Sistem değiştirin, veri kaybetmeden veya randevu takvimini kapatmadan.

Veri aktarımı her ücretli pakette ücretsizdir. Kayıt sayısına göre ücret almayız ve zahmetli bir kaynak sistem için daha fazla ücret talep etmeyiz.

Bunu ekibimiz yürütür:

1. önceki sistemden dışa aktarım
2. ZenMed’e içe aktarım
3. her tablonun doğrulanması
4. resepsiyon ve hekimler için eğitim
5. son geçiş

Sizin payınıza düşen iki şeydir: eski sistemden dışa aktarımı bize ulaştırmak ve verilerin sonradan doğru göründüğünü teyit edecek kişiyi belirlemek. Gerisi bizim tarafımızda gerçekleşir.

Gerçekten üstlendiğiniz tek maliyet, ekibinizin zamanıdır: eğitim günü ve iki sistemde paralel çalışılan bir hafta. Bunu en yoğun haftalarınızın dışında planlamakta fayda var; böylece ekibiniz hem eğitime hem günlük işleyişe aynı anda yetişmek zorunda kalmaz.

Bugün bir kliniğin kullanabileceği her türden kaynaktan veri taşıdık:

• Booking portal
• Desktop practice software
• Spreadsheets
• Paper records
• In-house tool
• Another cloud system
• Hospital module

Sağlayıcınız daha önce görmediğimiz bir sistemse bile hiçbir şey değişmez. GDPR’nin 20. maddesi uyarınca verilerinizi yapılandırılmış, yaygın olarak kullanılan, makine tarafından okunabilir bir formatta alma hakkına sahipsiniz ve bu hak sağlayıcınızın iyi niyetine bağlı değildir. Formatı denetim sırasında birlikte kararlaştırırız.

Uygulamada bu, bir sağlayıcının verilerinizi teslim etmeyi reddedemeyeceği veya bunu ek bir ücrete bağlayamayacağı anlamına gelir. Dışa aktarımın imkansız olduğu veya ayrıca ücretlendirildiği söylenirse, bu taşınmanın önünde bir engel değil, onlarla yapmanız gereken bir görüşmedir.

Herhangi bir yerde bir şey imzalamadan önce, mevcut sağlayıcınızdan örnek bir dışa aktarım isteyin. Size dönen format, ayrılmanın gerçek maliyeti hakkında sözleşmedeki herhangi bir maddeden daha fazla şey söyler.

Hayır. Tüm veritabanını taşırız:

• hastalar: kimlik bilgileri ve iletişim detayları
• muayeneler ve belgeler: reçeteler, sevkler, görüntüleme sonuçları
• faturalar, komisyonlar ve hizmet katalogları
• ülkenizin sakla zorunluluğu getirdiği sürenin tamamı için geçmiş kayıtlar

Hiçbir şeyin eksik kalmaması için içe aktarımdan sonra her tablo doğrulanır.

Geçmiş kayıtlar en çok önem taşıyan kısımdır, çünkü tıbbi belgeleri yıllarca saklama zorunluluğu hangi sistemde çalıştığınızla ilgilenmez. Sağlayıcı değiştirmek bu süreyi sıfırlamaz, bu yüzden verinin yalnızca aktarılması kolay olan kısmı değil, tamamı karşıya geçmelidir.

Bir doğrulama raporu alırsınız: kaynakta kaç kayıt vardı, kaçı ZenMed’e ulaştı ve neyin uyuşmadığı. Bunu onaylayana kadar eski sisteminiz açık kalır, böylece hiçbir kayıt gözden kaçmadan geçişi kendi hızınızda tamamlarsınız.

Ortalama beş ila on beş iş günü: 3 hekimli bir klinik için 8-12 gün, 16 hekimli bir klinik için 12-18 gün.

İlk hafta boyunca iki sistemde paralel olarak çalışırsınız: yeni muayeneler ZenMed’de, eski sistem ise yedek olarak. Hasta bakımında kesinti ve kaybolan randevu olmaz.

Bu tarihlerdeki farkın nedeni kayıt sayısı değil, kaynak formatıdır. Temiz bir veritabanı dışa aktarımı günler içinde tamamlanır; PDF dökümleri ve elektronik tablolar ise elle eşleştirme gerektirir ve tüm süreci uzatır.

Bu yüzden karar vermeden önce bile atmaya değer ilk adım, mevcut sağlayıcınıza dışa aktarım formatını ve süresini sormaktır. Gerçek takvim, bizim tarafımızdaki süreçten değil, bu yanıttan belirlenir.

Eğitim, iki grup için ayrı ayrı planlanır:

• resepsiyon: bir günlük eğitim ve video kayıtlarına erişim
• hekimler: bir gün ve bir hafta sonra birebir bir kontrol görüşmesi

İlk üç ay boyunca özel bir hesap yöneticisi bir saat içinde yanıt verir; böylece ilk haftalar ekibinize devredilmek yerine onlarla birlikte yürütülür.

Bu oturumları ayırıyoruz çünkü resepsiyon ve hekimler sistemin tamamen farklı bölümlerini kullanır. Ortak bir oturum, her grubun zamanının yarısını hiç dokunmayacakları özellikleri dinleyerek geçirmesiyle sonuçlanır.

En büyük risk sistemin zorluğu değildir. Eğitim günü izinli olan ve tanıtım yapılmadan yeni bir araçla karşılaşan kişidir. Katılımcı listesini tarihten önce netleştirin ve eksik kalan herkesi kontrol görüşmesine ekleyin.

İki yol var. Fesih sürecinde size yardımcı olabiliriz veya mevcut süreyi tamamlayıp sözleşme bittiğinde geçiş yapabilirsiniz. ZenMed aylık abonelik şeklinde işler ve iptal cezası yoktur, dolayısıyla burada da sizi bağlayan bir şey olmaz.

Fesih bildirimi göndermeden önce sözleşmede iki şeyi kontrol edin: ihbar süresinin uzunluğu ve sağlayıcının sözleşme bittikten sonra verilerinizi teslim etmeyi taahhüt edip etmediği. Birincisi tarihi belirler; ikincisi taşınacak bir şey olup olmayacağına karar verir.

İhbar süresi uzunsa, bunu beklemek için bir neden yoktur. Veriler daha erken karşıya geçebilir ve siz, sözleşmeyi bir yıl daha uzatmak yerine kullanılmayan sözleşmenin son aylarını öderken ZenMed’de çalışmaya başlayabilirsiniz. Bu seçim tamamen size aittir, biz sadece hangi tarihin mümkün olduğunu netleştiririz.