La prise de rendez-vous
qui remplit l’agenda

Le widget de prise de rendez-vous fonctionne depuis n’importe quelle page capable d’accueillir une ligne de code : une fiche de cabinet, une page de destination ou une page gérée par votre agence marketing suffisent. C’est une iframe, donc aucune extension à installer et aucun accès nécessaire à votre hébergement.

S’il n’existe aucune page du tout, le widget possède sa propre adresse, que vous pouvez indiquer dans une signature d’e-mail, un message aux patients ou une fiche d’établissement. C’est en général le moyen le plus rapide de commencer à recevoir des rendez-vous, et vous pourrez intégrer le widget à un vrai site plus tard, sans rien changer de notre côté.

Ce que vous configurez une seule fois : les prestations pour lesquelles vous acceptez des rendez-vous, les praticiens qui apparaissent, les jours d’ouverture et la durée de chaque créneau. Ensuite, l’agenda reste le seul endroit où vit le planning, que le rendez-vous vienne du widget ou du téléphone.

Oui, et c’est le premier réglage que la plupart des cabinets modifient. Vous publiez les créneaux que vous choisissez de publier : prestations sélectionnées, praticiens sélectionnés, horaires sélectionnés, et un délai minimal pour qu’on ne puisse pas prendre rendez-vous dans les vingt minutes qui suivent.

Tout le reste reste interne. Le secrétariat continue de prendre rendez-vous sur l’agenda complet, y compris sur les créneaux que le widget ne montre jamais : un rendez-vous pris en ligne ne peut donc pas venir occuper la plage que vous gardiez pour un suivi ou une urgence.

La réciproque est vraie aussi : les absences, les blocages de salle et de matériel sont respectés par le widget sans que vous ayez à faire quoi que ce soit, car il lit le même agenda plutôt qu’une copie. Un créneau bloqué en interne ne peut pas être pris en ligne depuis l’extérieur.

Trois mécanismes, dans cet ordre. Une confirmation dès la prise de rendez-vous, pour que le patient ait la date par écrit plutôt que dans sa mémoire. Un rappel avant le rendez-vous, par SMS, e-mail ou push. Et une liste de blocage pour la minorité de patients qui prennent rendez-vous à répétition sans se présenter.

Quand quelqu’un annule malgré tout, la liste d’attente retransforme le trou en rendez-vous : le créneau libéré est proposé aux personnes qui attendaient cette prestation, sous forme de message avec un lien qui expire au bout de deux heures, pour que le créneau ne reste pas gelé par le silence.

Les rappels par e-mail et push sont inclus dans chaque offre. Le SMS est facturé séparément, car chaque message est payé à un opérateur télécom, et l’intégrer à l’abonnement reviendrait à faire payer les cabinets qui envoient peu de messages pour ceux qui en envoient beaucoup.

Oui. Chaque personne choisit sa propre langue d’interface dans l’application, si bien qu’une équipe mixte n’est jamais forcée à une seule langue.

Côté patient, la question est légèrement différente, et mieux vaut la poser pendant la démo plutôt que de la présumer : ce qu’affiche le widget, ce que dit la confirmation et ce que dit un rappel sont des textes que vous contrôlez, et qui suivent donc la langue de vos patients plutôt que la langue du compte.

Si votre cabinet reçoit des patients dans deux langues, apportez un exemple de ce que chacun d’eux devrait recevoir. C’est une conversation de configuration, et il est bien moins coûteux de l’avoir avant la création du compte qu’après les cent premiers rendez-vous.