Darmowy program do gabinetu - co naprawdę jest za darmo?

Darmowy program do gabinetu znaczy dziś cztery różne rzeczy, a różnica między nimi decyduje o tym, po ilu tygodniach uderzysz w ścianę. Sprzedawcy używają tego samego słowa na plan bez terminu z limitem, na jeden bezpłatny moduł w płatnym systemie, na wersję demonstracyjną i na narzędzie opłacone przez kogoś innego. Dalej cztery modele, limity, które zatrzymują najszybciej, i koszt wyjścia, czyli jedyna liczba, która naprawdę wiąże Cię z dostawcą.

Cztery rzeczy sprzedawane pod hasłem darmowego programu

Zanim porównasz funkcje, ustal, który z czterech modeli masz przed sobą, bo każdy kończy się w innym miejscu. Nazwa na stronie tego nie mówi.

• Plan bezterminowy z limitem daje działający program bez daty końcowej, w zamian ograniczając skalę. Tak działa nasz plan Free i darmowy plan MedFile, oba z pełną dokumentacją i e-receptą w środku, więc różnica między nimi siedzi wyłącznie w tym, kiedy wpadniesz na sufit. Liczby są w tabeli niżej.

• Bezpłatny moduł w płatnym systemie wygląda w wyszukiwarce identycznie. Medyc prowadzi stronę zatytułowaną „darmowy program do gabinetu lekarskiego”, a w jej treści pisze wprost, że bezpłatna jest podstawowa wersja z modułem rejestracji, natomiast dokumentacja medyczna, powiadomienia SMS, płatności online i telemedycyna są modułami płatnymi. To uczciwie napisane i łatwe do przeoczenia, bo tytuł strony obiecuje co innego niż jej środek.

• Wersja demonstracyjna to trzeci model i najbardziej podstępny, bo nie ma terminu, więc nie zachowuje się jak trial. Demo mMedica daje funkcje najwyższej wersji i większość modułów dodatkowych, a jednocześnie blokuje migrację danych i nie służy do rozliczeń z Narodowym Funduszem Zdrowia. Nadaje się do obejrzenia programu, nigdy do pracy.

• Narzędzie opłacone przez kogoś innego jest czwartym modelem i jedynym, w którym słowo „darmowy” nie ma gwiazdki. Finezjo, aplikacja do dokumentacji dla fizjoterapeutów, jest rozwijana przez Krajową Izbę Fizjoterapeutów, która deklaruje, że „aplikacja ta jest i będzie bezpłatna”. Rachunek nie znika, tylko przenosi się na izbę. Warunkiem jest przynależność do zawodu, więc lekarz ani stomatolog z tej ścieżki nie skorzysta.

Darmowe konta na polskim rynku, razem z naszym

Pięć ofert wychodzi w wyszukiwarce pod tym samym hasłem i każda należy do innego modelu.

Plan Free w ZenMed to plan bezterminowy z dwoma limitami i pełną dokumentacją. Dostajesz w nim to, co decyduje o zgodności z przepisami: dokumentację elektroniczną, e-receptę, e-skierowanie, e-ZLA oraz integrację z P1, eWUŚ i ZUS. Dostajesz też widget rezerwacji online, czyli narzędzie, które zwykle stoi za bramką w planach płatnych.

Plan Free w ZenMed kosztuje 0 zł i zawiera pięć pozycji: dokumentację i e-receptę, zgłoszenia zdarzeń do P1, e-skierowanie i e-ZLA, widget rezerwacji online oraz konta rejestracji bez opłat. Plan ma dwa limity: 50 wizyt miesięcznie i 120 kart pacjentów. Konto zakłada się bez karty płatniczej i bez umowy terminowej.

Powiększ

Nie ma w nim raportów i statystyk, modułów specjalizacyjnych ani automatycznej faktury w KSeF. Te trzy rzeczy zaczynają się w planie Start za 49 zł brutto za specjalistę. Limity stoją w cenniku, więc sprawdzisz je przed założeniem konta.

Konta rejestracji, marketingu i obserwatora są bez opłat w każdym pakiecie, więc limit liczy specjalistów, a osoba na rejestracji nic nie kosztuje. W MedFile każdy kolejny użytkownik to od 79 zł miesięcznie.

Limit, który zatrzyma Cię pierwszy, rzadko stoi w nagłówku oferty

Limit wizyt stoi w nagłówku oferty, a zatrzymuje zwykle coś innego, zapisane w wierszach, których nikt nie czyta przed założeniem konta.

W planie MedFile Free pojedynczy załącznik może mieć maksymalnie 5 MB, przy 200 MB w planie Plus i 500 MB w dwóch najwyższych. Dla gabinetu, który dokłada do karty pacjenta skan opisu badania, to nie ma znaczenia. Dla stomatologa wgrywającego zdjęcie rentgenowskie albo dla ortopedy z opisem rezonansu ta jedna liczba przesądza o wszystkim, a stoi w tabeli porównawczej trzy ekrany niżej niż limit wizyt.

Pojemność bazy w tym samym planie to 10 GB. Najrzadziej sprawdzany jest limit kumulacyjny. Limit miesięczny zeruje się pierwszego dnia miesiąca, więc gabinet pracujący na pół etatu nigdy w niego nie uderzy. Limit liczony od początku, jak nasze 120 kart pacjentów, rośnie razem z tym, ile już włożyłeś w system, i dlatego pojawia się dokładnie wtedy, gdy przeprowadzka zaczyna boleć.

Obowiązki placówki nie mają wersji darmowej

Cena programu nie zmienia zakresu tego, co placówka musi robić, więc darmowy plan albo udźwignie te same obowiązki co płatny, albo przerzuci je na Ciebie. Obowiązki są trzy.

Elektroniczna dokumentacja medyczna musi powstawać w formatach ogłoszonych przez Ministra Zdrowia. Zdarzenia medyczne muszą trafiać do Platformy P1, a to osobny obowiązek, którego nie załatwia sama możliwość wystawienia e-recepty. Placówka bywa w połowie zgodna z przepisami i nie ma o tym pojęcia, bo widzi działającą e-receptę i uznaje temat za zamknięty.

Dokumentację trzeba przechowywać. Art. 29 ust. 1 ustawy o prawach pacjenta każe trzymać ją 20 lat od końca roku kalendarzowego, w którym dokonano ostatniego wpisu. Wyjątki idą w obie strony: 22 lata dla dzieci do drugiego roku życia, 30 lat przy zgonie z powodu uszkodzenia ciała lub zatrucia, 10 lat dla zdjęć rentgenowskich przechowywanych poza dokumentacją i 5 lat dla skierowań. Program, z którego korzystasz przez pół roku, zostawia po sobie zobowiązanie na dwie dekady.

Do tego dochodzi umowa powierzenia przetwarzania danych, której darmowy charakter usługi nie znosi. Dostawca przetwarza dane pacjentów niezależnie od tego, czy wystawia Ci fakturę, a odpowiedzialność wobec pacjenta zostaje po stronie placówki. Sprawdzenie dostawcy jest tu osobnym tematem i rozpisaliśmy je na pytania do dostawcy oprogramowania.

Cena wyjścia jest częścią ceny wejścia

Darmowy program wart jest tyle, ile kosztuje wyjście z niego, i to jedyna liczba, której nie znajdziesz na stronie z cennikiem.

Wejście danych kosztuje najczęściej. W planie MedFile Free import bazy jest oznaczony jako wycena indywidualna, a w każdym płatnym planie wliczony w cenę. Wersja demonstracyjna mMedica migracji nie wykonuje w ogóle, więc wszystko, co w niej wpiszesz, wpiszesz drugi raz gdzie indziej. My importu z pliku świadomie nie udostępniamy samoobsługowo, przenosinami zajmuje się nasz zespół, i to też jest informacja do policzenia po Twojej stronie.

Wyjście danych sprawdza się pytaniem o format, termin i cenę wydania całej bazy zamiast pojedynczej karty. U nas bazę udostępniamy na zgłoszenie, a regulamin nie przewiduje za to opłaty. Odpowiedź, której szukasz u każdego dostawcy, brzmi tak samo: czy dostanę dane w formacie, który otworzy inny system.

Pierwszy płatny plan też jest częścią ceny. Prędzej czy później do niego trafisz. Najtańszy pakiet nad planem Free kosztuje w MedFile 119 zł miesięcznie i 79 zł za każdego kolejnego użytkownika. U nas ta sama ścieżka to 49 zł brutto za specjalistę, z pełnym cennikiem po jednym kliknięciu. Przy dwóch osobach w gabinecie różnica roczna sięga kilku tysięcy złotych, a decyzja o tym, gdzie założysz darmowe konto, w praktyce ją przesądza.

Jak sprawdzić ofertę w kwadrans

Pięć pytań odsiewa oferty, które nazywają się darmowymi, choć do pracy w gabinecie się nie nadają. Każde ma odpowiedź sprawdzalną przed założeniem konta.

1. Który to model. Plan bezterminowy, bezpłatny moduł, wersja demonstracyjna czy narzędzie samorządu. Pytanie ustawia wszystkie następne.
2. Który limit zatrzyma mnie pierwszy. Wizyty, karty pacjentów, wielkość załącznika czy pojemność bazy. Policz to na swojej liczbie pacjentów miesięcznie, zamiast na przykładzie z ulotki.
3. Co przestaje działać na limicie. Umawianie wizyt, zakładanie kart czy dokumentowanie wizyty odbytej.
4. Czy darmowy plan raportuje zdarzenia medyczne do P1 i czy generuje dokumentację w wymaganych formatach, czy tylko wystawia e-receptę.
5. Jak wygląda wyjście. Format eksportu całej bazy, termin wydania, cena oraz to, czy import na wejściu jest wliczony, czy wyceniany osobno.

Punkt trzeci jest tym, który najczęściej zaskakuje po fakcie. U nas limit blokuje umówienie kolejnej wizyty i założenie nowej karty, a nie dopisanie się do dokumentacji, bo dokumentacja to obowiązek ustawowy i nie może zależeć od pakietu. Jeżeli dostawca nie umie odpowiedzieć na to pytanie w jednym zdaniu, znaczy to zwykle, że nikt u niego tego scenariusza nie przemyślał.

Jeżeli szukasz szerszego zestawu kryteriów, kolejność wyboru systemu opisuje nasz poradnik o wyborze oprogramowania, a zakres funkcji w naszym systemie zebraliśmy na stronie funkcji.

Podsumowanie

• Darmowy program do gabinetu występuje w czterech modelach: plan bezterminowy z limitem, bezpłatny moduł w płatnym systemie, wersja demonstracyjna i narzędzie opłacone przez samorząd zawodowy.
• MedFile Free to jeden użytkownik, 40 wizyt miesięcznie i 10 SMS-ów, przy załączniku do 5 MB i bazie 10 GB. Import bazy w tym planie jest wyceniany indywidualnie.
• Demo mMedica nie ma terminu, ale mieści 30 pacjentów, nie migruje danych i nie rozlicza się z NFZ. To narzędzie do obejrzenia programu.
• Medyc bezpłatnie udostępnia moduł rejestracji, natomiast dokumentacja medyczna i SMS-y są u niego modułami płatnymi.
• Finezjo jest bezpłatne dla fizjoterapeutów, bo utrzymuje je Krajowa Izba Fizjoterapeutów.
• Nasz plan Free to jeden specjalista, 50 wizyt miesięcznie i 120 kart pacjentów, z pełną dokumentacją, e-receptą i widgetem rezerwacji. Bez raportów i bez KSeF, te są od 49 zł.
• Obowiązki nie mają wersji darmowej. Dokumentację przechowujesz 20 lat od końca roku ostatniego wpisu, a zdarzenia medyczne raportujesz do P1 niezależnie od pakietu.
• Przed założeniem konta ustal koszt wyjścia: format eksportu całej bazy, termin, cenę i to, czy import był wliczony.

Źródła

Oferty konkurencji odczytaliśmy 4 września 2026 bezpośrednio ze stron producentów, z surowego kodu strony, a nie z porównywarek. Świadomie nie podajemy adresów cenników konkurencji, bo nie jest naszą rolą kierować tam ruch. Nazwy dostawców i dokumentów wystarczą, żeby każdą liczbę sprawdzić samodzielnie.

• Medfile, cennik i tabela porównania licencji
• Medyc, strona o darmowym programie do gabinetu lekarskiego oraz cennik pakietów
• mMedica, odpowiedź o ograniczeniach wersji demonstracyjnej w bazie pytań producenta
• Krajowa Izba Fizjoterapeutów o aplikacji Finezjo, komunikat KIF
• Ustawa o prawach pacjenta i Rzeczniku Praw Pacjenta, tekst jednolity Dz.U. 2024 poz. 581