting her binder deg opp igjen.

Før du sier opp avtalen, sjekk to ting i den: lengden på oppsigelsestiden, og om leverandøren forplikter seg til å utlevere dataene dine etter at den er over. Det første avgjør datoen; det andre avgjør om det i det hele tatt blir noe å flytte.

Hvis oppsigelsestiden er lang, er det ingen grunn til å vente den ut. Dataene kan komme over tidligere, og du kan jobbe i ZenMed mens du betaler ut de siste månedene av en avtale du ikke lenger bruker, i stedet for å forlenge den enda et år.