بدّل نظامك دون فقدان البيانات أو إغلاق دفتر المواعيد

نقل البيانات مجاني بالكامل في كل باقة مدفوعة، دون أي استثناء. لا نحتسب أي رسوم حسب عدد السجلات، ولا رسوماً إضافية بسبب صعوبة النظام المصدر أو قدمه.

يتولى فريقنا تنفيذ:

1. التصدير من النظام السابق
2. الاستيراد إلى ZenMed
3. التحقق من كل جدول بيانات
4. تدريب الاستقبال والأطباء
5. التحول النهائي

يقتصر دورك الفعلي على أمرين اثنين فقط: تزويدنا بالتصدير الكامل من النظام القديم، وتسمية الشخص الذي سيتولى تأكيد سلامة البيانات بعد الانتهاء. أما بقية الخطوات فتتم بالكامل من جهتنا.

التكلفة الوحيدة التي يتحملها فريقك فعلاً هي وقته: يوم كامل للتدريب، وأسبوع من العمل في نظامين بالتوازي جنباً إلى جنب. ويُستحسن جدولة هذا الأسبوع خارج أكثر أسابيع عيادتك ازدحاماً بالمرضى.

نقلنا بيانات من كل شكل من أشكال الأنظمة التي تعمل بها العيادات اليوم:

• Booking portal
• Desktop practice software
• Spreadsheets
• Paper records
• In-house tool
• Another cloud system
• Hospital module

وإن لم يكن مزوّدك نظاماً رأيناه من قبل، فهذا لا يغيّر شيئاً. فبموجب المادة 20 من اللائحة العامة لحماية البيانات (GDPR) يحق لك الحصول على بياناتك بصيغة منظّمة وشائعة الاستخدام وقابلة للقراءة آلياً، وهذا الحق لا يتوقف على حسن نية مزوّدك. ونتفق على الصيغة أثناء التدقيق.

ومن الناحية العملية، هذا يعني أن المزوّد لا يمكنه رفض تسليم بياناتك أو ربط التسليم برسوم إضافية. وإن قيل لك إن التصدير مستحيل أو يُحتسب بشكل منفصل، فهذا نقاش تخوضه معه، لا عائق أمام الانتقال.

وقبل توقيع أي شيء في أي مكان، اطلب من مزوّدك الحالي نموذجاً تجريبياً للتصدير. فالصيغة التي تحصل عليها تخبرك عن التكلفة الحقيقية للمغادرة أكثر من أي بند في العقد.

لا. ننقل القاعدة كاملة:

• المرضى: المعرّفات وبيانات الاتصال
• الزيارات والمستندات: الوصفات والإحالات والتصوير
• الفواتير والعمولات وقوائم الخدمات
• السجلات التاريخية، للمدة الكاملة التي يفرض بلدك الاحتفاظ بها

يُتحقق من كل جدول بيانات بعد الاستيراد حتى لا يُفقد شيء.

السجلات التاريخية هي الأهم، لأن الالتزام بالاحتفاظ بالتوثيق الطبي لسنوات لا يتغيّر باختلاف النظام الذي تعمل به. وتغيير المزوّد لا يصفّر هذا الالتزام، فيجب أن تنتقل البيانات كاملة لا في الجزء الذي كان استيراده مناسباً فقط.

تحصل في النهاية على تقرير تحقق مفصّل: كم عدد السجلات في المصدر، وكم منها وصل فعلاً إلى ZenMed، وما الذي لا يتطابق بينهما. وإلى أن تقبل هذا التقرير بنفسك، يبقى نظامك القديم مفعّلاً وجاهزاً.

من 5 إلى 15 يوم عمل في المتوسط: من 8 إلى 12 يوماً لعيادة من 3 أطباء، ومن 12 إلى 18 يوماً لعيادة من 16 طبيباً.

خلال الأسبوع الأول تعمل في النظامين بالتوازي: الزيارات الجديدة في ZenMed، والنظام القديم كنسخة احتياطية. دون انقطاع في رعاية المرضى ودون فقدان أي موعد.

يعود التفاوت في هذه المدد إلى صيغة المصدر، لا إلى عدد السجلات. فتصدير قاعدة بيانات نظيفة يمر خلال أيام؛ أما ملفات PDF وجداول البيانات فتحتاج إلى مطابقة يدوية تُطيل العملية كلها.

لذلك فإن أول خطوة تستحق اتخاذها، حتى قبل أن تقرر، هي سؤال مزوّدك الحالي عن صيغة التصدير والمدة اللازمة. فالجدول الزمني الفعلي يعتمد على تلك الإجابة، لا على جانبنا من العملية.

يُخطَّط للتدريب بشكل منفصل لمجموعتين:

• الاستقبال: يوم تدريب واحد مع إتاحة تسجيلات فيديو
• الأطباء: يوم واحد مع لقاء فردي للمتابعة بعد أسبوع

خلال الأشهر الثلاثة الأولى، يرد مسؤول حساب مخصص خلال ساعة واحدة، فتُدار الأسابيع الأولى إلى جانب فريقك لا بتسليمها له.

نفصل هاتين الجلستين لأن الاستقبال والأطباء يستخدمون أجزاء مختلفة تماماً من النظام. وتنتهي الجلسة المشتركة بأن تقضي كل مجموعة نصف الوقت في الاستماع عن مزايا لن تلمسها أبداً.

أكبر خطر ليس صعوبة النظام. بل الشخص الذي صادف أن يكون في إجازة يوم التدريب ويعود إلى أداة جديدة دون أي تعريف بها. فحدّد قائمة الحاضرين قبل الموعد، وأضف من فاته التدريب إلى لقاء المتابعة.

أمامك مساران اثنان. يمكننا مساعدتك خطوة بخطوة في إجراءات الإنهاء، أو تنهي المدة الحالية بهدوء وتنتقل إلينا عند انتهائها فعلاً. ويعمل ZenMed باشتراك شهري قابل للإلغاء دون أي غرامة، فلا شيء هنا يقيّدك بدوره لعام كامل.

قبل تقديم إشعار الإنهاء، تحقق من أمرين في ذلك العقد: مدة الإشعار المسبق، وهل يلتزم المزوّد بتسليم بياناتك بعد انتهائه. الأول يحدد الموعد؛ والثاني يحدد ما إذا كان هناك ما يُنقل أصلاً.

وإن كانت مدة الإشعار طويلة نسبياً، فلا داعي لانتظار انقضائها كاملة. يمكن نقل بياناتك مبكراً والبدء بالعمل في ZenMed فعلياً، مع الاستمرار في دفع أشهر العقد القديم الأخيرة غير المستخدمة، بدلاً من تجديده تلقائياً لعام إضافي آخر.