Udostępnianie dokumentacji medycznej. Komu, kiedy i za ile?

Udostępnianie dokumentacji medycznej bez dodatkowych warunków dotyczy trzech osób: pacjenta, jego przedstawiciela ustawowego i osoby, którą pacjent upoważnił. Pierwszą kopię w danym zakresie dostają za darmo, a za kolejną możesz od 1 września 2026 roku wziąć najwyżej 0,64 zł za stronę.

Z dokumentacją pacjenci idą do Rzecznika Praw Pacjenta, gdy placówka odmawia, zwleka, liczy ponad stawkę albo wydaje papiery tylko w okienku. Każdą z tych sytuacji rozstrzyga przepis, zanim dojdzie do skargi.

Po kolei: kto dostaje dokumentację, jak i kiedy ją wydać, ile wolno za nią wziąć, co zapisać w wykazie i czym kończy się skarga.

Pacjent, przedstawiciel i osoba upoważniona dostają dokumentację bez pytania o powód

Tej trójce wydajesz dokumentację, nie pytając, do czego jest potrzebna. Pacjent nie musi uzasadniać wniosku, a pytanie o cel tylko wydłuża sprawę. W 2023 roku Trybunał Sprawiedliwości Unii Europejskiej rozpatrywał sprawę pacjenta, który chciał kopii, żeby pociągnąć swoją dentystkę do odpowiedzialności. Trybunał uznał, że pierwszą kopię dostaje się bezpłatnie bez względu na cel.

Przedstawicielem ustawowym jest zwykle rodzic małoletniego albo opiekun prawny. Z osobą upoważnioną bywa trudniej, bo upoważnienie musi dotyczyć dokumentacji, a nie samej informacji o zdrowiu. Rozporządzenie o dokumentacji medycznej wymienia te dwa oświadczenia pacjenta osobno.

„Przecież mąż pacjentki stoi w karcie jako upoważniony.” Jeśli stoi tam jako osoba, której wolno mówić o stanie zdrowia, kopii dokumentacji z tego tytułu nie dostanie. Upoważnienie do rozmowy nie otwiera archiwum.

Pacjent składa upoważnienie na papierze, który trafia do dokumentacji, albo w Internetowym Koncie Pacjenta (IKP). Zanim podpisze papier, rozporządzenie każe placówce powiedzieć mu, że może to zrobić w IKP.

Pełnomocnik, na przykład adwokat pacjenta, działa tak jak osoba upoważniona. Minister Zdrowia w stanowisku przekazanym przez Rzecznika uznał, że pierwsza kopia jest bezpłatna także wtedy, gdy wniosek składa pełnomocnik. Liczy się pierwsze żądanie pacjenta, nie to, kto je przynosi.

Tożsamość sprawdzasz przy każdym odbiorze przez kogoś, kogo rejestracja nie zna. RODO pozwala poprosić o dodatkowe informacje, gdy masz uzasadnioną wątpliwość, kto składa wniosek.

W ZenMed osoby upoważnione stoją w karcie pacjenta razem z zakresem: informacje o zdrowiu, odbiór dokumentacji, dokumentacja po śmierci. Każde upoważnienie może mieć datę wygaśnięcia, więc rejestracja widzi, czy osoba przy okienku ma prawo do kopii, czy tylko do rozmowy z lekarzem.

Po śmierci pacjenta rozstrzyga upoważnienie złożone za życia

Gdy pacjent umrze, dokumentację dostaje osoba, którą upoważnił za życia, i osoba, która w chwili śmierci była jego przedstawicielem ustawowym. Dostaje ją też osoba bliska, ale tu wystarczy jeden sprzeciw, żeby placówka wstrzymała wydanie. Może go zgłosić inna osoba bliska albo sam pacjent, jeszcze za życia.

Osobą bliską jest małżonek, krewny do drugiego stopnia, czyli na przykład rodzeństwo, dziadkowie i wnuki, powinowaty do drugiego stopnia w linii prostej, przedstawiciel ustawowy, partner we wspólnym pożyciu i osoba wskazana przez pacjenta. Ustawa nie podaje listy dokumentów, którymi trzeba to wykazać.

Spór między osobami bliskimi rozstrzyga sąd spadku w postępowaniu nieprocesowym. Wniosek może złożyć osoba bliska, ale też lekarz albo inny pracownik medyczny placówki, gdy ma uzasadnioną wątpliwość, czy ktoś w ogóle jest osobą bliską. To jedyny ruch, jaki ustawa daje tu placówce.

„Siostra zmarłego przyszła z aktem zgonu, a brat dzwoni, że się nie zgadza. Komu wierzyć?” Żadnemu z nich. Placówka nie rozsądza między rodzeństwem, tylko czeka na postanowienie sądu albo sama o nie wnosi.

Sprzeciw pacjenta sąd może pominąć w dwóch sytuacjach: gdy dokumentacja jest niezbędna do dochodzenia odszkodowania lub zadośćuczynienia z tytułu jego śmierci albo do ochrony życia lub zdrowia osoby bliskiej. Bada przy tym wolę zmarłego, okoliczności sprzeciwu i rzeczywistą więź osoby bliskiej z pacjentem. Taki sprzeciw zapisuj w dokumentacji tak samo starannie jak upoważnienie.

Sąd, NFZ i ubezpieczyciel dostają tyle, ile wynika z ich sprawy

Instytucje dostają dokumentację z mocy ustawy, bez zgody pacjenta, z jednym wyjątkiem: zakład ubezpieczeń potrzebuje zgody pacjenta. Każda dostaje jednak tylko tyle, ile wymaga jej postępowanie albo zadanie. Zakres to pierwsza rzecz do sprawdzenia w piśmie.

Ustawa wymienia między innymi:

• inny podmiot leczniczy, gdy dokumentacja jest niezbędna do ciągłości leczenia,
• Narodowy Fundusz Zdrowia, Rzecznika Praw Pacjenta, samorządy zawodowe i konsultantów, w zakresie ich zadań, zwłaszcza nadzoru i kontroli,
• sądy, prokuratury, lekarzy sądowych i rzeczników odpowiedzialności zawodowej, w związku z prowadzonym postępowaniem,
• organy rentowe, w tym ZUS, i zespoły orzekające o niepełnosprawności,
• zakłady ubezpieczeń, za zgodą pacjenta.

Pismo z sądu albo prokuratury podaje sygnaturę sprawy. Nazwę organu wpisujesz do wykazu, a sygnaturę warto dopisać przy zakresie. Przy ubezpieczycielu sprawdzasz, czy zgoda pacjenta obejmuje Twoją placówkę i dokumenty, o które pyta.

Inna placówka, która leczy tego samego pacjenta, część elektronicznej dokumentacji może pobrać przez system P1, bo właśnie po to placówki zgłaszają tam zdarzenia medyczne. Jak działa to zgłaszanie, opisuje wpis o raportowaniu zdarzeń medycznych do P1.

Oryginał wydajesz tylko sądowi powszechnemu albo organowi władzy publicznej, za potwierdzeniem odbioru i z zastrzeżeniem zwrotu. Wyjątkiem jest sytuacja, w której zwłoka groziłaby życiu albo zdrowiu pacjenta. W obu przypadkach u siebie zostawiasz kopię albo pełny odpis.

Wniosek nie ma obowiązkowego wzoru, a dokumentacja ma wyjść bez zbędnej zwłoki

Wniosek o udostępnienie dokumentacji medycznej przyjmujesz w każdej formie, z której wynika, kto prosi, o jakie dokumenty i w jakiej postaci je chce. Ustawa nie przewiduje dla niego wzoru. Formularz placówki się przydaje, bo od razu zbiera dane do wykazu, ale traktuj go jako pomoc, nie warunek.

Dobry wniosek zawiera:

• imię, nazwisko i PESEL pacjenta,
• dane osoby, która składa wniosek, i podstawę, jeśli to nie pacjent: upoważnienie, pełnomocnictwo albo przedstawicielstwo ustawowe,
• zakres, na przykład „wizyty z 2025 roku” albo „wyniki badań”,
• formę: wgląd, kopię, wydruk, przekazanie elektroniczne albo nośnik,
• sposób odbioru: osobiście, pocztą na wskazany adres albo na wskazany e-mail.

Termin wyznacza rozporządzenie o dokumentacji medycznej: dokumentację udostępnia się bez zbędnej zwłoki, bez liczby dni. „Przecież mamy miesiąc.” Miesiąc to górna granica z RODO, liczona od otrzymania żądania, i tylko sprawa skomplikowana pozwala ją przedłużyć o dwa miesiące. Przy kopii dwóch wizyt zwłoka liczona w tygodniach trudno się broni.

Odmówić możesz, gdy prosi osoba bez uprawnień albo bez wymaganej zgody, i wtedy odmowę wysyłasz na piśmie albo elektronicznie, tak jak prosił wnioskodawca, zawsze z przyczyną. Odmowa bez przyczyny to drugie naruszenie w tej samej sprawie.

Formę udostępnienia wybiera pacjent, także pocztę i e-mail

Pacjent wybiera jedną z form z ustawy, a placówka ją realizuje, co potwierdzają sądy administracyjne. Osobistego odbioru nie da się więc narzucić. W maju 2024 roku Wojewódzki Sąd Administracyjny w Warszawie, jeszcze nieprawomocnie, przyznał rację Rzecznikowi w sprawie placówki, która według Rzecznika odmawiała wysyłki pocztą. Sąd zaznaczył przy tym, jak relacjonuje Rzecznik, że udostępnianie ma być wygodne „przede wszystkim dla pacjentów, a nie dla podmiotów leczniczych”.

Ustawa zna pięć form:

• wgląd w placówce, z prawem do notatek i zdjęć,
• wyciąg, odpis, kopię albo wydruk,
• oryginał, tylko w sytuacjach opisanych wyżej,
• przekazanie środkami komunikacji elektronicznej,
• nośnik danych, na przykład płytę albo pendrive.

Skan papierowej dokumentacji wysyłasz mailem albo nagrywasz na nośnik tylko wtedy, gdy przewiduje to regulamin organizacyjny. Przed pierwszym takim mailem sprawdź, czy ten zapis w regulaminie jest.

Wydruk z systemu nie wychodzi bez potwierdzenia zgodności. Osoba upoważniona przez placówkę potwierdza, że wydruk zgadza się z dokumentacją, i podpisuje go imieniem, nazwiskiem i stanowiskiem. Bez tej adnotacji wydruk jest tylko kartką papieru.

Przy przekazaniu elektronicznym adres e-mail pacjenta trafia do dokumentacji, a przesyłka musi zachować poufność. Wniosek, który przyszedł mailem, dostaje odpowiedź mailem, chyba że pacjent poprosi inaczej. Załącznik PDF w zwykłym mailu otworzy każdy, kto przejmie skrzynkę.

W ZenMed PDF wizyty wychodzi do pacjenta jako link ważny siedem dni, który otwiera kod z SMS-a albo data urodzenia. Wysyłka od razu trafia do wykazu udostępnień. Pacjent ze swojej strony widzi w portalu, kto zaglądał do jego dokumentacji.

Klisze RTG wydajesz za potwierdzeniem odbioru i z zastrzeżeniem zwrotu. Od końca czerwca 2026 roku obowiązuje też nowy przepis o przysposobieniu: na wniosek przedstawiciela ustawowego dziecka wydajesz wyciąg z danymi wynikającymi z przysposobienia.

Pierwsza kopia jest bezpłatna, kolejna kosztuje najwyżej 0,64 zł za stronę

Za pierwsze udostępnienie w danym zakresie nie bierzesz nic, a za ponowne udostępnienie tych samych dokumentów możesz wziąć opłatę do limitu z ustawy. „W danym zakresie” znaczy, że dokumenty, których pacjent wcześniej nie dostał, są znowu bezpłatne, nawet przy trzecim wniosku w roku. Płacić można tylko za drugą kopię tego samego.

Sześć kart pokazuje, ile najwyżej placówka może wziąć za udostępnienie dokumentacji medycznej od 1 września 2026. Strona kopii albo wydruku kosztuje najwyżej 0,64 zł. Strona odpisu albo wyciągu kosztuje najwyżej 18,46 zł. Nagranie na płytę albo pendrive kosztuje najwyżej 3,69 zł. Bez opłaty, na wyróżnionej koralowej karcie, jest pierwsza kopia w danym zakresie. Bez opłaty są też wgląd w placówce i wysyłka mailem dokumentacji elektronicznej. Podpis pod kartami: limity zmieniają się co kwartał, a wysyłka pocztą idzie po kosztach.

Powiększ

Wgląd, wydanie oryginału i przekazanie dokumentacji elektronicznej drogą elektroniczną są bez opłaty, bo ustawa nie wymienia ich wśród płatnych form. Płatny jest za to skan papierowej dokumentacji, wysłany mailem albo nagrany na nośnik.

Kopia to odbitka albo wydruk tego, co jest w dokumentacji. Odpis to przepisana treść, a wyciąg to wybrane fragmenty. Gdy pacjent pisze „odpis”, dopytaj, o co mu chodzi, zanim policzysz stawkę ponad 28 razy wyższą.

„Ksero i znaczek kosztują nas więcej niż 64 grosze.” Limit dotyczy samej kopii, a koszt wysyłki sądy pozwalają doliczyć osobno. Do opłaty możesz doliczyć koszt wysyłki pocztą, ale tylko tyle, ile naprawdę zapłaciłeś operatorowi za zwykłą przesyłkę. Kurier wchodzi w grę wyłącznie na wyraźne życzenie pacjenta. Naczelny Sąd Administracyjny dwa razy uznał za bezprawne doliczanie więcej, w tym stałej „opłaty manipulacyjnej”. Rzecznik dopuszcza koszt wysyłki także przy pierwszej, bezpłatnej kopii.

Kopia na wniosek pacjenta jest zwolniona z VAT jako usługa ściśle związana z opieką medyczną. Tak odpowiedział Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej w interpretacji z grudnia 2025 roku. Kopię dla instytucji, na przykład na potrzeby kontroli albo orzekania o niepełnosprawności, Ministerstwo Finansów w odpowiedzi dla Rzecznika uznało za opodatkowaną, a podatek musi się zmieścić w limicie.

Limit opłaty potrafi spaść, a cennik w regulaminie zostaje

Stawka wpisana raz do regulaminu prędzej czy później przekroczy limit, bo limit zmienia się co kwartał i nie zawsze rośnie. Liczy się go od przeciętnego wynagrodzenia z poprzedniego kwartału, które prezes GUS ogłasza w Monitorze Polskim. Nowy limit obowiązuje od pierwszego dnia następnego miesiąca.

Wynagrodzenie z drugiego kwartału wyszło w 2025 i 2026 roku niższe niż z pierwszego, więc limit od września spadł. W tym roku przeciętne wynagrodzenie spadło z 9562,88 zł do 9233,13 zł. Strona kopii potaniała z 0,66 zł do 0,64 zł, a strona odpisu z 19,12 zł do 18,46 zł. Placówka, która w czerwcu ustawiła cennik równo z limitem, od 1 września bierze za dużo.

Wysokość opłaty stoi w regulaminie organizacyjnym i wisi w widocznym miejscu w placówce oraz na jej stronie internetowej. Ten obowiązek ma także praktyka zawodowa lekarza, fizjoterapeuty czy pielęgniarki. Każda zmiana limitu to więc zmiana w trzech miejscach naraz.

Limit nie zaokrągla się w górę. Od września to 0,6463 zł za stronę kopii, więc w cenniku bezpiecznie stoi 0,64 zł. Zestawienia stawek publikowane w sieci podają na ten kwartał także 0,65 zł i 18,47 zł, czyli kwoty o ułamek grosza ponad limit.

Każde wydanie dokumentacji trafia do wykazu z sześcioma danymi

Wykaz udostępnień prowadzi każdy podmiot, także jednoosobowa praktyka, i to on rozstrzyga, czy kolejna kopia może być płatna. Bez wpisu nie wykażesz, że pacjent dostał już te same dokumenty, więc nie masz podstawy do opłaty.

Wykaz zawiera:

1. imię i nazwisko pacjenta,
2. sposób udostępnienia,
3. zakres udostępnionej dokumentacji,
4. imię i nazwisko osoby innej niż pacjent, a przy instytucji jej nazwę,
5. imię, nazwisko i podpis osoby, która wydała dokumentację,
6. datę udostępnienia.

Ustawa nie każe wpisywać daty wniosku ani odmów. Dopisz jedno i drugie, bo przy skardze o zwłokę liczy się odstęp między wnioskiem a wydaniem, a przy odmowie jej przyczyna.

„Jesteśmy jednoosobową praktyką, kto to sprawdzi?” Rzecznik, gdy pacjent się poskarży. W postępowaniu może zażądać dokumentów i informacji, a wykaz jest dokładnie tym dokumentem, który odpowiada na skargę.

W ZenMed wykaz udostępnień zapisuje się sam przy każdym elektronicznym wydaniu dokumentacji pacjentowi: kiedy, komu, jaką metodą, w jakim zakresie i kto wydał. Ekran wykazu widzi właściciel i administrator placówki, a każde jego otwarcie zapisuje się w dzienniku audytu, opisanym na stronie o bezpieczeństwie danych. Jak wykaz i osoby upoważnione wyglądają na danych Twojej placówki, pokażemy po zgłoszeniu przez formularz na końcu strony.

Rzecznik stwierdza naruszenie w prawie dziewięciu na dziesięć spraw o dokumentację

Skarga na dostęp do dokumentacji rzadko kończy się dla placówki dobrze. Ostatnie sprawozdanie Rzecznika Praw Pacjenta dotyczy 2024 roku.

Przy praktyce naruszającej zbiorowe prawa pacjentów, czyli zasadzie stosowanej wobec wszystkich, na przykład stałej opłacie za wysyłkę, Rzecznik wydaje decyzję. Nakazuje zaniechanie praktyki i usunięcie jej skutków. Kara pieniężna grozi dopiero wtedy, gdy placówka nie wykona decyzji w terminie.

Decyzja bez kary też kosztuje. Szpital, który doliczał do opłaty koszt wysyłki, a nie umiał wykazać, że tyle zapłacił poczcie, musiał zwrócić te kwoty każdemu pacjentowi, który się zgłosi. Przez 180 dni wywieszał też przeprosiny w placówce i na stronie głównej. Naczelny Sąd Administracyjny utrzymał tę decyzję w grudniu 2019 roku.

Pacjent ma jeszcze dwie drogi. Może iść do sądu po zadośćuczynienie za zawinione naruszenie swoich praw albo złożyć skargę do Prezesa UODO, bo kopia dokumentacji to także kopia jego danych osobowych. Pozostałe obowiązki wobec danych pacjenta zbiera wpis o przepisach w gabinecie, a to, czyja jest dokumentacja przy pracy lekarza na kontrakcie, wpis o lekarzu na kontrakcie w klinice.

Taniej jest poprawić cennik niż przepraszać przez pół roku.

Podsumowanie

• Pacjent, jego przedstawiciel ustawowy i osoba upoważniona do dokumentacji dostają ją bez pytania o powód. Upoważnienie do informacji o zdrowiu nie wystarcza.
• Po śmierci pacjenta dokumentację dostaje osoba upoważniona za życia i osoba bliska, chyba że inna osoba bliska albo sam pacjent się sprzeciwił. Spór rozstrzyga sąd.
• Instytucje dostają dokumentację bez zgody pacjenta, w zakresie swojej sprawy. Zakład ubezpieczeń tylko za zgodą pacjenta.
• Termin to brak zbędnej zwłoki, a miesiąc z RODO jest górną granicą. Odmowa zawsze z przyczyną.
• Formę wybiera pacjent, łącznie z pocztą i e-mailem. Wydruk z systemu potwierdzasz za zgodność.
• Pierwsza kopia w danym zakresie jest bezpłatna. Od 1 września 2026 limit to 0,64 zł za stronę kopii, 18,46 zł za stronę odpisu i 3,69 zł za nośnik, a wysyłka idzie po kosztach operatora.
• Cennik w regulaminie przeglądaj na początku marca, czerwca, września i grudnia, bo limit potrafi spaść.
• Wykaz ma sześć danych i jest dowodem, że kopia była druga.

Źródła

• Ustawa o prawach pacjenta i Rzeczniku Praw Pacjenta, tekst jednolity Dz.U. 2024 poz. 581 (art. 3, art. 4, art. 26-28, art. 59, art. 64, art. 68)
• Ustawa z 15 maja 2026 r. o zmianie niektórych ustaw w związku z rozwojem usług e-zdrowia, Dz.U. 2026 poz. 791 (art. 4)
• Rozporządzenie Ministra Zdrowia w sprawie rodzajów, zakresu i wzorów dokumentacji medycznej oraz sposobu jej przetwarzania, tekst jednolity Dz.U. 2024 poz. 798 (§ 8, § 10, § 70, § 71)
• Rozporządzenie Ministra Zdrowia z 8 czerwca 2026 r. zmieniające rozporządzenie w sprawie dokumentacji medycznej, Dz.U. 2026 poz. 758 (§ 70 ust. 4, przysposobienie)
• Ustawa o działalności leczniczej, tekst jednolity Dz.U. 2026 poz. 156 (art. 24, regulamin organizacyjny)
• Rozporządzenie (UE) 2016/679, RODO (art. 12 i art. 15)
• Wyrok Trybunału Sprawiedliwości UE z 26 października 2023 r., C-307/22, FT przeciwko DW
• Komunikat Prezesa GUS w sprawie przeciętnego wynagrodzenia w drugim kwartale 2026 r., M.P. 2026 poz. 779
• Komunikat Prezesa GUS w sprawie przeciętnego wynagrodzenia w pierwszym kwartale 2026 r., M.P. 2026 poz. 457
• Wyrok NSA z 3 grudnia 2019 r., II OSK 3022/19 (koszt wysyłki dokumentacji)
• Wyrok NSA z 9 maja 2017 r., II OSK 311/17 (opłata manipulacyjna)
• Rzecznik Praw Pacjenta, placówka medyczna ma obowiązek wysyłki dokumentacji na żądanie pacjenta (nieprawomocny wyrok WSA w Warszawie V SA/Wa 1827/23), 16.05.2024
• Rzecznik Praw Pacjenta, udostępnianie dokumentacji pacjentowi działającemu przez pełnomocnika i VAT, 11.07.2019
• Sprawozdanie Rzecznika Praw Pacjenta z przestrzegania praw pacjenta w roku 2024, rozdział 5.2.4
• Interpretacja indywidualna Dyrektora KIS z 3 grudnia 2025 r., 0113-KDIPT1-1.4012.845.2025.4.MSU