Skift journalsystem uden at miste data eller lukke kalenderen

Migrering er gratis i alle betalte abonnementer. Vi opkræver ikke efter antal poster, og vi tager ikke mere for et besværligt kildesystem.

Vores team kører det:

1. eksport fra det tidligere system
2. import til ZenMed
3. validering af hver tabel
4. oplæring af reception og læger
5. selve overgangen

Jeres del kommer ned til to ting: at skaffe os eksporten fra det gamle system og udpege den person, der bagefter bekræfter, at data ser rigtige ud. Resten sker på vores side.

Den eneste reelle omkostning, I bærer, er jeres teams tid: oplæringsdagen og en uge med at arbejde i to systemer parallelt. Det er værd at planlægge det uden for jeres travleste uger.

Vi har flyttet data ud af enhver form for kildesystem, en praksis kører i dag:

• Booking portal
• Desktop practice software
• Spreadsheets
• Paper records
• In-house tool
• Another cloud system
• Hospital module

Hvis jeres leverandør ikke er et system, vi har set før, ændrer det ingenting. Under GDPR artikel 20 har I ret til at modtage jeres data i et struktureret, almindeligt anvendt og maskinlæsbart format, og den ret afhænger ikke af leverandørens velvilje. Vi aftaler formatet under den indledende gennemgang.

I praksis betyder det, at en leverandør ikke kan nægte at udlevere jeres data eller gøre udleveringen betinget af et ekstra gebyr. Bliver I fortalt, at eksporten er umulig eller koster ekstra, er det en samtale, I skal tage med dem, ikke en forhindring for at skifte.

Før I underskriver noget som helst noget sted, så bed jeres nuværende leverandør om en prøveeksport. Det format, I får tilbage, fortæller jer mere om den reelle pris ved at forlade dem, end nogen klausul i kontrakten gør.

Nej. Vi flytter hele basen:

• patienter: CPR-nummer og kontaktoplysninger
• konsultationer og dokumenter: recepter, henvisninger, billeddiagnostik
• fakturaer, provisioner og ydelseskataloger
• historiske journaler, i hele den periode jeres land kræver, de opbevares

Hver tabel valideres efter importen, så intet forsvinder.

De historiske journaler betyder mest, fordi pligten til at opbevare medicinsk dokumentation i årevis er ligeglad med, hvilket system I bruger. At skifte leverandør nulstiller den ikke, så data skal med i fuldt omfang, ikke kun den del, det var bekvemt at importere.

I får en valideringsrapport: hvor mange poster der var i kilden, hvor mange der landede i ZenMed, og hvad der ikke stemmer. Indtil I godkender den, forbliver det gamle system tændt.

5-15 hverdage i gennemsnit: en klinik med 3 læger 8-12 dage, en praksis med 16 læger 12-18 dage.

Den første uge arbejder I i begge systemer parallelt: nye konsultationer i ZenMed, det gamle system som backup. Ingen afbrydelse i patientbehandlingen og ingen mistede aftaler.

Spredningen i de tal kommer fra kildeformatet, ikke fra antallet af poster. En ren databaseeksport går igennem på dage; PDF-dumps og regneark kræver manuel mapning og trækker hele forløbet ud.

Det første skridt, der er værd at tage, allerede før I beslutter jer, er at spørge jeres nuværende leverandør om eksportformatet og leveringstiden. Den reelle tidsplan afhænger af det svar, ikke af vores del af processen.

Oplæring planlægges separat for to grupper:

• reception: 1 dags oplæring plus adgang til videooptagelser
• læger: 1 dag plus en individuel opfølgning efter en uge

De første tre måneder svarer en dedikeret account manager inden for en time, så de første uger køres side om side med jeres team i stedet for at blive overladt til det.

Vi deler sessionerne op, fordi reception og læger bruger fuldstændig forskellige dele af systemet. En fælles session ender med, at hver gruppe bruger halvdelen af tiden på at høre om funktioner, de aldrig kommer til at røre.

Den største risiko er ikke systemets sværhedsgrad. Det er personen, der tilfældigvis havde fri på oplæringsdagen og vender tilbage til et nyt værktøj uden introduktion. Ret deltagerlisten til, før datoen ligger fast, og læg alle, der mangler, ind i opfølgningen.

To veje. Vi kan hjælpe jer gennem opsigelsen, eller I kan gøre den nuværende aftaleperiode færdig og skifte, når den udløber. ZenMed har ingen binding og ingen bod ved opsigelse, så intet her binder jer til gengæld.

Før I opsiger, så tjek to ting i den kontrakt: opsigelsesvarslets længde, og om leverandøren forpligter sig til at udlevere jeres data, efter den er udløbet. Det første fastsætter datoen; det andet afgør, om der overhovedet er noget at flytte.

Er opsigelsesvarslet langt, er der ingen grund til at vente det ud. Data kan komme over tidligere, og I kan arbejde i ZenMed, mens I betaler de sidste måneder af en ubrugt kontrakt ud, i stedet for at forny den for endnu et år.