Program do
rejestracji pacjentów

Nie. Zapis odbywa się przez stronę internetową placówki, w oknie rezerwacji działającym w przeglądarce na telefonie i komputerze. Pacjent wybiera usługę, specjalistę i termin, zostawia dane kontaktowe i od razu widzi potwierdzenie.

Rezerwacja trafia do kalendarza rejestracji razem z kartą pacjenta, więc nikt niczego nie przepisuje. Jeśli w bazie powstanie duplikat karty, rejestracja scali go jednym kliknięciem i historia pacjenta zostaje w jednym miejscu.

Dla placówki oznacza to mniej telefonów w godzinach szczytu. Dla pacjenta możliwość zapisu wieczorem, w weekend albo w przerwie w pracy, czyli wtedy, kiedy o wizycie faktycznie pamięta. Okno rezerwacji osadzamy na dowolnej stronie, niezależnie od tego, kto ją prowadzi i w jakiej technologii powstała.

Tak, całą dobę, także w weekendy i święta. Pacjent widzi wyłącznie terminy, które placówka udostępniła w grafiku, więc rejestracja w pełni kontroluje, co można zarezerwować samodzielnie, a co wymaga telefonu.

Nowy zapis od razu pojawia się w kalendarzu i na liście wizyt dnia, bez synchronizacji i przepisywania. Włączenie zapisów online nie zmienia pracy rejestracji w ciągu dnia: telefon i zapis osobisty działają dokładnie tak jak wcześniej.

Skalę tematu pokazuje nasz raport cyfryzacji: tylko 32,4% placówek w Polsce daje pacjentom jakikolwiek zapis online, choć duża część pacjentów szuka terminu wieczorem, po pracy. Placówka, u której nie da się zarezerwować po godzinach, oddaje tych pacjentów konkurencji z kalendarzem online.

W ZenMed rejestracja online, kalendarz i wyszukiwarka terminów są częścią systemu, nie osobno płatnym modułem. Płacisz za specjalistów: plan Free kosztuje 0 zł i obsługuje jednego specjalistę, płatne pakiety zaczynają się od 49 zł brutto za specjalistę miesięcznie, a stawka spada wraz z wielkością zespołu.

Konta rejestracji są bezpłatne i bez limitu, więc trzy osoby w rejestracji nie podnoszą rachunku. Osobno płatne są tylko pakiety SMS, bo za każdą wiadomość płaci operator: 1000 SMS kosztuje 159 zł, a przypomnienia e-mail i push masz w cenie.

Pełne porównanie pakietów i kalkulator kosztu dla Twojego zespołu znajdziesz w cenniku. Wdrożenie, szkolenie i migracja danych z poprzedniego systemu są bezpłatne w każdym płatnym pakiecie.

Tak, migracja jest bezpłatna i robimy ją za Ciebie. Przenosimy bazę pacjentów, zaplanowane wizyty i dokumenty z ZnanyLekarz Pro, ProAssist, MedFile, mMedica i innych systemów, zwykle w 8 do 18 dni, bez przerwy w obsłudze pacjentów. Szczegóły procesu opisuje strona migracji.

Stary system działa do dnia przełączenia, więc rejestracja nie zostaje ani na godzinę bez kalendarza. Zaplanowane wizyty wchodzą do nowego grafiku z zachowaniem godzin i przypisania do specjalistów, a przypomnienia do pacjentów wysyła już ZenMed.

Po przeniesieniu dostajesz dane do weryfikacji, zanim wyłączysz poprzednie narzędzie. Najdłuższym etapem bywa eksport ze starego oprogramowania, dlatego warto zaplanować go z wyprzedzeniem, a resztą zajmujemy się my.

To dwa różne mechanizmy o różnych zadaniach. Centralna e-Rejestracja (CeR) jest rządowym systemem zapisów na wybrane świadczenia finansowane przez NFZ i dotyczy placówek z kontraktem na objęte zakresy. Rejestracja online w ZenMed to okno zapisów Twojej placówki: obsługuje cały grafik, wizyty prywatne i pakietowe, a Ty decydujesz, które terminy udostępniasz.

Jedno nie zastępuje drugiego. Placówka z kontraktem NFZ na objęty zakres musi zasilać CeR wolnymi terminami, natomiast placówka w pełni komercyjna nie podlega CeR w ogóle.

Pacjent przyzwyczajony do wyboru terminu w internecie oczekuje tego jednak również prywatnie. Kogo obowiązek dotyczy, od kiedy i jak się przygotować, opisaliśmy we wpisie o Centralnej e-Rejestracji.

Tak, z linku w wiadomości SMS, i najpierw proponujemy mu zmianę terminu. Potwierdzenie rezerwacji i przypomnienie przed wizytą niosą krótki adres do strony tej jednej wizyty. Pacjent widzi na niej specjalistę i termin, a pod nimi dwa przyciski w wyraźnej kolejności: zmiana terminu jako główny i odwołanie jako drugi.

Zmiana terminu otwiera zapisy z wybranym specjalistą i typem wizyty, więc pacjent szuka tylko nowej godziny. Odwołanie wymaga jeszcze jednego potwierdzenia, a zwolniony termin od razu trafia do pierwszej osoby z listy rezerwowej, razem z linkiem ważnym 2 godziny.

Dla placówki różnica jest wymierna. Odwołana wizyta zostawia puste okienko, które ktoś musi zapełnić telefonami; przełożona zostaje w kalendarzu. Rejestracja nie odbiera przy tym ani jednego telefonu w sprawie zmiany, bo cała operacja dzieje się po stronie pacjenta.

Tak. To oprogramowanie w chmurze: aplikacja działa w przeglądarce, więc lokalizacja placówki nie gra roli, a wdrożenie i szkolenie prowadzimy zdalnie. Z rejestracji tak samo korzysta gabinet jednoosobowy, klinika wielospecjalistyczna, przychodnia i salon zabiegowy.

Kalendarz obsługuje wielu specjalistów o różnych długościach wizyt, a wyszukiwarka terminów filtruje po usłudze, więc sprawdza się od psychoterapii, przez stomatologię i ginekologię, po medycynę estetyczną. Pilotaż systemu działa w wielospecjalistycznej klinice Medicus Center w Łomży, na realnym grafiku kilkunastu specjalistów.

Jeśli Twoja specjalizacja ma nietypowe wymagania wobec zapisu, na przykład wizyty łączone albo serie zabiegów, pokaż nam je na krótkiej prezentacji, zanim zdecydujesz. Wolimy sprawdzić to razem na Twoich danych, niż obiecywać w mailu.