Raportowanie zdarzeń medycznych do P1 - kto, co i kiedy

Raportowanie zdarzeń medycznych do Platformy P1 obowiązuje każdego usługodawcę od 1 lipca 2021 roku, także bez umowy z NFZ. Nie ma wykazu specjalizacji objętych obowiązkiem ani harmonogramu dla kolejnych zawodów, bo ustawa wiąże go ze statusem usługodawcy. Dalej: kto nim jest i gdzie obowiązek się kończy, czym w tej ustawie jest zdarzenie medyczne i co zostaje w P1, jaki zakres danych wychodzi z gabinetu, jak liczą się terminy, co dzieje się przy braku zgłoszeń, a na końcu słowniczek skrótów.

Usługodawca, czyli praktycznie każdy, kto udziela świadczeń

Obowiązek raportowania wiąże się ze statusem usługodawcy. Ustawa o systemie informacji w ochronie zdrowia definiuje usługodawcę przez odesłanie do art. 5 pkt 41 ustawy o świadczeniach opieki zdrowotnej i dokłada do tego apteki.

Odesłanie obejmuje trzy grupy: podmioty wykonujące działalność leczniczą, czyli podmioty lecznicze i praktyki zawodowe; osoby fizyczne z fachowymi uprawnieniami, które udzielają świadczeń zdrowotnych w ramach działalności gospodarczej; oraz zaopatrzenie w wyroby medyczne i opiekę farmaceutyczną.

Ta druga grupa przesądza o zasięgu obowiązku, bo praktykę zawodową w rozumieniu ustawy o działalności leczniczej mogą prowadzić wyłącznie lekarze, pielęgniarki, fizjoterapeuci i diagności laboratoryjni. Specjalista spoza tej czwórki, który udziela świadczeń zdrowotnych w ramach zwykłej działalności gospodarczej, praktyki nie zakłada, a mimo to mieści się w definicji świadczeniodawcy.

Potwierdza to akt wykonawczy, który przy każdej z tych form wskazuje inny sposób identyfikacji. Podmiot leczniczy podaje numer księgi rejestrowej i 14-cyfrowy REGON zakładu leczniczego, praktyka zawodowa numer księgi z rejestru prowadzonego przez właściwą izbę, a świadczeniodawca z art. 5 pkt 41 lit. b 9-cyfrowy REGON i 10-cyfrowy NIP. Gdyby obowiązek go nie dotyczył, rozporządzenie nie przewidywałoby dla niego pola w komunikacie.

Kto ma obowiązek raportować, czy tylko lekarz

Rozstrzygają dwa pytania i nazwa zawodu nie jest żadnym z nich.

1. Czy to, co robisz, jest świadczeniem zdrowotnym, czyli działaniem służącym zachowaniu, ratowaniu, przywracaniu lub poprawie zdrowia (art. 2 ust. 1 pkt 10 ustawy o działalności leczniczej)?
2. Czy udzielasz go jako podmiot leczniczy, jako praktyka zawodowa albo jako osoba z fachowymi uprawnieniami w ramach działalności gospodarczej?

Świadczenie zdrowotne, czyli co dokładnie. Ustawa definiuje je szeroko, jako działanie służące zachowaniu, ratowaniu, przywracaniu lub poprawie zdrowia oraz inne działanie medyczne wynikające z procesu leczenia (art. 2 ust. 1 pkt 10 ustawy o działalności leczniczej). W codziennej pracy rozstrzygają trzy pytania i dopiero trzy razy „tak” oznacza świadczenie zdrowotne.

1. Czy pracujesz z problemem zdrowotnym konkretnej osoby, a nie z jej samopoczuciem, formą albo wyglądem?
2. Czy z tego, co robisz, powstaje dokumentacja medyczna?
3. Czy do wykonania tej czynności potrzebne są kwalifikacje zawodowe wymagane przepisami?

Konsultacja dietetyczna przy cukrzycy w poradni przechodzi ten test, plan żywieniowy dla zdrowego biegacza nie. Terapia logopedyczna po udarze przechodzi, warsztat dykcji dla prezenterów nie. Zabieg medycyny estetycznej wykonany przez lekarza przechodzi, ten sam zabieg kosmetyczny bez ingerencji w tkanki zwykle nie.

Czym jest zdarzenie medyczne i co zostaje w P1

Zdarzenie medyczne w tej ustawie to po prostu udzielone świadczenie zdrowotne, a nie awaria, powikłanie ani zdarzenie niepożądane. Definicja idzie przez odesłanie do art. 5 pkt 40 ustawy o świadczeniach (art. 2 pkt 18), więc zwykła wizyta, badanie i zabieg są zdarzeniami medycznymi, a zgłoszenie jest informacją, że się odbyły.

Trzy nazwy, które w rozmowach padają zamiennie, oznaczają trzy różne rzeczy.

• P1 jest platformą. Ustawa nazywa ją Elektroniczną Platformą Gromadzenia, Analizy i Udostępnienia Zasobów Cyfrowych o Zdarzeniach Medycznych i wylicza, co ma umożliwiać: dostęp pacjenta do informacji o świadczeniach zgromadzonych w SIM, przekazywanie tych informacji przez usługodawców oraz wymianę dokumentów między nimi (art. 7 ust. 1).
• SIM jest bazą pod tą platformą. System Informacji Medycznej przetwarza dane o świadczeniach udzielonych, udzielanych i planowanych, zasilany z systemów gabinetowych (art. 10 ust. 1). Zdarzenia idą formalnie właśnie tutaj, choć w rozmowach, ofertach i komunikatach Centrum e-Zdrowia wszystko nazywa się P1 albo e-zdrowiem.
• EDM to kategoria dokumentów, nie system. Elektroniczna dokumentacja medyczna oznacza dokumenty podpisane elektronicznie (art. 2 pkt 6). Sama nazwa nie mówi, gdzie te dokumenty leżą.
• e-zdrowie nie ma definicji w przepisach. To zbiorcza nazwa, a fraza „System e-Zdrowie” nie występuje w ustawie ani raz, choć Centrum e-Zdrowia używa jej w materiałach i w nazwie portalu.

Co faktycznie zostaje w tej bazie, rozstrzyga tabela.

Centralnego archiwum całej dokumentacji nie ma. Recepta, skierowanie i wynik histopatologiczny leżą w systemie państwowym, a karta wizyty zostaje na Twoim serwerze i to Ty ją wydajesz, gdy inna placówka po nią sięgnie. Zgłoszenie zdarzenia jest tym, co pozwala jej się dowiedzieć, że ta karta w ogóle istnieje.

Pacjent widzi zgłoszone wizyty na swoim Internetowym Koncie Pacjenta, także te prywatne, bo obowiązek zgłoszenia nie zależy od tego, kto za wizytę zapłacił (art. 7 ust. 1 pkt 1). Placówka, która zaczyna raportować po latach przerwy, powinna się liczyć z pytaniami pacjentów o wizyty, które nagle pojawiły się w ich koncie.

Zdanie „mamy integrację z e-zdrowiem” nie znaczy nic sprawdzalnego. Pytania, które coś rozstrzygają, są dwa: czy system wysyła zdarzenia medyczne i czy generuje dokumentację w formatach ogłoszonych przez Ministra Zdrowia.

Co dokładnie wychodzi z gabinetu

Ustawa wymienia siedem kategorii danych zdarzenia medycznego, a rozporządzenie rozpisuje je na konkretne pola. Pierwsza warstwa mówi, czego dotyczy zgłoszenie, druga decyduje, czy komunikat przejdzie weryfikację.

Kategorie ustawowe to dane usługodawcy, dane usługobiorcy, dane identyfikujące świadczenie zdrowotne, dane miejsca jego udzielenia, dane pracownika medycznego, dane dotyczące wytworzonej dokumentacji medycznej oraz inne dane pozwalające zidentyfikować zdarzenie. Dla ostatniej kategorii cały mechanizm powstał: dzięki niej inna placówka wie, że dokument istnieje, i może po niego sięgnąć, zamiast prosić pacjenta o kopię.

Rozporządzenie dokłada rozwiązania dla sytuacji, w których typowe identyfikatory zawodzą. Pacjent bez numeru PESEL dostaje identyfikator w formacie XXXXX-RRRR-NN, a noworodek przed nadaniem numeru jest raportowany przez identyfikator przedstawiciela ustawowego albo, gdy i tego nie ma, przez osobny format dla dziecka do 6. miesiąca życia.

Część pól zależy od rodzaju świadczenia. Przy rehabilitacji leczniczej dochodzą kody ograniczeń z klasyfikacji ICF, przy chorobie rzadkiej numer z klasyfikacji ORPHANET, a przy świadczeniach psychologicznych i psychoterapeutycznych z zakresu opieki psychiatrycznej, finansowanych ze środków publicznych, kod diagnozy psychologicznej według słownika NFZ. Wykaz specjalizacji nie istnieje, natomiast lista wyjątków zależnych od rodzaju świadczenia jest długa i to ona decyduje, czy zgłoszenie przejdzie.

Terminy liczone inaczej, niż podają omówienia

Termin podstawowy to niezwłocznie, ale nie później niż 2 dni od dnia zakończenia zdarzenia medycznego. Wersja o 24 godzinach, powtarzana w omówieniach, nie ma podstawy w rozporządzeniu. Ten sam paragraf zawiera trzy reguły, które omówienia pomijają.

Świadczenie rozciągnięte na kilka dni ma dwa terminy. Dane usługodawcy, dane pacjenta, początek świadczenia i miejsce jego udzielenia przekazuje się w ciągu 2 dni od dnia rozpoczęcia zdarzenia, a pozostałe dane w trakcie jego trwania albo po zakończeniu, najpóźniej w ciągu 2 dni od tego zakończenia. Placówka prowadząca cykl rehabilitacji albo leczenie kilkudniowe ma więc zobowiązanie już na starcie.

Druga reguła dotyczy uzupełnień. Jeżeli po przekazaniu zgłoszenia pojawiają się dodatkowe dane zdarzenia, przekazuje się je niezwłocznie, a dane już wysłane wolno zmieniać. Korekta jest przewidzianą ścieżką, więc odkładanie zgłoszenia do czasu zebrania kompletu danych działa przeciwko placówce.

Trzecia reguła obowiązuje przy awarii systemu P1. Dane zamieszcza się wtedy niezwłocznie po ustaniu awarii, nie później niż w ciągu 3 dni od jej usunięcia, przy czym do tego terminu nie wlicza się dni wolnych od pracy, a przy awarii dłuższej niż jeden dzień Minister Zdrowia może wydłużyć termin obwieszczeniem.

Odpowiedzialność, czyli czego w ustawie nie ma

Ustawa o systemie informacji w ochronie zdrowia nie zawiera żadnego przepisu karnego za brak raportowania. W całym tekście jednolitym nie pada słowo kara, a prasa branżowa opisuje sankcje, których w tej ustawie nie ma.

Trzecia droga kończy się wykreśleniem z rejestru. Organ prowadzący rejestr kontroluje zgodność działalności z przepisami określającymi warunki jej wykonywania, sporządza protokół, na który kierownik placówki ma 7 dni na zastrzeżenia, a następnie wydaje zalecenia pokontrolne z terminem wykonania. Niezastosowanie się do zaleceń jest samodzielną podstawą wykreślenia z rejestru, decyzji nadaje się rygor natychmiastowej wykonalności, a ponowny wpis jest możliwy dopiero po 3 latach.

Wstrzymanie płatności przez NFZ, które weszło w życie 1 stycznia 2026 roku, dotyczy obowiązków centralnej e-rejestracji, czyli udostępnienia harmonogramów przyjęć i umożliwienia zgłoszeń centralnych, a nie raportowania zdarzeń medycznych, choć prasa łączy jedno z drugim. Terminy w tym przepisie liczy się od dnia objęcia danego świadczenia wykazem i wynoszą 5 oraz 6 miesięcy. Sam mechanizm opisaliśmy we wpisie o centralnej e-rejestracji.

Kto to sprawdza i czym dysponuje

Sprawdzają cztery podmioty i każdy widzi inny wycinek, co tłumaczy, dlaczego brak zgłoszeń długo nie wychodzi na jaw.

• Centrum e-Zdrowia weryfikuje każdy komunikat, ale tylko technicznie. Odsyła potwierdzenie prawidłowości albo wykaz błędów i braków, więc widzi zgłoszenia, które przyszły, i nie widzi tych, których nikt nie wysłał. Placówka, która nie raportuje wcale, jest dla tej weryfikacji niewidoczna.

• NFZ widzi dane zdarzeń przy świadczeniach finansowanych ze środków publicznych, bo służą one rozliczaniu. Tu brak zgłoszeń uderza od razu w pieniądze, ale dotyczy wyłącznie placówek z umową.

• Organ prowadzący rejestr widzi placówkę w całości, bo kontroluje warunki wykonywania działalności, a nie pojedyncze zgłoszenia. Dla podmiotów leczniczych jest to wojewoda, dla praktyk właściwa izba zawodowa. Jako jedyny z tej czwórki dosięga gabinetu bez umowy z NFZ.

• Ministerstwo Zdrowia i CeZ mierzą skalę ankietą, nie kontrolą. Badanie informatyzacji jest wypełniane samodzielnie przez placówki, więc daje obraz deklaracji. Kontroli Najwyższej Izby Kontroli dotyczącej wprost raportowania zdarzeń medycznych nie znaleźliśmy; najbliższa dotyczy prowadzenia dokumentacji medycznej, pochodzi z 2016 roku i obejmowała lata 2013 do 2015, czyli okres przed powstaniem tego obowiązku.

Dopóki nie ma kary za samo niezgłoszenie, największym ryzykiem nie jest kontrola, tylko moment, w którym placówka potrzebuje dokumentacji od innej placówki i dowiaduje się, że nikt nigdy nie zgłosił, że ta dokumentacja powstała.

Ilu gabinetów to realnie dotyczy

Skalę pokazuje badanie Centrum e-Zdrowia, którego dziewiąta edycja objęła 9823 zweryfikowane ankiety zebrane między 3 listopada a 21 grudnia 2025 roku. W ambulatoryjnych świadczeniach zdrowotnych, czyli w grupie, do której należą gabinety i przychodnie, wszystkie zdarzenia raportuje 62,6 procent badanych, a 30,6 procent nie raportuje ich wcale, wskazując jako powód brak systemu gabinetowego z modułem raportowania. Wśród podmiotów szpitalnych odsetek raportujących wszystko wynosi 79,2 procent.

Liczba 43 procent z prasy branżowej pochodzi z poprzedniej edycji badania i z innego przekroju. Badanie CeZ jest ankietą wypełnianą samodzielnie, więc pokazuje deklaracje placówek bez pomiaru po stronie systemu.

Blisko co trzecia placówka ambulatoryjna tłumaczy go oprogramowaniem, a to znaczy, że przy zmianie systemu ten temat wraca jako pytanie o funkcję, którą trzeba sprawdzić przed podpisaniem umowy, zamiast przyjąć na słowo. Zakres, który powinien obsłużyć system gabinetowy, opisaliśmy przy okazji systemu EDM oraz w przewodniku po przepisach w gabinecie.

Co sprawdzić w swojej placówce

Pięć sprawdzeń zajmuje kwadrans i rozstrzyga, czy obowiązek jest realizowany, czy tylko tak wygląda.

1. Sprawdź status zgłoszeń z ostatniego tygodnia. Interesują Cię komunikaty odrzucone i te bez potwierdzenia, zamiast liczby wysłanych.
2. Zweryfikuj świadczenia wielodniowe. Czy system wysyła dane początkowe w ciągu 2 dni od rozpoczęcia, czy czeka na zakończenie cyklu.
3. Przejrzyj przypadki bez numeru PESEL. Pacjent zagraniczny i noworodek mają osobne formaty identyfikatora i to najczęstsze źródło odrzuceń.
4. Ustal, kto raportuje świadczenia zlecone pracowni albo laboratorium, i zapisz to w umowie z podwykonawcą.
5. Sprawdź procedurę na czas awarii P1. Kto pilnuje terminu 3 dni po jej usunięciu i skąd wiadomo, że awaria się skończyła.

Punkt pierwszy wystarcza zwykle za resztę. Placówka, która nie wie, ile komunikatów wróciło z błędem, w praktyce nie wie też, czy raportuje, bo w systemie gabinetowym wysyłka i potwierdzenie to dwie różne rzeczy.

Słowniczek pojęć, z rozwinięciami z ustawy

Rozwinięcia pochodzą z brzmienia przepisów, nie z obiegowego użycia.

• P1 to Elektroniczna Platforma Gromadzenia, Analizy i Udostępnienia Zasobów Cyfrowych o Zdarzeniach Medycznych (art. 7 ust. 1 ustawy o systemie informacji w ochronie zdrowia). W ustawie stoi „Udostępnienia”, choć w obiegu spotyka się „Udostępniania”.
• SIM to System Informacji Medycznej (art. 10 ust. 1). Różnicę między nim, platformą i dokumentacją opisuje sekcja wyżej.
• Zdarzenie medyczne w tej ustawie nie znaczy „coś, co się zdarzyło pacjentowi”. To świadczenie zdrowotne w rozumieniu art. 5 pkt 40 ustawy o świadczeniach opieki zdrowotnej (art. 2 pkt 18). Zwykła wizyta jest więc zdarzeniem medycznym.
• Usługodawca to świadczeniodawca w rozumieniu art. 5 pkt 41 ustawy o świadczeniach oraz apteka (art. 2 pkt 15). To ten podmiot, na którym siedzi obowiązek raportowania.
• EDM, czyli elektroniczna dokumentacja medyczna, oznacza dokumenty wytworzone w postaci elektronicznej i opatrzone kwalifikowanym podpisem elektronicznym, podpisem zaufanym, podpisem osobistym albo sposobem potwierdzania danych z systemu Zakładu Ubezpieczeń Społecznych (art. 2 pkt 6). Katalog obejmuje recepty, skierowania, zlecenia na zaopatrzenie i dokumenty wskazane w rozporządzeniu wydanym na podstawie art. 13a.
• e-recepta i e-skierowanie to dwa dokumenty z tego katalogu, które usługodawca zamieszcza w SIM w czasie rzeczywistym, a nie w terminie dwóch dni (art. 11 ust. 5 pkt 1).
• e-ZLA to elektroniczne zaświadczenie lekarskie o niezdolności do pracy. Wystawia się je w systemie teleinformatycznym udostępnionym przez Zakład Ubezpieczeń Społecznych i przekazuje na jego elektroniczną skrzynkę podawczą (art. 55 ust. 1 i 2 ustawy o świadczeniach pieniężnych z ubezpieczenia społecznego w razie choroby i macierzyństwa). Idzie do ZUS, więc nie jest zdarzeniem medycznym raportowanym do SIM.
• IKP, Internetowe Konto Pacjenta, to moduł platformy z art. 7 ust. 1, w którym przetwarzane są dane pacjenta zgromadzone w SIM oraz w rejestrze usług medycznych NFZ (art. 2 pkt 19). Tam pacjent zarządza zgodami na dostęp do swojej dokumentacji.
• eWUŚ to usługa NFZ do potwierdzania prawa pacjenta do świadczeń. Ustawa nie używa tego skrótu, mówi o dokumencie elektronicznym sporządzanym przez Fundusz na podstawie numeru PESEL (art. 50 ust. 3 ustawy o świadczeniach).
• CeZ, Centrum e-Zdrowia, to jednostka podległa Ministrowi Zdrowia, którą ustawa opisuje omownie jako jednostkę właściwą w zakresie systemów informacyjnych ochrony zdrowia. Jest administratorem systemu SIM (art. 10 ust. 7) i to ona weryfikuje komunikaty ze zgłoszeniami.
• ICD-10 i ICF to dwie klasyfikacje, których kody wchodzą do zgłoszenia. Pierwsza służy do wskazania przyczyny głównej świadczenia, druga dochodzi przy rehabilitacji leczniczej i opisuje ograniczenia aktywności pacjenta.
• RPWDL to rejestr podmiotów wykonujących działalność leczniczą, prowadzony przez wojewodę albo przez właściwą izbę zawodową (art. 106 ust. 1 ustawy o działalności leczniczej). Numer księgi rejestrowej z tego rejestru identyfikuje placówkę w każdym zgłoszeniu.
• e-zdrowie to zbiorcza nazwa bez definicji w przepisach. W tytułach ustaw pojawia się jako obszar, którego dotyczą nowelizacje, na przykład ustawa o zmianie niektórych ustaw w związku z rozwojem usług e-zdrowia z 15 maja 2026 roku.

Podsumowanie

• Obowiązek raportowania zdarzeń medycznych do SIM obowiązuje od 1 lipca 2021 roku i dotyczy usługodawców, czyli świadczeniodawców w rozumieniu art. 5 pkt 41 ustawy o świadczeniach oraz aptek. Wykazu specjalizacji ani harmonogramu dla poszczególnych zawodów nie ma.
• Definicja obejmuje osobę fizyczną z fachowymi uprawnieniami prowadzącą działalność gospodarczą, więc dotyczy także specjalistów, którzy nie mogą założyć praktyki zawodowej.
• Termin to niezwłocznie, najpóźniej 2 dni od zakończenia zdarzenia. Przy świadczeniu wielodniowym część danych idzie w ciągu 2 dni od rozpoczęcia.
• Przy awarii P1 dane uzupełnia się w ciągu 3 dni od jej usunięcia, bez wliczania dni wolnych, a Minister Zdrowia może ten termin wydłużyć obwieszczeniem.
• Ustawa nie przewiduje kary pieniężnej. Konsekwencje idą przez umowę z NFZ (kara do 1 procenta kwoty zobowiązania za dokumentację prowadzoną niezgodnie z prawem) oraz przez kontrolę organu rejestrowego, która przy zlekceważeniu zaleceń kończy się wykreśleniem i 3-letnią karencją.
• Wstrzymanie płatności obowiązujące od 1 stycznia 2026 roku dotyczy centralnej e-rejestracji, nie zdarzeń medycznych.
• Wg badania CeZ za 2025 rok wszystkie zdarzenia raportuje 62,6 procent placówek ambulatoryjnych, a 30,6 procent nie raportuje z powodu braku odpowiedniego systemu.

Źródła

• Ustawa o systemie informacji w ochronie zdrowia, tekst jednolity Dz.U. 2026 poz. 208
• Rozporządzenie MZ o zakresie danych zdarzenia medycznego, tekst jednolity Dz.U. 2025 poz. 866
• Ustawa o świadczeniach opieki zdrowotnej finansowanych ze środków publicznych, tekst jednolity Dz.U. 2025 poz. 1461
• Ustawa o działalności leczniczej, tekst jednolity Dz.U. 2026 poz. 156
• Ustawa o świadczeniach pieniężnych z ubezpieczenia społecznego w razie choroby i macierzyństwa, tekst jednolity Dz.U. 2026 poz. 854
• Ogólne warunki umów o udzielanie świadczeń opieki zdrowotnej, tekst jednolity Dz.U. 2026 poz. 712
• Centrum e-Zdrowia, IX edycja badania stopnia informatyzacji podmiotów wykonujących działalność leczniczą
• Centrum e-Zdrowia, raportowanie zdarzeń w przypadku podwykonawstwa