Mude de sistema sem perder dados nem fechar a agenda

A migração é gratuita em todos os planos pagos. Não cobramos por número de registos nem cobramos mais por um sistema de origem complicado.

A nossa equipa trata de tudo:

1. exportação do sistema anterior
2. importação para o ZenMed
3. validação de todas as tabelas
4. formação da receção e dos médicos
5. a transição final

A sua parte resume-se a duas coisas: entregar-nos a exportação do sistema antigo e indicar a pessoa que vai confirmar depois se os dados estão corretos. O resto acontece do nosso lado.

O único custo real que assume é o tempo da sua equipa: o dia de formação e uma semana a trabalhar em dois sistemas em paralelo. Vale a pena agendar isso fora das semanas de maior movimento.

Já tirámos dados de todo o tipo de sistema de origem que uma clínica usa hoje:

• Booking portal
• Desktop practice software
• Spreadsheets
• Paper records
• In-house tool
• Another cloud system
• Hospital module

Se o seu fornecedor não for um sistema que já conhecemos, isso não muda nada. Ao abrigo do artigo 20.º do RGPD tem o direito de receber os seus dados num formato estruturado, de uso corrente e legível por máquina, e esse direito não depende da boa vontade do fornecedor. Combinamos o formato durante a auditoria.

Na prática isto significa que um fornecedor não pode recusar entregar os seus dados nem condicionar a entrega a uma taxa extra. Se lhe disserem que a exportação é impossível ou que tem um custo à parte, essa é uma conversa a ter com eles, não um obstáculo à mudança.

Antes de assinar seja o que for, peça ao seu fornecedor atual uma amostra da exportação. O formato que recebe diz mais sobre o custo real de sair do que qualquer cláusula no contrato.

Não. Movemos toda a base:

• pacientes: identificadores e contactos
• consultas e documentos: receitas, referenciações, exames de imagem
• faturas, comissões e catálogos de serviços
• histórico clínico, pelo período total que o seu país exigir a sua conservação

Todas as tabelas são validadas depois da importação, para que nada se perca.

O histórico clínico é o que mais importa, porque a obrigação de conservar documentação médica durante anos não depende do sistema em que trabalha. Mudar de fornecedor não a reinicia, por isso os dados têm de passar por completo, e não apenas na parte que era cómoda de importar.

Recebe um relatório de validação: quantos registos havia na origem, quantos chegaram ao ZenMed e o que não reconcilia. Até o aceitar, o sistema antigo continua ligado.

Em média, cinco a quinze dias úteis: uma clínica com 3 médicos, 8 a 12 dias; uma clínica com 16 médicos, 12 a 18.

Na primeira semana trabalha-se nos dois sistemas em paralelo: novas consultas no ZenMed, o sistema antigo como reserva. Sem interrupção nos cuidados aos pacientes e sem consultas perdidas.

A variação nestes prazos vem do formato de origem, não do número de registos. Uma exportação limpa da base de dados passa em dias; ficheiros PDF e folhas de cálculo exigem mapeamento manual e alongam todo o processo.

Por isso, o primeiro passo que vale a pena dar, mesmo antes de decidir, é perguntar ao seu fornecedor atual qual é o formato de exportação e o prazo de entrega. O calendário real depende dessa resposta, não do nosso lado do processo.

A formação é planeada separadamente para dois grupos:

• receção: um dia de formação mais acesso a gravações em vídeo
• médicos: um dia mais uma sessão individual de acompanhamento ao fim de uma semana

Nos primeiros três meses, um gestor de conta dedicado responde em menos de uma hora, por isso as primeiras semanas são acompanhadas junto da sua equipa, e não simplesmente entregues a ela.

Separamos estas sessões porque a receção e os médicos usam partes completamente diferentes do sistema. Uma sessão conjunta acaba com cada grupo a passar metade do tempo a ouvir falar de funcionalidades que nunca vai tocar.

O maior risco não é a dificuldade do sistema. É a pessoa que calhou estar de férias no dia da formação e volta a uma ferramenta nova sem qualquer introdução. Confirme a lista de participantes antes da data e junte quem faltar à sessão de acompanhamento.

Duas vias. Podemos ajudar na rescisão, ou pode terminar o prazo atual e mudar quando ele acabar. O ZenMed funciona sem fidelização e sem penalização por cancelamento, por isso nada aqui o prende, por sua vez.

Antes de dar o pré-aviso, verifique duas coisas nesse contrato: a duração do período de pré-aviso e se o fornecedor se compromete a entregar os seus dados depois de terminar. A primeira define a data; a segunda decide se há alguma coisa para migrar.

Se o período de pré-aviso for longo, não há razão para esperar até ao fim. Os dados podem passar mais cedo e pode trabalhar no ZenMed enquanto paga os últimos meses de um contrato que já não usa, em vez de o renovar por mais um ano.