Zmeňte systém bez straty dát ani bez zastavenia objednávania

Prenos dát je zadarmo v každom platenom balíku. Neúčtujeme podľa počtu záznamov a neúčtujeme viac za nepohodlný zdrojový systém, bez ohľadu na to, koľko rokov histórie obsahuje.

Vedie to náš tím:

1. export z predchádzajúceho systému
2. import do ZenMed
3. overenie každej tabuľky
4. školenie pre recepciu aj pre lekárov
5. finálne prepnutie

Na vašej strane ostávajú len dve veci: dodať nám export zo starého systému a určiť osobu, ktorá potom potvrdí, že dáta sedia. Zvyšok prebieha na našej strane.

Jediný náklad, ktorý naozaj nesiete, je čas vášho tímu: deň školenia a týždeň súbežnej práce v dvoch systémoch. Oplatí sa naplánovať ho mimo najnabitejších týždňov, napríklad mimo obdobia dovoleniek alebo špičky pacientov.

Presúvali sme dáta z každého typu zdroja, aký ambulancie dnes používajú:

• Booking portal
• Desktop practice software
• Spreadsheets
• Paper records
• In-house tool
• Another cloud system
• Hospital module

Ak váš dodávateľ prevádzkuje systém, ktorý sme predtým nevideli, nič to nemení. Podľa čl. 20 GDPR máte právo získať svoje údaje v štruktúrovanom, bežne používanom a strojovo čitateľnom formáte, a toto právo nezávisí od ochoty vášho dodávateľa. Formát dohodneme počas auditu.

V praxi to znamená, že dodávateľ nemôže odmietnuť odovzdať vaše dáta ani to podmieniť ďalším poplatkom. Ak vám povedia, že export nie je možný alebo sa spoplatňuje osobitne, je to téma na rozhovor s nimi, nie prekážka pre presun.

Skôr než čokoľvek podpíšete, požiadajte súčasného dodávateľa o vzorový export. Formát, ktorý dostanete, vám o skutočnej cene odchodu povie viac než ktorákoľvek doložka v zmluve.

Nie. Prenášame celú databázu:

• pacientov: identifikátory a kontaktné údaje
• vyšetrenia a dokumenty: recepty, výmenné lístky, zobrazovacie vyšetrenia
• faktúry, provízie a číselníky výkonov
• historické záznamy, po celú dobu, ktorú vo vašej krajine vyžaduje legislatíva

Každá tabuľka sa po importe overuje, aby sa nič nestratilo.

Najviac záležia historické záznamy, pretože povinnosť uchovávať zdravotnú dokumentáciu roky sa neriadi tým, v akom systéme pracujete. Zmena dodávateľa ju nenuluje, takže dáta musia prejsť v plnom rozsahu, nie len v tej časti, ktorú bolo pohodlné importovať.

Dostanete overovaciu správu: koľko záznamov bolo v zdroji, koľko ich pristálo v ZenMed a čo sa nezhoduje. Kým ju neschválite, starý systém zostáva zapnutý.

V priemere päť až pätnásť pracovných dní: ambulancia s 3 lekármi 8 až 12 dní, pracovisko s 16 lekármi 12 až 18.

Prvý týždeň pracujete súbežne v oboch systémoch: nové vyšetrenia v ZenMed, starý systém ako záloha. Bez prerušenia starostlivosti o pacientov a bez stratených termínov.

Rozptyl v týchto termínoch spôsobuje formát zdroja, nie počet záznamov. Čistý export z databázy prejde za pár dní; PDF výpisy a tabuľky vyžadujú ručné mapovanie a celý proces predĺžia.

Prvý krok, ktorý sa oplatí urobiť ešte pred rozhodnutím, je opýtať sa súčasného dodávateľa na formát exportu a čas jeho dodania. Skutočný harmonogram závisí od tejto odpovede, nie od našej strany procesu.

Školenie plánujeme samostatne pre dve skupiny:

• recepcia: jeden deň školenia plus prístup k videozáznamom
• lekári: jeden deň plus individuálne stretnutie po týždni

Počas prvých troch mesiacov vám vyhradený account manažér odpovie do hodiny, takže prvé týždne prechádzate spolu s vaším tímom, nie sami.

Tieto stretnutia delíme, pretože recepcia a lekári používajú úplne odlišné časti systému. Spoločné školenie by znamenalo, že každá skupina strávi polovicu času počúvaním o funkciách, ktoré nikdy nevyužije.

Najväčším rizikom nie je náročnosť systému. Je ním človek, ktorý bol v deň školenia náhodou na dovolenke a vráti sa k novému nástroju bez úvodu. Zoznam účastníkov si overte ešte pred termínom a každého chýbajúceho doplňte do individuálneho stretnutia.

Dve cesty. Buď vám pomôžeme s výpoveďou, alebo dobehnete súčasné obdobie a prejdete až po jeho skončení. ZenMed funguje bez viazanosti a bez pokuty za zrušenie, takže vás nič nezaväzuje ani na našej strane.

Skôr než podáte výpoveď, skontrolujte v zmluve dve veci: dĺžku výpovednej lehoty a to, či sa dodávateľ zaväzuje po jej skončení vydať vaše dáta. Prvá určuje termín, druhá rozhoduje o tom, či bude vôbec čo presúvať.

Ak je výpovedná lehota dlhá, nie je dôvod ju vyčkávať do konca. Dáta môžu prejsť skôr a vy môžete pracovať v ZenMed už počas doplácania posledných mesiacov nevyužitej zmluvy, namiesto jej predĺženia o ďalší rok.